Kako dolgo HR mora ohraniti datoteke zaposlenih

Ena od velikih stvari v zvezi s človeškimi viri je, da imamo ton papirjev. Ton in ton in ton. Res je, da je danes veliko elektronskih, vendar načelo ostaja. HR vodi evidenco. In te zapise moramo hraniti, a kako dolgo?

Tu so osnovne smernice za vodenje kadrovskih evidenc. Ne pozabite, da se državni zakoni lahko razlikujejo od teh smernic. Če so državni zakoni in zvezni zakoni v navzkrižju, vedno vodite evidenco glede na to, katera zahteva je daljša. Bolje je, da nekaj časa hranite predolgo, kot ne dovolj dolgo.

Zaposlitev Records

Morate shraniti vse te nadaljuje, intervju opombe, vloge, in delovna mesta, in celo zapis vaših iskanj prek vašega sistema za sledenje prosilca za eno leto po odločitvi, da je ponudba za zaposlitev je bila narejena. Torej, če intervjuirate prosilca in celoten postopek traja tri mesece, to ni dokler ni sprejeta končna odločitev o najemu, da ura začne teči.

Zakaj moraš to storiti? Če kdorkoli kdaj dvomi o vaši odločitvi za najem, boste morali pokazati, da nimate nezakonite diskriminacije na kakršen koli način, obliko ali obliko. Zakoni, kot so Zakon o Američanih z oviranostmi, naslov VII, in mnogi drugi zahtevajo, da dokažete, da ste v skladu. Vzdrževanje teh zapisov vam pomaga pri tem.

Zapisi o testiranju na droge

Če potrebujete testiranje na droge za predhodno zaposlitev, je to del zapisnika o zaposlovanju in kopijo rezultatov hranite eno leto. Če opravljate dodatno testiranje na zdravila, bodisi zaradi nezgode pri delu ali kot del naključnega preverjanja, morate te evidence hraniti še eno leto. Vendar, če ste podvrženi predpisom Ministrstva za promet, je minimalni časovni okvir za zapise o preskusih drog pet let.

Plače / časovne kartice, itd.

Zakon zahteva, da te evidence hranite tri leta, vendar nedavne tožbe pomenijo, da bi bilo pametneje, če bi jih ohranili dlje. Želite ohraniti evidenco o tem, koliko je bil plačan vsak zaposleni, in koliko ur je delal za celotno zaposlitev v vašem podjetju. Zapise hranite vsaj pet let po odhodu zaposlenega, ne glede na razlog.

Za izvzete zaposlene seveda ni treba vzdrževati časovnih zapisov, saj je njihovo plačilo enako, ne glede na število opravljenih ur. Vendar, če ste kdaj napačno razvrstili zaposlenega kot oproščeno, če ne bi smela biti oproščena, vam lahko te ure opravijo za plačilo nadurnega dela. Poskrbite, da boste vključili, kako je podjetje izračunalo plačilo. Na primer, morate izslediti, ali je bila ravna plača, plača plus provizija, nadurno delo, kos ali ravna urna plačila.

To morate storiti ne samo za plačila in davčna vprašanja, vendar se številne druge odločitve opirajo na število opravljenih ur. Na primer, upravičenost do FMLA je odvisna od števila delovnih ur v letu. Če imate zaposlenega, ki je oproščen dela s krajšim delovnim časom, boste morda želeli razmisliti o zahtevi za časovno beleženje za določitev upravičenosti FMLA. Prav tako morate biti sposobni dokazati, da ste svojim delavcem plačali za vse delovne ure.

Obrazec I-9

Obrazec za zaposlene I-9, ki je shranjen ločeno od osebnih evidenc, hranite tri leta po tem, ko zaposlite zaposlenega, in eno leto po prenehanju zaposlitve, kar je kasneje.

Informacije o zdravstvenih in pokojninskih prejemkih

Zapise o svojih načrtih morate hraniti za vse ugodnosti najmanj šest let. Sodišča so menila, da če vas zaposleni toži, ko pravi, da si zasluži višjo pokojnino, je na primer odgovornost delodajalca, da dokaže, da ne dolguje več, ne pa odgovornost delavca, da dokaže, da to počne. Hranite vse opise povzetkov načrta.

Če imate nekdanje zaposlene, ki so upravičeni do COBRE, ki razširijo svoje zdravstvene koristi, morate te evidence hraniti še šest let samo, da ste varni. Zakon ne določa hrambe, ker pa bi to lahko veljalo v skladu z Zakonom o varnosti dohodka zaposlenih (ERISA), ta zakon zahteva ohranitev šestih let. Da bi bili na varni strani, ne odvrzite teh zapisov.

FMLA Records

Ko zaposleni zaprosi FMLA, morate hraniti papirnato sled, tudi če zavrnete dopust za tri leta. Poskrbite, da boste spremljali dopust vsakega zaposlenega - ko se je začel in koliko časa porabite. Če ima zaposleni intermitentno FMLA, poskrbite, da boste spremljali vsak dopust in dokumentirali število porabljenih ur. Datumi in število ur morajo biti dokumentirani. Ne pozabite, da se dopust lahko uporablja nekaj ur na dan ali nekaj dni v tednu. Vse dokumentirajte in shranite.

Ne pozabite, da to ni izčrpen seznam in velja samo za zvezne zakone. Morda boste podvrženi dodatnemu zakonu o hrambi zapisov, če ste, na primer, zvezni izvajalec ali pa ima vaša država različne standarde. Če ste v dvomih, ga ne zavrzite.

Lahko dostopate do dodatnih virov o vodenju evidenc in obveznem poročanju v Društvu za upravljanje človeških virov (SHRM).

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.