Navodila za pisanje in pisanje po e-pošti

Kaj je najboljši način za pisanje strokovnega pisma - s papirnim pismom ali elektronsko pošto? Ena res ni boljša od druge. V nekaterih primerih je smiselno komunicirati prek e-pošte in včasih boste morda morali poslati tradicionalno tipizirano, natisnjeno in podpisano pismo. Karkoli se boste odločili, je pomembno upoštevati najboljše smernice za pisanje in oblikovanje pisem in e-poštnih sporočil.

E-pošta je hitrejša in lažja, vendar se nekatera e-poštna sporočila nikoli ne odprejo in, odvisno od tega, komu pišete in zakaj pišete, boste morda morali poslati natipkano in podpisano pismo ali ga naložiti na spletu.

Vrsta sporočila, ki ga izberete, je odvisna od tega, s kom komunicirate in od namena vaše korespondence.

Navodila za pisanje in pisanje po e-pošti

Vsa dobro napisana pisma vsebujejo več razdelkov. Informacije, ki jih vključite v vsak del in celoten format, so odvisne od tega, ali pošiljate vneseno pismo ali e-poštno sporočilo.

Bistvenega pomena je, da poznate različne dele pisma in kaj bi morali navesti v vsakem od njih. Prav tako morate vedeti, kako nasloviti in podpisati tako tipizirane kot elektronske komunikacije. Različni deli pisma so naslednji:

• Kontaktni podatki
• Pozdrav (pozdrav)
• Pismo
• Zapiranje
• Podpis

Kontaktni podatki

Način vključitve kontaktnih podatkov bo drugačen glede na to, kako ste poslali pismo. V e-poštnem sporočilu bodo vaše kontaktne informacije na koncu sporočila, medtem ko so v pisnem pismu vaši kontaktni podatki na vrhu strani. V razdelku s kontaktnimi podatki lahko vključite tudi vzorce za vnesena pisma in e-poštna sporočila.

Pozdrav

Pozdrav je odsek za pozdrav v vašem pismu z nekaj kot "Dragi g. Peterson," ali "Za koga se lahko ukvarja." Tukaj je seznam primerov s pismom, ki dobro delujejo za poklicno korespondenco.

Pismo

Telo vašega pisma bo vsebovalo več odstavkov. Prvi odstavek mora vsebovati uvod in kratko razlago vašega razloga za pisanje. V drugem odstavku (in naslednjih odstavkih) je treba pojasniti vaše razloge za pisanje. Zadnji odstavek bi moral od bralca zahtevati ukrepanje, če nekaj zahtevate, ali navedite, kako boste nadaljevali. Prepričajte se, da je namen vašega pisma jasen. Bralec bo moral vedeti, kaj prosiš in kako ti lahko pomagajo.

Če pa ponujate storitve ali pomoč, se prepričajte, da je jasno, kaj lahko ponudite.

Zapiranje

Pismo je zaprto z izrazom, kot so "Lep pozdrav" ali "S spoštovanjem", ki mu sledi vejica, nato vaš podpis, če pošiljate tipkano pismo. Če pošiljate e-poštno sporočilo, preprosto vnesite svoje ime po zaključku. Tukaj je seznam zaporednih primerov, ki so primerni za poslovno in delovno korespondenco.

Podpis

Končni dotik vašega pisma je vaš podpis, ki bo v e-poštnem sporočilu vseboval vaše kontaktne podatke. Tukaj je, kako podpisati pismo in kako nastaviti in podpisati e-pošto.

Kako nasloviti pismo

Pomembno je, da se formalno obrnete na posameznika, ki ga pišete, razen če jih zelo dobro poznate. Tukaj je, kako nasloviti pismo, vključno z generičnimi informacijami, ki jih lahko uporabite, če nimate kontaktne osebe v podjetju.

Oblikovanje korespondence

Zdaj, ko imate vse informacije, ki jih morate vključiti v sporočilo, preglejte standardno obliko, ki jo boste uporabljali za pisma in e-poštna sporočila.

Smernice za pisanje pisem

Naslednji korak je poliranje pisma. Med odstavki in zgornjim in spodnjim delom strani mora biti dovolj prostora. Prav tako želite izbrati berljiv, profesionalen slog in velikost pisave. To, kar boste povedali, bo odvisno od tega, zakaj pišete, zato se prepričajte, da boste svoje pismo prilagodili svojemu osebnemu in poklicnemu položaju. Tukaj so korak za korakom navodila za pisanje različnih vrst črk, vključno z robovi strani, pisavami, razmiki in podrobnostmi o tem, kaj naj vključuje, skupaj s primeri vsakega od njih:

• Kako napisati poslovno pismo
• Kako napisati naslovno pismo
• Kako napisati pismo o prošnji za zaposlitev
• Kako napisati referenčno pismo
• Kako napisati pismo o odstopu
• Kako napisati pismo hvaležnosti
• Smernice za sporočila in povabila na LinkedIn
• Navodila za strokovno e-poštno sporočilo

Primeri in predloge

Uporaba predloge je odličen način, da začnete s svojim pismom ali e-poštnim sporočilom, ker začnete z osnovno obliko. Preprosto vnesite svoje podatke v ustrezen del pisma.

Tudi ogled primerov je koristen, saj boste v svoji korespondenci dobili ideje o tem, kaj bi rekli.

• Vzorci črk:Oglejte si vzorce pisnih pisem, vključno s poslovnimi pismi, spremnimi dopisi, intervjujočimi pismi, nadaljnjimi dopisi, pismi o sprejemu in zavrnitvi zaposlitve, pisma o odstopu, dopisih o priznanjih, poslovnih pismih in več vzorcih pisem ter predlog.
• Primeri e-poštnih sporočil:Ti primeri e-poštnih sporočil vključujejo primere zaposlitve, iskanja zaposlitve in poslovnih e-poštnih sporočil ter predloge e-poštnih sporočil, primere oblikovanih sporočil in vrstico z besedilom ter pozdrave in primere podpisov.

Prorektiranje in preverjanje črkovanja

Nazadnje, preden natisnete ali naložite svoje pismo ali pošljete e-poštno sporočilo, preverjanje črkovanja, preverjanje slovnice in ga popravite.

Nasvet, da se prepričate, da ni nobenih napak, je, da ga preberete na glas. Morda boste opazili napake, ki ste jih zgrešili samo z branjem.