Kako voditi projekt, ko niste šef ekipe

Nazaj v šolo projekt skupine ni bil vedno pozitivna izkušnja. Nekateri so v vsaki skupini neizogibno delali težje kot drugi, drugi pa se nikoli niso pojavili. Zato je lahko frustrirajuće, če ste eden od članov ekipe, ki nosijo večino bremena.

V poslovnem svetu je nekoliko drugačna, saj ima vsak projektni vodja projekta in ta oseba lahko izroči prave posledice, če člani ekipe ne opravijo svojih nalog. Tudi če vodja projekta nima disciplinske pristojnosti nad svojo ekipo, se lahko slabo delovanje člana vrne k svojemu šefu in negativno vpliva na njihovo kariero.

Verjetno vodja projekta ne bo mogel izbrati članov ekipe za projekt in ne bo imel pooblastila za odstranitev člana zaradi slabe uspešnosti. Kako upravljate projekt, ko vam člani vaše skupine ne poročajo?

Šest nasvetov o tem, kako voditi projekt, ko vam člani skupine ne poročajo.

Pojasnite svoje omejitve s šefom

Preden se sploh sestanete, se pogovorite z osebo, ki vam je dodelila ta projekt, in se pogovorite o pričakovanjih vodstva. To je seveda najlažje, če se vi in ​​vsi člani ekipe prijavite v isto osebo, čeprav ne, boste želeli ta pogovor.

To so vprašanja, ki jih boste želeli vprašati:

• Ali imate moč, da odstranite in zamenjate ljudi v skupini, če ne delajo?
• Ali ima ta projekt prednost pred drugimi projekti? Če ne, potem, kje vaš projekt sedi v hierarhiji. Z drugimi besedami, lahko poveste članom svoje ekipe, da morajo prenehati z izvajanjem drugega projekta, da bi izpolnili rok?
• Če imate težave z uspešnostjo članov ekipe, ali vam bo šef disciplinsko pomagal, ali se vam zdi enakovreden članom ekipe?
• Če tega še niste storili, vprašajte, kakšni so cilji za projekt in pričakovani časovni okvir za dokončanje.

Če ste določili svoje omejitve, preden se projekt začne, boste vedeli, kako daleč lahko greste in kaj lahko zahtevate od članov vaše ekipe. Šef, ki pravi: "Ta projekt je glavna prednostna naloga", vendar ne bo podpiral tega, je enak, kot pravi šef, "to ni glavna prednostna naloga."

Vendar pa vam bo lahko vaš šef vnaprej naročil, ali je projekt glavna prednostna naloga, in vam lahko pomagajo, da člane delate kar se da težko. In ne bojte se, da ste neposredni s svojim šefom, če omenite, da želite vedeti, kako pomemben je projekt, da lahko to sporočilo sporočite ekipi. Želeli boste sporočiti, da ima vsakdo isti cilj, da bo projekt končan pravilno in pravočasno.

Prav tako lahko po e-pošti spremljate šefa s prošnjo, da potrdite, da je projekt glavna prednostna naloga. Ko prejmete potrditev po e-pošti, jo lahko po potrebi pošljete skupini.

Pomembno je vedeti, da imajo člani skupine poleg projekta lahko tudi druge odgovornosti. Posledica tega je, da na začetku morda ne obravnavajo vašega projekta kot glavne prednostne naloge, vendar to ni nujno zato, ker jim ni mar ali se želijo izogniti delu. Zelo verjetno je, da imajo preprosto druge naloge in odgovornosti, ki jih morajo opraviti vsak dan. To še posebej velja pri delu s sodelavci iz različnih oddelkov.

Ko govorite s svojim šefom, da bi pojasnili pomembnost projekta, cilje in časovni okvir ter sporočili, da so informacije z ekipo že na začetku, lahko pripomorejo k bolj gladkemu procesu in manj stresu.

Pogovorite se s svojo ekipo, preden naredite dodelitve

Ko imate ekipo z različnimi organizacijami, lahko preprosto opravljate naloge. Jane iz marketinga bo obravnavala marketinške naloge. Karen iz financ se bo ukvarjala s finančnimi posli. Toda tudi ko so odgovornosti jasne, se najprej pogovorite s člani vaše ekipe.

Morda boste ugotovili, da sta Karen in Jane prosili, da bi bili v tej ekipi, da bi izvedeli več o drugih področjih podjetja, tako da lahko, ko jih dodelite svojim strokovnim področjem, postanejo razočarani.

Ta pogovor je ključnega pomena za odličen timski odnos.Čeprav ste odgovorni za končni rezultat projekta, ne boste dosegli odličnih rezultatov brez članov ekipe, ki so na krovu. Skratka, opolnomočite člane svoje ekipe tako, da zahtevate njihov prispevek in njihove skrbi. Ko je projekt popoln in uspešen, lahko celotna ekipa čuti ponos, saj vedo, da je vsaka izmed njih igrala aktivno vlogo pri njenem uspehu.

Dvakrat preverite s šefom

Če po pogovoru s člani vaše ekipe ugotovite, da je edini način za izpolnitev te naloge, da dodelite naloge, ki jih bo ena ali več ljudi našlo neprijetno, se pogovorite s šefom, preden opravite naloge.

Zakaj? Želite se prepričati, da imate varnostno kopijo, ki jo potrebujete, in da niste zanemarili možnosti, zaradi katerih bodo naloge bolj izpolnjene za člane ekipe.

Vzemite si najmanj eno težko opravilo

Vsakdo lahko ve, da ste bili izbrani za vodenje te ekipe zaradi vaših uspehov, vendar je prav tako pomembno, da zavihate rokave in se vključite v mešanico stvari.

Sprejemanje nečesa težkega ali neprijetnega pošlje sporočilo, da ste del ekipe in da vas skrbi za svoje sotekmovalce. Dodeljevanje neprijetnih nalog pošlje sporočilo, da mislite, da ste boljši od vaših kolegov.

To ne pomeni, da morate opraviti vse slabe naloge. Ampak poskrbite, da bodo precej razdeljeni med člani skupine. Kar je neprijetno, se razlikuje od ekipe do ekipe, vendar vsak projekt ima nekaj, kar nihče ne želi storiti. Pogosto obstajajo številne naloge, ki bi se jih vsi želeli izogniti. Prepričajte se, da so pravično razdeljeni in vzemite svoj delež.

Podajte hitre povratne informacije

Ne pozabite, da je povratna informacija več kot samo povedati, "odlično delo" ali "slabo delo", "to je bila odlična naloga, ker …" in "to se ni izkazalo tako dobro, ker …" Brez besed, ker se nihče ne nauči. In dokler iščete povratne informacije, se prepričajte, da sprejemate povratne informacije od članov vaše ekipe.

Še enkrat, vi ste jih pooblaščajo, da naredijo veliko delo in jih spomnite, da je njihov uspeh vaš uspeh in da ste vsi skupaj. Z zagotavljanjem povratnih informacij in učenjem, kako narediti nalogo, še posebej, če imate več izkušenj, boste ustvarjali pozitivno delovno okolje.

Naj bodo vsi obveščeni

Kot vodja ekipe boste poročali o napredku vodjem in višjim vodjem vaše organizacije. Poskrbite, da boste podatke iz teh srečanj vrnili v svojo ekipo. Poleg tega naj vaša skupina ve, kaj boste povedali na teh srečanjih.

Tudi, dajte vsem kredit, še posebej, če gre za pohvale. Ali gre projekt dobro, ker ste čudoviti? No, seveda, vendar ne reci tega. Recimo, da projekt dobro napreduje, ker je ekipa čudovita. Vsi bodo vedeli, da ste del ekipe.

Kaj pa, če bo projekt strašen? Ali delite krivdo? Da, ampak samo zasebno. Osebno sodelujete v ekipi in delate, da bi spremenili njihovo usmeritev ali prispevek. Če to ne deluje, greste k svojemu šefu in se lotite vprašanj.

Če imate moč, da odstranite ljudi iz ekipe, je zdaj čas, da to storite, če pa ne, se lahko pogovorite z osebo, ki to počne. Toda karkoli že počneš, ne začenjaj gossiping ali pritožujejo o svojih članov ekipe. To bo uničilo njihovo moralo in naredilo vse hujše.

Ne pozabite, da lahko uspešno vodeni timski projekt poveča vašo kariero, izboljša vaš poklicni ugled in omogoči, da bo vaše delo vidno v vaši organizaciji. Rezultat so lahko dodatne dodelitve ali promocija.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas je svobodna pisateljica, ki je 10 let delala na področju človeških virov, kjer je zaposlila, odpustila, upravljala številke in dvakrat preverila pri odvetnikih.