Obseg, tveganje in predpostavka pri vodenju projektov

Področje projektnega vodenja, podobno kot katera koli druga strokovna področja, ima edinstven besednjak, poln kratic in specializiranih izrazov. Trije bistveni pojmi in koncepti, ki jih morate razumeti, vključujejo:

• Področje uporabe
• Tveganje
• Predpostavke

To je kratek opis teh treh bistvenih pogojev vodenja projektov in vključuje povezave in predloge za dodatno branje.

Področje uporabe

V upravljanju projektov je področje meja, ki opredeljuje obseg projekta. Področje opisuje, kaj je treba dostaviti stranki kot rezultat projektne pobude.

Razumevanje obsega omogoča vodji projekta in projektni skupini, da razumejo, kaj sodi znotraj ali zunaj meja projekta. Če nekaj ni "v obsegu", se ne upošteva pri načrtovanju projekta. Dejavnosti, ki sodijo v meje izjave o obsegu, se obravnavajo kot „v obsegu“ in se upoštevajo v urniku in proračunu. Če dejavnost spada zunaj meja, se šteje, da je "zunaj obsega" in ni načrtovana za.

Ne glede na to, ali ste projektni vodja ali del projektne skupine, boste želeli razmisliti, ali je nekaj v obsegu ali izven dosega, ko napredujete. Na primer, zamislite si, da vas je stranka prosila, da zgradite spletno mesto. Ko opisujete področje (ali nastavite meje) projekta, navedite naslednje elemente kot obseg:

• Oblikovanje spletnega mesta in načrtovanje okvirjev
• Vzpostavitev preskusnega ležišča
• Oznaka za odobreno ogrodje
• Razvoj grafike za temo spletnega mesta
• Testiranje in odpravljanje napak pred objavo spletnega mesta

V času trajanja projekta vas stranka prosi, da vključite video pregled podjetja. Videoposnetek ni določen v obsegu projekta in je zato zunaj področja uporabe. Morda boste z veseljem izvedli video delo za doplačilo, vendar bo to zahtevalo revizijo obsega in ocene stroškov in časa za projekt.

V odsotnosti jasnega in dogovorjenega dokumenta o obsegu bi lahko vprašanje videoposnetka postalo sporno med vašo ekipo in predstavniki stranke. Jasna izjava o obsegu vam je omogočila, da razbremenite situacijo in uredite spremembo.

Torej, kako določiti, kaj je v obsegu ali izven dosega? Najprej morate na podlagi razprav s stranko ali lastnikom projekta opisati vse podrobnosti projekta, ki ga trenutno poznate. Nato boste želeli narediti ključne predpostavke, ki bodo poganjale tisto, kar je obravnavano v ali izven področja uporabe.

Predpostavke

V nekem trenutku v vašem življenju ste verjetno povedali: »Nikoli ne delajte predpostavk.« Vendar pa je predpostavke v vodenju projektov vsakodnevna dejavnost. Predpostavke vam pomagajo določiti obseg in tveganja ter prilagoditi svoje ocene za čas in stroške. Seveda je bistveno dokumentirati in potrditi svoje predpostavke.

Razmislite nekaj preprostega, kot je ustvarjanje knjige. Recimo, da ima vaš prijatelj idejo za knjigo z mizico za kavo in vas prosil, da upravljate projekt. Njegova prva zahteva je proračun, da lahko zagotovi financiranje. Ko določate obseg, je jasno, da vaš prijatelj ni prepričan o številnih podrobnostih, vključno s štetjem strani, vključitvijo slike, slogom pokrivanja in težo papirja, ki ga je treba uporabiti za strani.

Ker bodo vsi ti dejavniki vplivali na stroškovno in proizvodno kompleksnost, boste morali predpostavke o specifikacijah in potrditi te predpostavke kot sprejemljive ali nesprejemljive za vašega prijatelja. Po nadaljnji razpravi vam prijatelj pove, da namerava v knjigo vključiti 50 fotografij. Svojo predpostavko lahko utemeljite na 50-ih slikah ali predvidevate, da se bo to število sčasoma povečalo - lahko predpostavljate, da bo med 75-90 strani s slikami.

Vidite lahko, kako predpostavke neposredno vplivajo tudi na urnik. Predstavljajte si na primer, da vodite projekt v parku, ki vključuje gradnjo gugalnice. Pri pripravi projekta dobite proračun in dodeljene člane skupine, od katerih je eden odgovoren za gradivo. Ko ustvarite urnik, vprašajte odgovorno osebo za material, ko bo prišel cement. Ta oseba odgovori, da ni prepričan, kdaj bo prišel cement, vendar meni, da bo med 1. junijem in 10. junijem.

Ko gradite svoj obseg in časovni razpored, predpostavljate, da bo cement prispel najpozneje do 10. junija. Ta primer kaže dve koristi za izdelavo predpostavk.

Prva prednost je, da predpostavka o prejemu cementa najpozneje do 10. junija omogoča načrtovanje dejavnosti, ki temeljijo na prihodu cementa. Druga korist je, da osebi, odgovorni za materiale, zagotavlja rok za dostavo cementa, ki ga lahko nato posreduje svojemu dobavitelju. Nenamerno je določil ključni rok za nadaljevanje projekta.

Z določitvijo predpostavk določite merila, ki se pogosto obnavljajo med projektom in pomagajo projektni skupini, da ostane v dosegu, pravočasno in v okviru proračuna. Toda kaj se zgodi, če so domneve narobe? Tu nastopi tveganje.

Tveganje

Ko zgradite obseg in ugotovite predpostavke, ki so za tem področjem in ocenami, boste želeli začeti ocenjevati tveganja. Tveganje je enako pri vodenju projektov kot v resničnem svetu; to je nevarnost ali priložnost, ki lahko povzroči škodo.

Vsi projekti vsebujejo tveganje in če ste projektni vodja ali lastnik projekta, ni le vaša odgovornost predvideti tveganje, ampak tudi vaša naloga je, da sporočite potencialni vpliv teh tveganj na projektno skupino in se pripravite na zmanjšanje tveganj.

Tveganje prihaja v različnih stopnjah. Včasih lahko tveganje pomeni, da bo projekt tekel nekoliko drugače ali da bo naredil majhen nepričakovan obrat. V nekaterih primerih lahko tveganje povzroči katastrofalne rezultate, ki spremenijo vaš projekt na glavo.

Uporabimo scenarij igrišča iz zgornjega primera cementa. Eno od tveganj je, da cement ne prispe do predvidenega datuma 10. junij. Kakšni so možni učinki tega tveganja? Vse te dejavnosti, ki sledijo po izlitju cementa, so posledica tega problema.

Tudi tveganja so lahko pozitivna. Razmislite o vplivu na projekt, če se cement pojavi prej, kot je bilo pričakovano. Čeprav se zdi, da je to pozitiven izid, pa še vedno predstavlja težavo za čas in zaporedje vseh drugih korakov v projektu.

Vodje projektov sodelujejo s svojimi projektnimi skupinami in raziskujejo potencialna tveganja. Postopek naredijo korak naprej in preučijo možno resnost tveganja in njegovo verjetnost nastanka. Poleg tega opredeljujejo tiste posameznike, ki so najbolj primerni za ugotavljanje, kdaj se tveganje pojavlja, in razvijajo dogovorjene načrte za zmanjšanje tveganja.

Mnoga podjetja imajo podrobne predloge tveganja, ki so jih razvili skozi čas in iz izkušenj z drugimi projekti. Nekatere panoge so sestavile profile tveganja, ki se uporabljajo kot izhodišče za analizo tveganja. Številne industrijske panoge uporabljajo zelo podrobno statistično analizo za načrtovanje tveganj.