Prednosti in slabosti Timesheets v oglaševanju

Številne industrije se zanašajo na časovne liste za spremljanje produktivnosti zaposlenih in izračunavanje zaslužkov in ugodnosti. Nekateri uporabljajo sistem "ura v" z uradnimi časovnimi karticami, drugi pa se zanašajo na sistem za upravljanje časa, ki beleži zapletene podrobnosti o tem, kako je bil vsak dan porabljen čas. Slednje je tisto, ki ga uporabljajo oglaševalske, marketinške in oblikovalske agencije po vsem svetu.

Vnos podatkov o teh časovnih presledkih, ki ga običajno opravijo zaposleni v kreativnem oddelku, zabeleži ure, ki so bile porabljene za vsak del projekta. To ne pomeni samo ustvarjanja kampanje, temveč tudi začetno informacijo, predstavitev stranke in celo čas, ki ga preživimo v poganjkih in produkcijskih studiih. Agencija lahko učinkovito obvladuje delovno obremenitev, ureditev zaračunavanja strank in način razdelitve časa med skupinami samo z jasno sliko o načinu porabe časa.

Timesheet na kratko

V zgodnjih dneh oglaševanja, tako kot toliko nalog tega obdobja, je bil čas ročno zabeležen na papirju s pisali in svinčniki (in veliko brisanja). Te dni je čas vnesen v računalnik ali tablični računalnik z uporabo prefinjene programske opreme, ki lahko izvleče poročila vseh sort. Večina trgovin ima zelo podobno predlogo, ki vključuje:

• Številka opravila
• Stranka
• Naloga
• Vsako osebje
• Datum in število opravljenih ur
• Cena na uro
• Čez čas

Ko začnete projekt za stranko, bo upravitelj računa ali upravitelj prometa odprl številko opravila in začel slediti ur. Ti se običajno ujemajo s predlogom ali ponudbo, ki je bila dana stranki, in bodo razdeljeni na ure, porabljene predvsem za raziskave, načrtovanje in strategijo, ustvarjalni razvoj, proizvodnjo in upravljanje projektov.

Če gre vse v načrt, se bodo dejanske ure, porabljene za projekt, lepo ujemale z oceno, vendar to ponavadi ni tako. Ustvarjalni razvoj pogosto uživa več časa kot katerikoli drug del procesa, zaradi spremembe v smeri, povratnih informacijah odjemalcev ali nezmožnosti, da bi krali. To lahko postane točka spora s stranko, ker ne želijo porabiti veliko dodatnega denarja za ustvarjalni čas, ker ustvarjalni oddelek ima težave pri iskanju rešitve.

Vendar pa je treba časovni razpored pravilno izpolniti, da bi spremljali ta čas in stranki pokazali, kako je bil denar porabljen, in kako deluje agencija. To je dober način, da vidite, ali so nekateri projekti preveč delovno intenzivni, da bi ustvarili dobiček, ali če so drugi tako donosni, da si zaslužijo naložbe v to stranko za nadaljnje delo. Na kratko, to je vloga urnika.

Prednosti

Evo zakaj so časovne liste življenjska sila katere koli agencije:

• Denar: Časovni listi prikazujejo agencijo (celo interno), koliko ur je bilo zabeleženih za vsak del vsake akcije. To je enostavno potem, da vidim, če je varovanje stranke je vredno, ali če je čas, da postavite stranko za vsak projekt posebej. Z interno agencijo ta čas morda ne vodi neposredno do zaračunavanja, vendar kaže, kako učinkovito upravljajo čas kreativnega oddelka. Če se odkrije, porabijo 90% svojega časa za samo en vidik poslovanja, ki lahko ustvari nekaj rdečih zastavic.

• Preglednost: Če so listi opravljeni pravilno, je preprosto videti, kje stvari potekajo gladko in kjer so ozka grla ali neučinkovitost. Zakaj je en tekstopisec porabil polovico časa za enega od drugega kot za drugega? In če je potrebnih več oglasov, bo hiter pogled na časovni list videl, če je oddelek preobremenjen.
• Zavezanost in odgovornost: Večina strank pričakuje, da bo določen del ur porabljen za projekt. Če ne verjamejo, da je bilo v službo vloženo pravo količino napora, lahko časovni listi zagotovijo podatke, ki bi rekli drugače. To je tudi način, kako nekaterim strankam pokazati, koliko vrednosti dobijo od agencije.

• Analiza: Pretekla uspešnost je pogosto dober pokazatelj prihodnosti. Če je stranka sesanje življenje iz agencije in da je pekel na vsakogar, podatki iz timesheets lahko pokažejo, če je vredno vodenje to stranko okoli, ali če je čas, da jih pustite. Na drugi strani enačbe pa lahko agenciji pokažejo dobičkonosnost nekaterih strank, ki zahtevajo minimalno ustvarjalno delo in trud, vendar največjo donosnost naložbe.

Slabosti

Z vsemi temi točkami, v čem je problem? No, obstaja razlog, da so časovni listi vsesplošno prezirani s skoraj vsemi, razen tistimi, ki delajo v agenciji:

• Čas: Veliko ljudi v agencijah, zlasti v kreativnih oddelkih, ne želijo posvetiti svojega časa upravi. Kot ustvarjalec je lahko škodljivo, da se odcepimo od velike ustvarjalne nevihte, da zapolnimo ure. Številni upravitelji računov imajo enake težave. To je ironično, vendar je čas za urnike redko dodeljen.
• Napake: To je neposredno v prvi točki. Veliko oglasov bo zapustilo urnike do zadnje minute pred koncem mesečnega obračunskega poročila. In to pomeni, da natančnost časovnega lista poteka od dokaj dobrega do strašnega. Težko si je zapomniti, koliko minut ste porabili za eno službo pred dvema tednoma, zato je pogosto del ugibanja. Če so časovni razporedi vsi ugibani, je to skoraj neuporabna.

• Slab fokus: Čas ni odličen pokazatelj odličnega oglaševanja. Ena trgovina lahko porabi 40 ur in ne proizvaja ničesar. drugi bi lahko delal 10 in izdelal mojstrovino. Časovni listi ne beležijo kakovosti mišljenja; samo čas, porabljen za to.

Prihodnost

Časovni listi so tu, da ostanejo, in jih je treba opraviti ročno. Samodejno sledenje časa ne deluje, ker zahteva ročni zagon in ustavitev. Če pozabite zagnati uro, izgubite ure. Pozabite, da ga ustavite, in nekateri slabi stranki se zaračunavajo za ure dela, ki so bili porabljeni za drug projekt. To pa bi lahko povzročilo težave (in celo tožbe) s prekomernim zaračunavanjem in izgubo dragocene stranke.

Edini način, da zagotovite dobro sledenje časom, je, da vztrajajo, da vsi v agenciji vsaj dvakrat na dan posodabljajo urnike, enkrat pred kosilom in nato še enkrat pred domom. Če se to zgodi, bodo časovni listi točni in koristni. In če se to ne zgodi, bi morale agencije dobiti motivacijo. Poiščite način za spodbujanje procesa sledenja časa.

Dajte tistim zaposlenim, ki vodijo natančen zapis svojega časa, tedenski bonus ali nekaj ur odmora ob petkih. Morda se zdi kot zapravljanje časa in denarja, vendar je lahko natančen časovni razpored za agencijo vreden veliko več kot nekaj sto dolarjev tu ali tam vsak teden.