Pridobite podporo vodilnega vodstva pri vodenju projektov

Vodje projektov imajo težko delo. Po naravi njihove vloge prevzamejo odgovornost za oblikovanje učinkovite ekipe, ki si prizadeva za nove pobude in jim uspe. Ker projekti zajemajo vse delo, opravljeno v podjetju, vključno z začasnimi in edinstvenimi pobudami ter rutino vsakodnevnega poslovanja, je vsak projekt nova pustolovščina.

Dodajte resničnost, da so projekti, kako inoviramo; kako izvajamo strategijo in kako gradimo infrastrukturo in zmogljivosti naše organizacije, je očitno, da morajo višji voditelji storiti vse, kar je v njihovi moči, da podprejo vodje projektov svojega podjetja.

Eden najpomembnejših dejavnikov, ki spodbujajo uspeh projekta, je prisotnost učinkovitega in angažiranega izvršnega sponzorja. To stališče je že dolgo povezano s projektnim uspehom v industrijskih študijah, vendar pregled literature, ki opisuje dejanske prakse v zvezi s sponzorstvom, kaže na to, da imamo še dolgo pot do institucionalizacije prisotnosti in praks sponzorske vloge v naših organizacijah. Nekaj ​​konteksta je primerno. Najprej pregledajmo primarne odgovornosti sponzorja.

Glavne odgovornosti izvršnega sponzorja projekta

• Prevzeti odgovornost za izid projekta. (Ta točka je pogosto opisana kot deljena odgovornost z vodjo projekta.)
• Ustanovitev projekta in podelitev pooblastil vodji projekta in glavnim članom skupine.
• Podpora projektni skupini za vire in prepoznavnost.
• Zagotoviti prisotnost in podporo učinkovitih timskih vrednot, vključno z odgovornostjo in preglednostjo.
• Podpora ekipi pred izrednimi težavami.
• Trener vodja projekta.
• Zagovarjanje projektne skupine pred organizacijskimi motnjami.

Kaj se zgodi, ko je izvršni sponzor izven slike

V odsotnosti podpornega izvršilnega sponzorja so vse zgoraj omenjene odgovornosti pripisane že tako preobremenjenemu vodji projektov, ki običajno nima pasovne širine in politične moči za izpolnitev teh nalog. Pomanjkanje učinkovitega sponzorja povečuje tveganje za težave pri projektih, vključno z, vendar ne omejeno na: neuspeh, nedoseganje najboljših rezultatov v primerjavi s časom, cilji stroškov in kakovosti ter večjo nemirnostjo skupin.

Preprosto povedano, prisotnost učinkovitega izvršnega sponzorja je pozitiven razlikovalec za zapleteno delo, s katerim lahko naše najpomembnejše začasne in edinstvene pobude uspešno zaključimo. Glede na očiten pomen vloge je morda smiselno domnevati, da večina organizacij svoje delo z izvršilnimi sponzorji vzame resno. Na žalost malo časa, porabljenega v resničnem svetu, kaže drugače.

Pogled v kako naše organizacije obravnavajo vlogo izvršnega sponzorja

Kot podiplomski inštruktor za vodenje projektov imam srečo, da se redno seznanjam s praksami vodenja projektov delodajalcev mojih študentov v glavnem velemestnem območju. Od Fortune 100 podjetij do majhnih, podjetniških startupov in neprofitnih organizacij so zastopane organizacije presek našega gospodarstva.

Čeprav bi bilo smiselno pričakovati v tem obdobju, v katerem so prakse vodenja projektov dobro uveljavljene, da bi večina podjetij pokazala zrele prakse v zvezi z vlogo izvršnega sponzorja, je dejansko stanje ravno nasprotno. Nekaj ​​znanstvenih spoznanj iz mojega letnega neformalnega pregleda študentov MBA o vlogi izvršnega sponzorja v njihovih podjetjih:

• V povprečju več kot petdeset odstotkov študentov opisuje svoje podjetje, da nima nobene formalne prakse pri izvršilnem sponzorstvu.
• Le malo podjetij ima formalizirano usposabljanje ali standardiziran opis za vlogo in odgovornosti sponzorja.
• Še nimam poročila, da bi njegovo podjetje zagotavljalo usposabljanje za svoje izvršne sponzorje.
• Skupno soglasje o odgovornosti sponzorja za uspeh projekta je malo.
• Ko študenti intervjuvajo vodje projektov v svojih podjetjih glede zadovoljstva z uspešnostjo in podporo svojih sponzorjev, je večina anketiranih izrazila nezadovoljstvo.

Pregled bolj formaliziranih raziskav industrijskih združenj in zasebnih svetovalnih podjetij krepi splošno veljavnost prispevkov mojih študentov. Medtem ko lahko trenutna praksa izvršnega sponzorstva dopušča izboljšave, vodje projektov nimajo druge izbire, kot da nadaljujejo s svojimi pobudami. Vendar pa obstajajo nekateri koraki, ki jih vodje projektov lahko sprejmejo, da bi zaposlili prepotrebno podporo vodstva.

Kako pridobiti izvršno podporo za vaš projekt

1. Zaposlite sponzorja. Če ima vaš projekt strateške posledice za vaše podjetje, bodisi neposredno za stranke ali posredno z omogočanjem učinkovitejših in uspešnejših notranjih dejavnosti v podporo strankam, bi morali zaposliti sponzorja. Neposredno sodelujte s svojim vodjem oddelka ali vodjem svojega urada za vodenje projekta, da bi okrepili pomen projekta in prosili za pomoč. Poudarite vlogo in odgovornosti sponzorja, kot je navedeno zgoraj, in opozorite na industrijske raziskave, ki povezujejo uspeh projekta in učinkovito sponzorstvo.

1. Trenirajte svojega sponzorja. Poudarite, da je vloga strateška, ne taktična ali kot figura. Večina vodstvenih delavcev prihaja v vlogo sponzorja brez formalnega usposabljanja ali celo konteksta za svoje odgovornosti. Medtem ko ste v nekako nerodni vlogi usposabljanja vodstvenih delavcev, bo večina teh posameznikov cenila vaš kontekst in smernice. Vprašanja odgovornosti, krepitve vrednot in zaščite ekipe bi morala biti vaša glavna pozornost, ko se vkrcate na svojega izvršnega sponzorja.
2. Aktivno sodelujte in vključite svojega sponzorja. Najboljši odnosi med projektnim vodjem in izvršilnim sponzorjem so zelo interaktivni. Za obe strani je pomembno, da vzpostavita jasen komunikacijski protokol za posodabljanje projektnih dejavnosti ter opozarjanje na nesreče in odzivanje nanje. Vodja projekta mora spodbujati izvršilnega sponzorja, da se občasno udeležuje sestankov ali timskih sestankov, da pokaže resničen interes, in da kot organizacija aktivno sodeluje v organizaciji za uspehe ekipe.

1. Prosite za pomoč inštruktorja od vašega sponzorja. Vedno je koristno imeti nekoga z več izkušnjami, kot ga opazujete in ponuditi konstruktivne in pozitivne povratne informacije ter treniranje o vaši uspešnosti. Naj vaš sponzor ve, da pozdravljate ta prispevek v vašem prizadevanju za izboljšanje, in ko ga sprejmete, ga sprejmite elegantno.
2. Skrbno skrbite za sponzorja pri velikih vprašanjih. Pazite, da svojega sponzorja ne boste preveč gledali ali obravnavali na taktičnih vprašanjih. Največja in najboljša uporaba vašega sponzorja je pomoč pri zagotavljanju varnih virov; služi kot predstavnik projektne skupine širši skupini za upravljanje in vam pomaga pri krepitvi bistvenih timskih vrednot. Obstaja ravnotežje, ki ga mora vodja projekta spoštovati, ko razmišlja, ali bo sponzorja vključil v skupinske dejavnosti.

Spodnja črta

Vloga izvršnega sponzorja je eden od pomembnih delov uganke za uspeh projektnih pobud. Uspešni vodje projektov razumejo, kako pomembna je ta vloga in kako si prizadeva pridobiti izvršilno podporo na pravi ravni in intenzivnosti. Če je vloga sponzorja odsotna ali je nejasna, si vzemite na sebe, da zaposlite in usposobite svoje izvršilne sponzorje, da vam pomagajo, vaši ekipi in podjetju za uspeh.