Naučite se vzdrževati zapisnike sestankov

Zapisniki sestankov so podrobne opombe, ki služijo kot uradni zapisnik sestanka ali konference. Oseba, ki je odgovorna za zbiranje, običajno prosi enega od udeležencev, da se nagiba k tej nalogi. Nekega dne, da si nekdo lahko ti! Čeprav to ni strašno težko delo, je pomembno. Ker je zapisnik sestankov uradni zapis o tem, kaj se je zgodilo, je potrebna natančnost. Boste morali narediti podrobne opombe, da se morajo ljudje kasneje, če je potrebno, sklicevati na njih. Tukaj je nekaj napotkov, ki vam bodo pomagali pri obravnavi te naloge z natančnostjo.

Ugotovite, kaj storiti pred, med in po srečanju.

Pred sestankom

• Izberite svoje orodje za snemanje: Prva stvar, ki jo morate storiti, je, da se odločite, kako boste vzeli zapiske. Ali boste šli v staro šolo in uporabljali pero in papir ali pa boste šli v tehnologijo in uporabljali prenosni računalnik, tablični računalnik ali pametni telefon? S svojim šefom preverite, ali raje uporabljate določeno metodo. To je malo verjetno, vendar je mogoče.
• Poskrbite, da je izbrano orodje v delovnem stanju in da imate varnostno kopijo samo v primeru, da izvirnik ne uspe. Na primer, če prinesete prenosni računalnik, sta priročna tudi pisalo in papir. Ne želite, da se sestanek ustavi, medtem ko iščete nekaj, na kar bi lahko pisali, če se računalnik zruši.

• Pred začetkom seje preberite dnevni red sestanka. To vam bo omogočilo, da oblikujete oris svojih minut. Pod vsako postavko pustite nekaj prostora in tam napišite zapiske. S tem boste lažje opravili svoje delo, dokler se oseba, ki vodi srečanje, drži dnevnega reda.

Med srečanjem

• Peljite se okoli lista prisotnosti in poskrbite, da se bodo vsi prijavili. V uradni zapisnik boste morali vključiti seznam vseh udeležencev.
• Prepričajte se, da veste, kdo so vsi.Na ta način boste lahko prepoznali, kdo govori in pravilno zapisuje te informacije.
• Zapomnite si čas, ko se sestanek začne.
• Ne poskušajte zapisati vseh komentarjev. V redu je vključiti samo glavne zamisli. Bodite zelo previdni, da ne izpustite predmetov, s katerimi se ne strinjate. Vaše pristranskosti vam ne smejo vplivati. Ne pozabite, da je to uradni račun in ne vaše mnenje o tem, kaj se je zgodilo!

• Zapišite vse predloge, ki so jih dali, in morebitne rezultate glasovanja; vam ni treba zapisovati, kdo je oddal predlog. Seveda se lahko pravila vaše organizacije razlikujejo, zato jih najprej preverite.
• Če se glasovanje o predlogih ali razpravah odloži do naslednje seje, si to zapomnite.
• Zapišite končni čas sestanka.

Po srečanju

• Vtipkajte minute čim prej po srečanju, medtem ko je vse še sveže v vaših mislih. Če ugotovite napako v svojih opombah ali če imate vprašanje, jo lahko hitro razčistite tako, da se pogovorite z drugimi udeleženci.
• Na končni izvod zapisnika vključite ime organizacije, naziv komisije, vrsto sestanka (dnevni, tedenski, mesečni, letni ali posebni) in njen namen.
• Daj čas, ki se je začel in končal.
• Navedite seznam udeležencev in opombo o tem, kdo je vodil sestanek. Tu lahko navedete tudi, da ste zapisniki zapisali. Vpišite svoje ime na seznam udeležencev in v oklepajih za svojim imenom recite, da ste vzeli zapisnike. Druga možnost je, da se na koncu dokumenta odjavite tako, da napišete »Ustrezno oddano«, čemur sledi vaše ime.

• Preverite v minutah, preden jih oddate. Prosite tudi nekoga, ki se je udeležil, da jih preuči. On ali ona vam bo lahko povedal, če ste nehote nekaj zapustili.
• Posredujte jih osebi, ki je vodila sestanek, razen če ni naročeno drugače.