Pet stopenj projekta

Medtem ko nekatere projektne metodologije, kot so agilni pristopi, stisnejo ali ponovijo naslednje stopnje v hitrejših, iterativnih ciklih, je delo vsake faze vidno in razločljivo v vsakem projektu.

Formalni projekti sledijo petstopenjskemu procesu kot sledi

1. Začetek: oblikovanje projektne skupine, zakup projektov in začetek projekta.
2. Načrtovanje: dokončanje obsega projekta, opredelitev podrobne razčlenitve dela, ocenjevanje tveganja, opredelitev potreb po virih, dokončanje urnika in priprava na dejansko delo.
3. Izvedba: opravljanje dejanskega dela, ki ga zahteva opredelitev in obseg projekta.
4. Nadzor in nadzor: dejansko upravljanje, poročanje in nadzor sredstev in proračunov med fazo izvajanja.
5. Zapri projekt: izvedba projekta, ocena pridobljenih izkušenj, prekinitev projektne skupine.

Tradicionalni tok projekta

Ne glede na velikost projekta je gibanje po etapah enako. Projekt se začne ali začenja z listino, ki identificira vodjo projekta in opisuje pomembnost projekta.

Ko se projekt začne, se premakne v fazo načrtovanja. Pri tem ključni in delovni timi določijo potrebno delo, ki ga je treba dokončati, da bi dosegli obseg projekta in razvili ocene in ocene časa, stroškov, virov in tveganj.

Po fazi načrtovanja se delo začne in poteka v določenem vrstnem redu, ki je potreben za prehod iz predhodnih ali predhodnih dejavnosti v dejavnosti naslednika. V tej fazi igrajo pomembno vlogo projektne odvisnosti.

Med izvajanjem se vodja projekta in člani skupine spremljajo, poročajo in nadzorujejo celoten projekt, s poudarkom na dejavnostih kritične poti. To delo se nadaljuje, dokler se faza izvajanja ne konča in se projekt dostavi naročniku.

Zaključna faza, zaključek projekta, vključuje zaključek izvajanja, ocenjevanje pridobljenih izkušenj in prekinitev projektne skupine, tako da lahko člani preidejo na naslednjo pobudo.

Za agilne ali iterativne razvojne projekte se načrtovanje in izvedba odvijajo v kratkih špricah ali sprintih, pri čemer se faze ponavljajo, dokler se projekt ne dokonča do zadovoljstva stranke.

Začetek

Trdna iniciacija projekta ne bo samo postavila vašega projekta na uspeh, ampak bo tudi postavila temelje za vse prihodnje faze. Med iniciacijo boste dobili dodeljene člane projektne skupine, jih seznanili s splošnimi cilji projekta in vprašali naročnika ali lastnika projekta čim več vprašanj, da boste lahko učinkovito načrtovali projekt. Prav tako je odličen čas, da ustvarite timsko navdušenje nad projektom in zberete podrobnosti v zadnjem trenutku, ki lahko vplivajo na načrtovanje projekta. Dodatni koraki so:

• Analiza deležnikov
• Dodelitev izvršnega sponzorja
• Razvoj listin in komunikacija
• Uradni uvodni sestanek

Načrtovanje

Ko boste začeli projekt in zbrali vse ustrezne informacije, boste začeli načrtovati svoj projekt. Faza načrtovanja je odvisna od velikosti vašega projekta, od tega, koliko informacij morate organizirati in kako velika je vaša ekipa. Rezultat načrtovanja mora biti jasen projektni načrt ali časovni razpored, od katerega bo vsakdo sledil dodeljenim nalogam. Uporaba programa za načrtovanje projektov, kot je Microsoft Project ali Basecamp, je zelo koristna pri načrtovanju projekta. Če nimate dostopa do enega od teh programov, naredite splošno iskanje po spletu za brezplačno programsko opremo za načrtovanje projektov.

Čeprav je pomoč pri načrtovanju projektov koristna, ni vedno potrebna. Uporaba Excel in Worda za ustvarjanje vašega načrta in posredovanje sporočila ekipi je enako učinkovita. Posebne naloge v fazi načrtovanja vključujejo:

• Ustvarjanje komunikacijskega načrta za različne vpletene zainteresirane strani.
• Razvoj podrobne strukture razčlenitve dela.
• Prepoznavanje kritične poti.
• Načrtovanje virov v načrtu projekta in izboljšanje zaporedja dela na podlagi odvisnosti od projektov in omejitev virov.
• Razvoj podrobnega urnika.
• Ocena tveganj in razvoj načrta za določanje prednostnih nalog in ublažitev tveganja.

Izvajanje

Zdaj, ko imate trden projektni načrt, lahko ekipa začne izvajati projekt v primerjavi z njihovimi dodeljenimi nalogami. To je faza, kjer vsi začnejo opravljati svoje delo. Želite uradno sprožiti fazo izvajanja z osebnimi sestanki, da bi zagotovili, da ima vsakdo, kar potrebuje, da začne izvajati svoj del projekta. Začetek dela na pravi poti je sestavni del uspeha projekta, zato jasno razložite načrt in komunikacijski načrt.

Nadzor in nadzor

Medtem ko je projekt v fazi izvajanja, ga boste začeli spremljati in nadzorovati, da bi zagotovili, da se giblje po načrtih. Projekti lahko spremljate in nadzirate na različne načine. Učinkoviti so priložnostni check-ini z vodji ekip, organiziran dnevni "stand-up" ali več formalnih tedenskih statusnih srečanj. Informacije, ki bodo izhajale iz teh sestankov ali komunikacijskih kanalov, bodo posredovale povratno zanko in na koncu morebitno ponovno načrtovanje in prilagoditve, ki so potrebne za projekt. Dodatne pomembne dejavnosti v tej fazi so:

• Upoštevanje vnaprej določenega komunikacijskega načrta za zagotovitev ozaveščenosti zainteresiranih strani o statusu projekta.
• Spremljanje delovnih skupin in delovnih aktivnosti na kritični poti.
• Prepoznavanje priložnosti za izboljšanje uspešnosti urnika s hitrim sledenjem ali dokončanjem dejavnosti vzporedno ali, kjer je potrebno, z uničenjem urnika z dodajanjem sredstev.
• Spremljanje dejanskih in načrtovanih stroškov.
• V nekaterih primerih spremljanje, izračunavanje in poročanje o zasluženi vrednosti za projektni načrt.
• Po potrebi spremljajte in zmanjšujte tveganja ter izboljšajte načrt tveganja.

Projekt Zapri

Ko so vse podrobnosti in naloge vašega projekta popolne in jih odobri stranka ali lastnik projekta; končno lahko zaključite svoj projekt. Zapiranje projekta je prav tako pomembno kot njegovo uvajanje, načrtovanje in izvajanje. Boste želeli dokumentirati vse informacije iz projekta in ga organizirati lepo, tako da se lahko vrnete na to, če je potrebno. Prav tako je pravi čas, da organiziramo post mortem projekt, tako da lahko vsi člani skupine razmišljajo o tem, kaj se je zgodilo prav ali narobe med projektom. Prav tako mora biti dokumentirana tako, da je rezultat mogoče deliti z drugimi člani projekta in vnesti v mapo z zgodovino projekta.

Nenazadnje je pomembno, da projektno skupino formalno prekinemo, tako da zagotovimo povratne informacije in ocene uspešnosti, kot je navedeno v politiki vašega podjetja.