Spoznajte zapisnike sestankov in zakaj so pomembni

Zapisnik sestankov je pisna ali zabeležena dokumentacija, ki se uporablja za obveščanje udeležencev in ostalih udeležencev o tem, kaj je bilo obravnavano ali kaj se je zgodilo med sestankom. Zapisnik zasedanja ali zapiske običajno vodi imenovani zapisnik zapisnika sestanka med postopkom, tako da obstaja natančen zapis o tem, kar se je zgodilo med sestankom.

Zapisniki običajno vključujejo:

• Imena udeležencev
• Točke dnevnega reda
• Odločitve udeležencev
• Nadaljnji ukrepi, ki so jih udeleženci sprejeli
• Roki za izpolnitev obveznosti
• Vse druge dogodke ali razprave, ki jih je vredno dokumentirati za prihodnji pregled ali zgodovino

Zapisnik sestanka kot zgodovinski dokument

Kot zgodovinski dokument so zapisniki koristni za dokumentiranje ključnih idej ali točk za razpravo, ki so privedle do odločitve. Na primer, učinkovit zapisnik sestanka lahko opredeli pet možnosti, o katerih je razpravljala ekipa, in ključni razlog, da je bil eden izbran nad drugimi.

Zapisnik za tipično poslovno srečanje ni potrebno, da bi zabeležili vsako razpravo ali podrobno navedli, kdo je kaj rekel. Seveda je to pravilo drugačno za druge vrste srečanj, kot so sodne obravnave in situacije, v katerih se razpravlja o sodnih postopkih. Te vrste srečanj zahtevajo natančen zapis pogovora in izjav. Toda, če človeški viri ne razpravljajo o tožbi, tipično srečanje na delovnem mestu ne dokumentira vsake jote.

Kdaj in kako deliti zapisnike sestankov

V idealnem primeru se zapisniki sestankov zabeležijo na elektronski napravi, kot je prenosni računalnik ali iPad, in po hitrem pregledu črkovanja, slovnice in jasnosti, ki se na koncu srečanja posreduje udeležencem sestanka elektronsko. Na ta način udeleženci takoj obvestijo o svojih obveznostih in rokih ter lahko postavijo vprašanja ali zahtevajo pojasnila. Če to ni mogoče, ker snemalnik želi prepisati zapiske ali jih preveriti glede napak, jih mora razširiti v 24 urah po sestanku.

Zapisnik služi tudi kot opomnik za obveznosti, ki so jih člani ekipe sprejeli med sestankom, in pomagajo udeležencem, da te predmete prenesejo v svoje koledarje in dnevne sezname nalog.

Snemalnik mora vedno pregledati minute prejšnjega sestanka na začetku naslednje seje, tako da jih lahko ljudje preverijo glede natančnosti in nadaljnjih korakov.

Kako organizacije obravnavajo zapisnike sestankov

Ključnega pomena za uspeh srečanja so zapiski, ki vsebujejo zabeleženo zgodovino srečanja za udeležence in zaposlene, ki se niso mogli udeležiti. Brez popolnih zapisnikov sestankov se možnosti za uspeh zmanjšajo, ker ljudje na splošno ne morejo absorbirati in obdržati veliko informacij hkrati.

Zaposleni, ki sprejme zapisnik seje je običajno član ekipe in vodi zapiske, ko sodeluje na sestanku. Na sestankih, ki vključujejo pravne ali vladne postopke ali sestanke upravnih odborov, neudeleženec prevzame uradni zapisnik in pogosto evidentira postopek.

Za natančno zapisovanje ključnih podatkov mora zapisovalnik zapisnikov o sestankih poskrbeti za podrobnosti in sposobnost, da ostane osredotočen. Ta zaposleni mora biti tudi večopravilen, da lahko sodeluje na sestanku med snemanjem zapisnikov.

V nekaterih organizacijah isti zaposleni sprejema zapisnike na vsakem sestanku. Ali pa lahko odgovornost preide iz zaposlenega v zaposlenega. Vloga zapisovalca gradi učinkovite vodstvene in komunikacijske spretnosti in je lahko zaželena služba.

Zahteve za zapisnik zapisnika o sestankih

Zahteve za snemalnik vključujejo:

• Natančno zabeležite odločitve, zaveze in glavne točke razprave na sestanku
• Zabeležite elemente dejanja in datum zapadlosti, za katerega so se zavezali člani sestanka (elementi za ukrepanje imajo priložena imena, vendar zapisniki ne navajajo, kdo je rekel, kaj na neformalnih delovnih srečanjih)
• Na koncu srečanja pregledajte glavne odločitve in naloge ali prostovoljne zaveze in akcijske točke, da se bodo udeleženci lahko dogovorili o njih pred odhodom
• Bodite moštveni igralec in bodite prilagodljivi, ker udeleženci lahko v zapisnik dodajo ali popravijo vse, česar se ne strinjajo

• Ustrezno delajte kopije zapisnika seje v 24 urah po sestanku