Opis upravnega pomočnika: Plača, spretnosti in več

Upravni pomočniki, vključno s sekretarji, so hrbtenica funkcionalnosti pisarne. Vpišejo in pripravijo dokumente, razporedijo sestanke in vzdržujejo datoteke. Odgovarjajo na telefon in neposredne klice ter pomagajo pri sestankih osebja. V nekaterih pisarnah lahko opravljajo temeljne knjigovodske naloge in lahko sprejemajo plačila od strank in strank.

V ZDA je v letu 2016 delalo približno 4 milijone administrativnih pomočnikov in sekretarjev.

Dolžnosti in odgovornosti upravnega pomočnika

Odgovornosti upravnih pomočnikov se lahko razlikujejo glede na vrsto urada, v katerem delajo, vendar so nekatere skupne dolžnosti:

• Ustvarite dokumente.
• Postavite diaprojekcije
• Ustvarite preglednice.
• Upravljanje baz podatkov.
• Ustvarite in / ali vzdržujte spletne strani.
• Delujte kot vodja pisarne, načrtujte kadrovske dogodke, kot so nagrade za večerje in zbiranje sredstev, razporejanje sestankov strank in urejanje urnikov za sodelavce.

Plača upravnega pomočnika

Plača je lahko odvisna od narave posla, v katerem je zaposlen upravni pomočnik, in od obsega nalog. Tisti, ki vodijo uslužbence, prejemajo najvišjo plačo.

• Srednji letni dohodek: 38.880 $ (18,69 USD / uro)
• Top 10% letni dohodek: Več kot $ 64.230 ($ 30.88 / uro)
• 10% letnega dohodka: Manj kot 24.690 USD (11,87 USD / uro)

Izobraževanje, usposabljanje in certificiranje

Ta poklic ne zahteva posebnega naprednega izobraževanja, vendar je lahko koristen.

• Izobraževanje: Potrebovali boste diplomo o visoki šoli ali enakovredno izobrazbo in dobili boste prednost na tem področju tako, da se vpišete v program pridružene diplome ali se udeležite programa usposabljanja za tajnike po srednji šoli. Sekretarji zdaj imajo diplomo ali pridobijo specializirane certifikate, kot je akreditirani pravni sekretar ali pooblaščeni medicinski upravni pomočnik v vse več sektorjih. Izvršni pomočniki in sekretarji bi morali imeti vsaj koledarske kredite, če ne celo diplomo.

• Usposabljanje: Razmislite o ustanovitvi agencije za začasno zaposlovanje. Ti včasih ponujajo usposabljanje za nove zaposlene. V nasprotnem primeru, če imate nekaj osnovnih tajniških veščin, se lahko usposabljanje na delovnem mestu zagotovi, ko se naučite vrvi določenega podjetja ali področja.

Spretnosti in kompetence za upravne pomočnike

Potrebovali boste več bistvenih lastnosti, da boste lahko postali upravni pomočnik.

• Računalniške in programske veščine: Z uporabo Microsoft Officea, e-pošte in interneta morate biti zadovoljni. Morda boste morali poznati QuickBooks ali druge programe računovodske programske opreme, če delate za majhno podjetje.
• Večopravilne sposobnosti: To je lahko še posebej pomembno, če delate tudi kot vodja. Morali bi lahko naenkrat izvesti več zahtev.
• Verbalne in pisne komunikacijske spretnosti: To je bistveno. Imeti morate dobro znanje angleškega jezika in imeti dobre lektorske sposobnosti.

• Medosebne spretnosti: Delali boste z drugimi, vključno s strankami in drugim osebjem pisarne. Dobre manire in mirno obnašanje so lahko zelo pomembni.
• Organizacijske sposobnosti: Morate biti usmerjeni v podrobnosti in organizirani, sposobni najti dokument ali protokol za odpoklic v trenutku.
• Spretnosti odločanja: Pogosto se boste znašli v obravnavanju več nalog skoraj istočasno, zlasti v zasedenih pisarnah, zato boste lahko določili prednostne naloge in sprejemali časovno učinkovite odločitve. Stranka bi morda želela sestanek takoj, a ali je res v sili ali lahko počaka nekaj dni?

Job Outlook

Žal to stališče nima spodbudnega pogleda na delo. Urad ZDA za vitalno statistiko (US Bureau of Vital Statistics) predvideva, da bo tehnološki napredek od leta 2016 do leta 2026 začel prevzemati številne naloge upravnih pomočnikov, kar bo povzročilo 5-odstotno zmanjšanje rasti delovnih mest.

Delovno okolje

To stališče zahteva skoraj vsaka industrija. Morda boste delali v medicinskem uradu, v uradu, v vladnem uradu ali v manjšem, sosedskem pogodbeniku. V vsakem primeru se boste verjetno znašli v pisarni.

Virtualni pomočniki postajajo vedno bolj povpraševani, zato je možno, da boste lahko delali od doma.

Urnik dela

To je skoraj vedno zaposlitev s polnim delovnim časom med običajnim delovnim časom, vendar bi lahko narava poslovanja zahtevala nekaj dela ob koncu tedna, kot na primer, če ste zaposleni v klinični ambulanti. Poleg tega bi lahko tisti, ki so zaposleni v pravnem poklicu, ugotovili, da se pričakujejo dolge ure pred poskusi in roki.

Kako dobiti službo?

PRIPOROČILA GLOWING

Delodajalci, ki najemajo sekretarja ali upravnega pomočnika, iščejo posameznika, s katerim lahko udobno delajo, ki se bo dobro združil z drugim osebjem in ki mu lahko zaupamo zaupne informacije. Močna priporočilna pisma lahko pokažejo te lastnosti.

UPORABITE SVOJE OMREŽJE

Dotaknite se omrežij, da dobite rezultate na delovnih mestih. Dosežite stike s Facebookom in LinkedIn, družinskimi prijatelji, sosedi in nekdanjimi delodajalci. Naj vedo, da boste cenili predstavitve za vsakogar, ki bi morda najel.

ODPIRANJE POSTAJA

Ali Google iskanje za delovna mesta s ključnimi besedami, kot so upravni pomočnik, pomočnik za trženje, pomočnik urednika, medicinski sekretar, pravni sekretar, in uradnik pomočnik za ustvarjanje oglasi za delovna mesta. Veliko administrativnih delovnih mest bo objavljeno tudi na spletnem mestu za zaposlitev v lokalnem časopisu ali v Gospodarski zbornici.

Primerjava podobnih delovnih mest

Nekatera podobna delovna mesta in njihova mediana letnega plačila vključujejo:

• Sodni poročevalec: $57,150
• Informacijski uradnik: $34,520
• Medicinski Transcriptionist: $34,770