9 Spretnosti za lažje vodenje srečanj

Srečanja lahko predstavljajo priložnost za izmenjavo idej, razpravljanje o izzivih in opredelitev akcijskih načrtov ali pa se končajo kot neproduktivni časovni upori. Na žalost menedžerji pogosto prispevajo k uresničevanju procesne disfunkcije.

Tukaj so ideje za upravljavce na vseh ravneh, da okrepijo svoje spretnosti za poenostavitev sestankov v podporo izboljšanju produktivnosti srečanja.

Kjer menedžerji gredo narobe s sestanki

Mnogi menedžerji menijo, da vedo, kako "voditi" srečanje. Določajo dnevni red, razpravljajo in sprejemajo vse odločitve. Čeprav je to lahko za upravljavce preprosto in učinkovito, je to pogosto zapravljanje časa ljudi in ne vključuje ustvarjalnega potenciala ekipe. Dejstvo je, da ima nasprotni učinek, saj se zaposleni nagibajo k umiku in odlaganju do vodje, ki želi biti odgovoren.

Obstaja veliko razlogov, zakaj upravitelji ne vključujejo svojih zaposlenih na sestanke, vključno z:

• Strah pred odpovedjo
• Napačno prepričanje, da morajo zato, ker so odgovorni, zagotoviti vse odgovore
• Pomanjkanje zaupanja v sposobnosti ali spretnosti reševanja problemov njihovih zaposlenih
• Pomanjkanje spretnosti za lažje spoznavanje

Medtem ko so prve tri točke vedenje slabih menedžerjev, zadnje, spretnosti posredovanja, se lahko naučijo in okrepijo s prakso.

Krepitev spretnosti za lažje srečanje

Po definiciji sredstva za olajšanje, Omogočiti lažje ali manj zahtevno; pomoč naprej “Da bi poslovodja omogočila srečanje (namesto da bi ga vodila), morajo biti pripravljeni, da se odpovejo svoji moči in so odprti za različne rezultate in pristope.

Ustrezno pospeševanje srečanj vključuje vključevanje vseh, ki sodelujejo pri prepoznavanju in reševanju težav. Ekipe bodo skoraj vedno razvile boljše, bolj ustvarjalne rešitve, kot bi jih lahko upravljal in jih bo vsakdo podprl pri izvajanju rešitev.

Tukaj je devet spretnosti, potrebnih za lažje srečanje, ki se lahko naučijo in izboljšajo s prakso:

1. Načrtovanje agende. Sodelovanje se začne z načrtovanjem dnevnega reda. Izbira tem, ki spodbujajo sodelovanje, tj. Problem, ki ga je treba rešiti, je veliko bolj zanimiv kot »informacijske« teme. Vendar je treba dodeliti dovolj časa, da se omogoči sodelovanje skupine.
2. Okolje in okolje. Logistika je pomembna! Ko bodo ljudje neprijetni, se ne bodo videli, se ne bodo slišali ali pa bodo lačni, bodo rezultati srečanj trpeli. Naučite se uporabljati logistiko kot način za spodbujanje velike udeležbe in odstranjevanje ovir.

1. Postavljanje vprašanj. Velika vprašanja spodbujajo veliko razpravo. Članek, »70 odličnih vprašanj usposabljanja s pomočjo modela GROW«, ponuja nekaj izjemnih spodbujevalnih razprav.
2. Aktivno poslušanje. Ko vodja parafrazira, preveri razumevanje in zastavi nadaljnja vprašanja, spodbuja večjo udeležbo in vodi razpravo.
3. Brainstorming. Večina ljudi misli, da že znajo razmišljati. Vendar pa ponavadi niso. V preveč okoliščinah se učinkovitost brainstorminga zmanjša zaradi slabega upravljanja procesov, močnih družbenih ali političnih pritiskov in slabih spretnosti za pospeševanje. Mnogi ljudje niso nikoli resnično doživeli moč dobro vodene seje brainstorminga.

1. Spretnosti za doseganje soglasja. Soglasje ne pomeni, da se morajo vsi strinjati z odločitvijo. To pomeni, da je vsakdo imel priložnost deliti svoje poglede in predlagati ideje. Ustrezno pospeševanje bo vodilo skupino od izmenjave idej k razvoju učinkovite odločitve. Doseganje soglasja traja več časa, vendar bo običajno pridobila močnejši vstop od skupine na splošno. Vendar ne pozabite, da soglasje ni končni cilj. Učinkovita odločitev za obravnavani problem je najpomembnejše vprašanje. Za več informacij o tem, kako voditi ekipo s postopkom sprejemanja odločitev s soglasjem, glej Okvir za sprejemanje odločitev v šestih korakih.

1. Reševanje konfliktov. Kadarkoli obstaja veliko ljudi, ki sodelujejo pri reševanju problema, je konflikt neizogiben. Dejstvo je, da raziskovalci skupine gledajo na konflikte v zvezi z nalogo ali vprašanjem kot del procesa za učinkovito odločanje. Vodja se mora naučiti, kako izkoristiti moč konflikta na pozitiven način.
2. Spretnosti neverbalne komunikacije. Medtem ko raziskovalci trdijo, da gre za natančne odstotke, bi se večina strinjala, da je več kot 50 odstotkov komunikacije neverbalno. Vodja mora biti sposoben prebrati ton skupine in govorico telesa ter oceniti stopnjo angažiranosti, odkritosti in predanosti.

1. Snemanje. Spretna skupina omogoča spoznavanje, kdaj naj se obrnejo na tablo ali tablo, da bi zajeli, kaj ljudje govorijo. S tem se ljudje počutijo, kot da se njihove ideje slišijo in cenjene, in služi kot dragocen zapis, ki ga je mogoče uporabiti za akcijsko načrtovanje in spremljanje.

Spodnja črta

Čas je dragocena dobrina v življenju in delu. Prizadevajte si za vodenje sestankov za optimalno učinkovitost in učinkovitost. Učenje, prakticiranje in uporaba zgoraj opisanih devetih spretnosti je odličen začetek.