Kako načrtovati sestanek podjetja

Čestitamo! Vaše podjetje bo imelo sestanek za skupino zaposlenih, izbrano na vseh ravneh podjetja. Izvršni direktor vam je dal odgovornost vodje projekta za dogodek. Ti nasveti in vzorčni projektni načrt kažejo, da lahko vodja projekta pristopi k izdelavi projektnega načrta za sestanek podjetja ali podobno kompleksen projekt.

Predhodno načrtujte projekt

Vaš prvi korak je načrtovanje načrta. Začnete z razpravo o dogodku z zainteresiranimi stranmi. Če je bilo to storjeno lani, kaj je bilo prav? Kaj je šlo narobe? Kdo je vodil projekt in ali vam lahko pomagajo preprečiti pasti v tem letu? Ker vam je generalni direktor dodelil projekt, kaj hoče od tega dogodka? Kdaj bo dogodek? Kje? Kakšen je proračun?

Zberite čim več informacij. To bo okostje, na katerem gradite projektni načrt.

Zgradite ekipo

Kateri drugi viri potrebujete za uspeh tega projekta? Ali obstajajo ljudje v drugih oddelkih, ki vam lahko pomagajo narediti ta dogodek uspešen? Kaj morate storiti, da boste prišli na pomoč? Ali lahko samo vprašate ali potrebujete uradno odobritev svojega šefa? Koliko časa potrebujete od njih? Katere specifične spretnosti potrebujete, da jih zagotovite? Ali lahko kdo drug zagotovi to spretnost, če oseba, ki jo želite, ni na voljo?

Ker je to sestanek za celotno podjetje, kako lahko HR pomaga? Ali potrebujete pomoč oddelka za objekte? Kaj pa oddelek za trženje? Ali potrebujete pomoč na tem področju?

Načrtujte Agendo

Ko veste, kako dolgo bo trajalo srečanje, začnete vnašati časovne bloke. Potrebujete začetni zvočnik? Kdo bo? Ali boste udeležence zadržali skupaj ali jih boste del programa razdelili v manjše skupine? Koliko drugih govornikov boste potrebovali? Kdo bo zagotovil manjše seje, če boš izbruhnil?

Ali bo dogodek trajal več kot en dan? Kako boste zaprli Day One? Kako boste ponovno odprli drugi dan?

Kako boste zaključili na koncu? Ali potrebujete zaključni govor? Kako se boste obrnili na logistiko ljudi, ki bodo odjavili iz hotela, če ga boste rezervirali?

Poišči prostor

Ugotovite, koliko ljudi prihaja. Nato določite, koliko prostora potrebujete. Kje bo potekal dogodek? Ali je v poslovni enoti prostor ali pa potrebujete večji prostor? Ali predsednik uprave želi, da bi se srečanje odvijalo izven kraja, da bi se ljudje lahko osredotočili, ali pa bi želel, da bi se to odvijalo v pisarni, da bi zmanjšali stroške?

Katere lastnosti na vašem območju lahko zagotovijo prostor, ki ga potrebujete? Je hotel v bližini letališča dobra izbira za zmanjšanje časa potovanja za ljudi, ki prihajajo iz mesta, ali bi morali najti nekaj iz mesta, ki bo tišje?

Kaj različni kraji zaračunavajo svojim objektom? Kaj vključujejo in kaj boste morali kupiti in prinesli? Ali vam bodo dodelili posameznika, s katerim bi delali? Kakšna je njihova politika glede materiala in ljudi od zunaj?

Potegniti dol

Ko ste zbrali odgovore na vsaj večino teh vprašanj, lahko začnete sestavljati projektni načrt. Ne pozabite, da je to, kar prikazujemo tukaj, seznam projektnih nalog, samo struktura razčlenitve dela (WBS). Ne vključuje nobenih odvisnosti med nalogami ali časovnimi roki. Te bi bile dodane kasneje.

Vzorčni projektni sestanek podjetja

V načrtu projekta z uporabo osnovnih orodij za vodenje projektov smo v procesu načrtovanja razpravljali o razmišljanju za načrtovanje projekta in uporabi spretnosti projektnega vodenja. V nadaljevanju je opisana struktura razčlenitve dela v delovnem načrtu (WBS) za projekt, s katerim bi načrtovali sestanek podjetja:

1. Prednastavite projekt

1. Določite proračun
2. Pogovorite se s CEO za določitev projektnih ciljev
3. Kontaktirajte predhodnega vodjo projekta (PM) za nasvete
4. Določite seznam zainteresiranih strani
5. Kontaktirajte zainteresirane strani za prispevek.
6. Določite želeni datum dogodka
7. Ugotovite, koliko govornikov / predavateljev potrebujete
8. Ugotovite, koliko podpornega osebja potrebujete
9. Ugotovite, koliko zaposlenih se bo udeležilo
10. Navedite možne lokacije dogodka

2. Zgradite projektno skupino

1. Pridobite predstavnika iz marketinga
2. Pridobi predstavnika iz HR
3. Oglejte si, ali bo Purchasing dodelil nekoga, ki bo pomagal
4. Vprašajte Susan, naj obravnava vse podrobnosti govornikov
5. Get rep iz objektov
6. Načrtujte sestanek projektne skupine

3. Razviti agendo

3a Načrtni dan prvi

1. Nastavite začetni čas
2. Določite čas, uredite mesto in osebje za registracijo
3. Nastavite dolžino jutranje seje
4. Določite dolžino govorov
5. Izračunajte število zvočnikov, ki so potrebni za jutranjo sejo
6. Zaposlite govornike
7. Načrtujte sredi dopoldne (čas in dolžino)
8. Uredi osvežitev konferenčne dvorane v času odmora (voda, smeti itd.)
9. Načrtuj kosilo (čas, dolžina, lokacija, meni, kdo plača)
10. Načrtujte popoldanski del (dolžina, število govorcev)
11. Zaposlite popoldanske govorce
12. Zapiranje dneva prvega dne (čas, kdo, dolžina)

3b Načrt Drugi dan

1. Nastavite začetni čas
2. Nastavite dolžino jutranje seje
3. Izračunajte število zvočnikov, ki so potrebni za zjutraj
4. Zaposlite govornike
5. Načrtujte sredi dopoldne (čas in dolžino)
6. Uredi osvežitev konferenčne dvorane v času odmora (voda, smeti itd.)
7. Načrtuj kosilo (čas, dolžina, lokacija, meni, kdo plača)
8. Načrtujte popoldanski del (dolžina, število govorcev)
9. Zaposlite popoldanske govorce
10. Načrt zaključka govora (čas, kdo, dolžina)
11. Urejanje časa odjave z hotelom

4. Načrtujte prostor

1. Določite število udeležencev
2. Načrtovanje razporeditve sedežev (vrstice proti tabelam)
3. Izračunajte potreben prostor
4. Raziščite mesta, ki so na voljo s temi količinami prostora (stroški, lokacija, vključene storitve)
5. Preštejte število zvočnikov vsak dan in skupaj
6. Določite število in vrsto potrebnega podpornega osebja
7. Ugotovite, koliko udeležencev / govorcev / osebja potrebuje sobe
8. Pogajate se o stroških in datumih z razpoložljivimi lokacijami
9. Podpišite pogodbo z izbrano lokacijo

5. Objavite dogodek

1. Dokončajte vse podrobnosti z lokacijo dogodka
2. Poskrbite, da bodo udeleženci obveščeni
3. Obvestite vse govornike o temi in predstavitvi časa / dneva
4. Obvestite vse podporno osebje o nalogah in izmenah
5. Get RSVPs od udeležencev
6. Po potrebi obvestite udeležence zamenjave

6. Nadaljnje delo

1. Pridobite osnutke govorov iz vseh govornikov
2. Preglejte končne govore
3. Pridobite imenske oznake za vse udeležence, govornike, osebje
4. Nakup vseh materialov in daril za udeležence
5. Potrdite lokacijo dogodka

7. Pregled in ocena

1. Pošlji anketo o zadovoljstvu vsem udeležencem
2. Pošlji pregledno anketo vsem govornikom
3. Zahvalite se vsem govornikom in osebju
4. Srečanje s projektno skupino

Nadaljnje načrtovanje

Zgornja struktura razčlenitve dela projektnega načrta (WBS) prikazuje vzorec za načrtovanje sestanka podjetja. To je samo oris. Projektna skupina bi morala še naprej delati na teh vprašanjih in razširiti številne od njih. Poleg tega bi morali delati na potrebnem času za vsako nalogo, na relativni pomembnosti nalog in na medsebojnih odnosih / odvisnostih med nalogami.