Načrt upravljanja z interesnimi skupinami pri vodenju projektov

Pri vodenju projektov je načrt za upravljanje z zainteresiranimi stranmi uradni dokument, v katerem je opisano, kako bodo zainteresirane strani sodelovale v projektu. Zainteresirana oseba je oseba ali skupina, ki ima interes za projekt. Z razmišljanjem o tem, kdaj in kako bodo zainteresirane strani sodelovale, lahko projektna skupina čim bolj poveča pozitiven vpliv zainteresiranih strani na projekt.

Kaj so deležniki?

Zainteresirane strani so lahko notranje in zunanje za organizacijo. Primeri notranjih deležnikov so vodilni delavci in poslovne enote, kot so računovodstvo in informacijska tehnologija.Poslovne enote imajo običajno predstavnike v projektni skupini. Zunanje zainteresirane strani so lahko interesne skupine, podjetja in civilne organizacije. Zunanje zainteresirane strani so redko zastopane v projektni skupini. Za agencije z regulativnim organom so panoge, ki jih urejajo, običajno najpomembnejša zunanja skupina zainteresiranih strani za vsak projekt.

Če projektna skupina opredeli zainteresirane strani, bi bilo treba to vključiti v načrt za upravljanje z interesnimi skupinami.

Za projektno skupino je nepraktično, če jo sestavljajo člani, ki predstavljajo vsako skupino zainteresiranih strani. V mnogih primerih je to nemogoče. Vendar pa projektna skupina potrebuje prispevek in prispevek zainteresiranih strani za uspeh projekta. Na primer, vladna organizacija želi popolnoma obnoviti in posodobiti svoj najpogosteje uporabljen program lastne programske opreme. Skoraj vsakdo v organizaciji uporablja program na nek način. Vsak uporabnik ne more biti neposredno zastopan v projektni skupini, zato ekipa oblikuje načine za zbiranje prispevkov zainteresiranih strani in odloča o načinih obveščanja deležnikov o statusu projekta.

Te metode zbiranja vhodnih in komunikacijskih strategij so dokumentirane v načrtu upravljanja z interesnimi skupinami.

Načrt interesnih skupin in komunikacij

Med načrtom upravljanja z zainteresiranimi stranmi projekta in načrtom komuniciranja lahko pride do precejšnjega krčenja. Njihove funkcije so zelo podobne. Načrt za upravljanje z interesnimi skupinami je širši, saj olajšuje prispevek k projektu in opisuje rezultate. Načrt upravljanja z interesnimi skupinami je ožji, saj obravnava le tiste, ki imajo določene interese, medtem ko bi lahko komunikacijski načrt vključeval širše občinstvo.

Evolucija

Načrt upravljanja z deležniki običajno vodi vodja projekta. Ko projekt napreduje, vodja projekta pregleda načrt za upravljanje z interesnimi skupinami in ga občasno vrne v projektno skupino, da razmisli o posodobitvah. Projekt lahko izgleda zelo drugače sredi časovnega razporeda, kot je bil v fazah načrtovanja, zato je pomembno zagotoviti, da se vodilni dokumenti projekta spremenijo, če okoliščine to zahtevajo.

Primer

Tukaj je primer, kako se lahko načrt upravljanja interesnih skupin spremeni v času trajanja projekta. Državna agencija se loti projekta sprejemanja predpisov. Ko se začne, sponzor projekta in vodja projekta pripravita seznam zainteresiranih strani, ki jih je treba vključiti v načrt za upravljanje z interesnimi skupinami. Ena od prvih nalog projektne skupine je uresničiti načrt. Po nekaj mesecih, član projektne skupine identificira deležnika, na katerega nihče ni pomislil na začetku projekta. Vodja projekta doda novega zainteresiranega k načrtu in sklicuje sestanek projektne skupine, da razpravlja o tem, kako vključiti nove zainteresirane strani.

Ko se ekipa odloči, kaj bo naredila, bo vodja projekta obvestil sponzorja projekta.

Načrt upravljanja z interesnimi skupinami je živi dokument. Ko se projekt spremeni, se lahko načrt za upravljanje z interesnimi skupinami spremeni z njim, da bi bolje služil potrebam projekta. Z okretnim načrtom upravljanja z zainteresiranimi stranmi lahko projektna skupina ustrezno zbere informacije in povratne informacije zainteresiranih strani ter o tem obvešča zainteresirane strani.