Preiskava je drugi korak pri upravljanju sprememb

Vi ali podskupina vaših zaposlenih je končala ukrepe, ki so priporočeni na prvem koraku pri upravljanju sprememb, iniciaciji in določili splošno usmeritev želenih sprememb in prve korake, da bi jih uresničili.

V drugem koraku pri upravljanju sprememb, preiskav, zaposleni raziščejo želene spremembe, posledice sprememb in potrebne korake za upravljanje sprememb v vaši organizaciji.

V preiskovalni fazi posredniki sprememb (ali skupina zaposlenih, ki vodijo prizadevanja za spremembe) zbirajo informacije o problemu in možnih izboljšavah ali rešitvah. Po uvedbi sprememb pojasnijo svojo vizijo za prihodnost. Po zaključku preiskovalne faze morajo udeleženci spremembe vedeti odgovore na naslednje:

• Obseg in vpliv vrzeli v delovanju ali težav glede na želeno učinkovitost.
• Ali bo organizacija verjetno dosegla želeno uspešnost zaradi možnosti sprememb.
• Informacije o alternativah za zapolnitev vrzeli, vključno s spremembami obstoječih sistemov in novih tehnologij, procesov in sistemov.
• Ali bodo opredeljene rešitve rešile problem ali izboljšale sistem.
• Če so potrebni zunanji viri za pomoč pri načrtovanju in izvajanju ugotovljenih sprememb.

V fazi preiskave morajo zaposleni, ki vodijo in podpirajo predlagane spremembe, sodelovati v teh dejavnostih.

• Udeležite se konferenc, sejmov, seminarjev in razredov, da bi poglobljeno proučili posebne možnosti in alternative.
• Udeležite se uporabniških skupin ali obiščite druge organizacije, ki so že izvedle vse ali del načrtovane rešitve ali izboljšav.
• Povabite prodajalce, da poglobljeno razpravljajo o svojih možnih rešitvah in izdelkih.
• Nadaljujte z branjem in pregledovanjem posebnih tehnologij ali sistemskih rešitev.
• Ocenite vpliv morebitnih sprememb v vaši organizaciji.
• Izberite ocenjevalno ekipo, ki bo določila posebne zahteve ali merila za spremembe, izboljšave ali rešitve.

Dodatni koraki med preiskavo

V preiskovalni fazi obvladovanja sprememb bi se moralo zgoditi več dodatnih ukrepov zaposlenih, ki želijo uvesti spremembo. Zaposleni morajo oceniti pripravljenost organizacije za spremembe. Prav tako morajo identificirati in razmisliti o silah, ki jim bodo pomagale voditi spremembe in sile, ki bodo ovirale ekipo pri spremembah.

Organizacijska pripravljenost za spremembe

Med preiskovalno fazo morajo agenti za spremembe ali zaposleni, ki podpirajo in vodijo spremembe, odločiti, kako pripravljena je vaša organizacija za spremembe. Organizacijska pripravljenost za spremembe se neformalno določa z pogovori, opazovanjem vedenja, hodom v kulturi in ocenjevanjem stopnje, do katere so zaposleni razočarani s sedanjim sistemom ali načinom dela.

Na voljo so tudi instrumenti za nadaljnjo oceno pripravljenosti vaše organizacije na spremembe ali prožnost, saj nekateri raziskovalci to značilnost opredeljujejo.

Uporabite analizo sil

Kurt Lewin je predlagal, da je organizacijsko obnašanje rezultat izpopolnjenega niza sil, ki delujejo na organizacijo. Nekatere od teh sil so notranje; drugi so zunanji. Nekatere sile poganjajo želeno spremembo in nekatere sile delujejo proti spremembi.

Da bi prišlo do sprememb v organizaciji, mora obstajati neravnovesje med gonilnimi silami in zadrževalnimi silami. To se imenuje odmrzovanje organizacije. Pojavi se na tri načine:

• Povečajte gonilne sile.
• Zmanjšajte zadrževalne sile.
• Zmanjšajte sile zadrževanja in povečajte gonilne sile.

Pogosto je ta prva faza sprememb najtežja. Težko je odučiti starih in udobnih načinov dela. Po zamrznitvi pa lahko pride do sprememb.

Analiziranje gonilnih sil in prizadevanje za zmanjšanje zadrževalnih sil zahteva veliko pogovorov na vseh ravneh organizacije. Pogosto, ko vodje poskušajo uvesti spremembe, ugotovijo, da so njihove največje zadrževalne sile člani svoje srednje vodstvene ekipe.

Zato morate v preiskovalni fazi upravljanja sprememb vložiti veliko truda, pomagati vsem nivojem organizacije, da vidijo, kaj je v njem, da bi podprli in napredovali z želenimi spremembami. Na ta način zmanjšate upor, ki lahko spodkoplje vsa prizadevanja za spremembe.

Oglejte si faze pri upravljanju sprememb.

Več v zvezi z upravljanjem sprememb

• Komunikacija pri upravljanju sprememb
• Spoznanja o upravljanju sprememb o vključevanju zaposlenih
• Zgradite podporo za učinkovito upravljanje sprememb
• Nasveti za upravljanje sprememb
• Modrost upravljanja sprememb