Praksa upravljanja sestankov pomaga izboljšati produktivnost

Veliko časa delamo na sestankih. V mnogih primerih slabe prakse vodenja sestankov povzročajo neproduktivno uporabo časa udeležencev. V sorodnem članku vam ponujamo smernice za spreminjanje petih scenarijev skupnih srečanj v produktivne dogodke. Tu so dodatne ideje za podporo krepitvi koristnosti, produktivnosti in vpliva srečanj.

Ključ za upravljanje srečanj - stojalo PAT

Nekateri vodje zaposlujejo P.A.T. pristop k sestankom, ki zahteva a Pnameravam, Agenda in a T. t Udeleženci s temi kritičnimi točkami konteksta pred sejo bodo zagotovili, da bodo ljudje pripravljeni sodelovati in podpreti splošni namen srečanja. Jasna P.A.T. zagotavljajo produktivno sejo.

Namen sestanka lahko določite v največ eni ali dveh stavkih. "To srečanje je načrtovanje nove oglaševalske akcije" ali "to srečanje je pregled nove politike ladijskega prometa za ravnanje z vračili." Namen pomaga zagotoviti, da vsi vedo, zakaj so tam, kaj je treba storiti in kako usmeriti napredek in se zavzemati za sklep.

Določite dnevni red. Navedite elemente, ki jih boste pregledali / razpravljali / pregledali. Želimo določiti časovno omejitev za vsako točko dnevnega reda (glej spodaj) in identificirati osebo, ki je odgovorna za vodenje razprave. Nastavite časovni okvir; vsaj določiti začetni in končni čas. Priporočamo tudi določitev trajanja za vsako točko dnevnega reda. To bi moralo biti skupaj s celotnim časovnim okvirom sestankov.

Začnite srečanja v času

Če delate v eni od tistih kultur, kjer se ljudje srečujejo na sestankih vse do pet ali deset minut po načrtovanem štartnem času, je čas, da začnete nov trend. Eno podjetje spodbuja svoje menedžerje, da zaprejo vrata ob predvidenem času začetka, in tisti, ki zamujajo, niso dobrodošli. Čeprav je to morda bolj drakonosno, kot bi vas želeli ukrepati, ne bi smeli imeti pomislekov glede urejanja sestanka, pregledovanja namena in potrditve pričakovanj in časa.

Ne čakajte, da se pojavijo prenočišča. Ko nekdo pride pozno, se ne vrnite in pregledajte, kaj je že pokrito. Nadaljujte s temami sestanka. To bo nerodno za stragglerja in izboljšati verjetnost, da bo prišel pravočasno na naslednji sestanek.

Če se organizator / sponzor seje ne prikaže pravočasno, se zdi, da je sestanek odpovedan in se vrne na delo. Čakalna doba petih do sedmih minut je razumna. Možnost je, da je organizator srečanja naletel na nepričakovano težavo in bi raje, da ne izgubljate časa, ki ga čaka.

Ostanite na temi

Dobra praksa je, da se nekemu dodeli vloga, da je med sestankom vsakdo na poti. Pogosto se razprave premikajo in nato razpadajo do vrtoglavja mnenj, idej, dejstev in čustev. Namesto tega dodelite vlogo in obvestite vse, ki so prisotni, da se bo ta posameznik vmešal, če in ko bo razprava odmaknjena od dnevnega reda in posebne točke razprave. V nekaterih podjetjih se ta vloga sklicuje na "Traffic Cope", v drugih pa na "Topic Keeper". Ne glede na oznako je vloga zelo koristna pri krepitvi učinkovitosti in produktivnosti vaših srečanj.

Če se pojavijo dodatne teme, ki so izven dnevnega reda, vendar je pomembno, da se o njih razpravlja, jih je treba jasno zajeti in uvrstiti na "parkirišče" za nadaljnjo obravnavo in razpravo ali za ločeno srečanje. Lastnik sestanka si pridržuje pravico, da dovoli manjšo različno razpravo, če podpira celoten namen sestanka.

Obdržite in razdelite opombe / zapisnike sestankov

Nekdo, razen organizatorja sestanka, mora voditi zapisnik sestanka. Dober zapis zapisnika bo vključeval:

• Čas, datum, kraj srečanja
• Opis namena
• Kopija dnevnega reda
• Seznam udeležencev in seznam tistih, ki se niso udeležili
• Podroben povzetek sklepov, točk dejavnosti, odgovornosti in datumov za dokončanje. Mnogi poročevalci uporabljajo dnevni red kot vodilo za navajanje zaključkov in ukrepov.
• Načrtovano spremljanje, če je resnično potrebno.

Idealno bi bilo, da bi se zapisniki sestankov razdelili čim prej po zaključku srečanja in popolnoma v enem delovnem dnevu. Zapisniki in opombe so pomemben opomnik za udeležence in vir informacij za druge zainteresirane strani ali za tiste, ki so zamudili sestanek. Zapisniki so odlično orodje za spodbujanje ljudi in skupin, da se zavežejo k njihovim nadaljnjim ukrepom.

Spodnja črta

Možno je, da bo srečanje pripeljalo do pozitivnega izida, saj bo pomagalo pri poganjanju projektov in napredovanju ljudi, samo ne na to. Neka skrbnost in namerna krepitev tehnik upravljanja srečanj bodo izboljšale vaše možnosti za odličen rezultat.

Posodobljeno s strani Art Petty