Najboljše prakse za kadrovske datoteke zaposlenih

To je dobra ideja za delodajalca, da vzdržuje kadrovsko datoteko za vsakega zaposlenega. Dokumentacija o zaposlitveni zgodovini, evidencah prispevkov in dosežkih, disciplinskih obvestilih, promocijah, načrtih za razvoj uspešnosti in še veliko več spadajo v osebni dosje. Pametni delodajalci hranijo tudi več osebnih dokumentov.

Delodajalec ima dobre razloge, da vodi več kadrovskih datotek - nekatere pravne in nekatere za najboljše prakse v zvezi z zaposlovanjem. Potrebna je dokumentacija, da ima delodajalec natančen pogled na zaposlitveno zgodovino. Dokumentacija podpira delodajalčeve odločitve in lahko zaščiti delodajalca v tožbi - pravilno ohranjena.

Vsebina dokumentacije o osebju vsebuje zgodovinski pregled pomembnih dogodkov med zaposlitveno kariero. Podpirajo odločitve, ki se nanašajo na zaposlenega in njegovo kariero. Predstavljajo načelo delodajalca glede zaposlovanja, napredovanja, prenosa, nagrajevanja in priznanja ter odločitev o odpuščanju.

Z različnimi vrstami datotek osebja so povezane različne smernice

Ker se priporoča več vrst osebnih datotek, so različna pravila in smernice povezana z vsako vrsto osebja.

• Vsaka vrsta kadrovske datoteke ima drugačen razlog za obstoječe in različne vsebine, ki temelji na tem.
• Vsaka vrsta osebne datoteke je shranjena drugače.
• Dostop do dokumentacije o osebju je omejen na nekatere zaposlene v večini organizacij. Številne organizacije omejujejo dostop osebja do kadrovskih virov samo osebju. Različne vrste datotek osebja imajo različne smernice za dostop.
• Dostop zaposlenih do njegove osebne datoteke je dovoljen, vendar večina delodajalcev oblikuje smernice za dostop zaposlenih s politiko dostopa do osebnih datotek v priročniku za zaposlene. (Različne države in jurisdikcije imajo različna pravila, zato ostanite na tekočem s svojo lokacijo.)

  Večina organizacij upravljavcu zaposlenega ne dovoli dostopa do celotne kadrovske datoteke. Od upravljavcev pričakujejo, da bodo ustrezno dokumentacijo hranili v lastni datoteki zaposlenih, ki ni uradna osebna datoteka.

• Oddelek za kadrovske zadeve ima in je odgovoren za kadrovske dokumente zaposlenih.

Priporočene kadrovske datoteke

Tukaj so vrste priporočenih osebnih datotek in kaj morate vedeti o delu z njimi.

Datoteka osebja zaposlenih

To je glavni kadrovski spis, ki ga delodajalec vzdržuje za vsakega zaposlenega. Osebna datoteka shranjuje zgodovino zaposlitve vsakega zaposlenega. To je tisto, kar morate vedeti o datoteki osebja zaposlenih.

Medicinska datoteka

Zdravniška datoteka zaposlenega ima resne pravne omejitve, ki jih mora delodajalec poznati in upoštevati. Tukaj je, kaj morate vedeti o zaupnosti in vsebini zdravstvene dokumentacije zaposlenega.

Datoteka za izplačilo plač

Dostop zaposlencev do plačilne liste zaposlenih je manj omejevalen kot dostop do zdravstvene ali osebne datoteke. Datoteka za izplačane plače vsebuje informacije o plači, izbiri prejemkov, spremembah plačilnih stopenj, obrokih in drugih pravnih dokumentih, ki vplivajo na plačo delavca. Različni računovodski in kadrovski uslužbenci dostopajo do informacij v plačilni datoteki.

I-9 Forms Datoteka za zaposlene

Zaradi pravic dostopa različnih vladnih agencij sledite najboljši praksi tako, da ohranite ločeno datoteko za vse obrazce I-9 zaposlenih. Več o shranjevanju obrazcev I-9.

Politika dostopa do osebja za zaposlene

Vsakemu zaposlenemu želite omogočiti, da ve, kaj je v njegovi kadrovski datoteki, vendar morate nadzorovati celovitost, popolnost in temeljitost datoteke. Ohranjanje zaupnosti zaposlenih in delodajalca ter omejen dostop so zagotovljeni s politiko dostopa do osebnih datotek.

Kaj ne bi smeli vključiti v datoteko zaposlenih

Iščete smernice o vsebini, ki nikoli ne bi smela biti vključena v datoteko zaposlenih? Tu so moja najboljša priporočila glede vsebine, ki jo želite ohraniti na ločeni, neformalni lokaciji ali pa je sploh ne ohranite. Hramba nepotrebne in povsem nepopustljive dokumentacije vam lahko škoduje.

Dokumentacija

Ali veste, kakšna je dokumentacija? Beseda, dokumentacija se pogosto pojavlja v svetu zaposlovanja in človeških virov. Ampak, pomen dokumentacije in zakaj bi morda želeli dokumentirati določene zaposlitvene dogodke je temeljito pokrita, "Pomen dokumentacije v človeških virih". Poglejte, ker je ustrezna dokumentacija bistvenega pomena za točne delovne datoteke.

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.