Prednosti in slabosti politike Bring Your Own (BYOD)

Politika o uvedbi lastne naprave (BYOD) je zapletena za zdaj in za prihodnost. Pred dnevi pametnih telefonov in prenosnih računalnikov je bila zamisel, da bi od zaposlenega zahtevali, da prinese lastno opremo za delo, smešna. (»Radi bi vam ponudili službo tajnice, gospodična Jones, toda za delo si navedite svoj pisalni stroj.«)

Danes ima vsakdo v svojih žepih iPhone in prenosni računalnik na mizi, tako da mnogi menedžerji menijo, zakaj bi morali plačati za telefon ali prenosni računalnik, ko jih zaposleni že imajo? Zato se vam zdi, da se pojavlja podjetje Bring Your Own.

Če razmišljate o izvajanju politike BYOD, razmislite o prednostih in slabostih. Tukaj so prednosti in slabosti za vas, da razmislite, ko razmišljate o najboljši smeri za vaše podjetje.

Prednosti politike BYOD

Cena: Ugotovili boste, da so stroški nakupa telefonov in prenosnih računalnikov za vsakega zaposlenega visoko. Če prosiš zaposlene, da prinesejo svoje, ti prihrani dobesedno bogastvo. Lahko naletite na zaposlenega, ki nima lastnega pametnega telefona, vendar večina ljudi to že počne.

Nedavna raziskava Pew Research je pokazala, da 77 odstotkov ameriških odraslih že ima pametni telefon, 92 odstotkov 18-29-letnikov pa jih ima.

Priročnost:Zaposleni lahko v svoj žep vtaknejo en telefon in jim ni treba skrbeti za dve napravi. Delovna e-pošta, domača e-pošta, je vse skupaj. Vedeli boste, da lahko vedno dosežete svoje zaposlene, ker bodo vedno imeli telefon z njimi.

Vsak delavec ima rad svojo opremo:Če ima John rad iPhones, Jane pa ima rad Androide, lahko oba z veseljem uporabita svoj priljubljeni sistem. Ni jim treba učiti novih sistemov. Pogosto, če vaše podjetje plača za namestitev Microsoft Office ali Photoshop ali kakršno koli programsko opremo, ki jo potrebuje zaposleni za delo na osebnem prenosnem računalniku zaposlenega, je zaposleni z veseljem tudi programsko opremo za osebno delo.

Zaposleni nima nove krivulje učenja za novo opremo, ker zaposleni že razume, kako uporabljati lastne elektronske naprave. Lahko vstopijo na prvi dan za takojšnjo produktivnost.

Najnovejša tehnologija: To je velik strošek za vsako podjetje za posodobitev opreme, vendar so zaposleni pogosto bolj motivirani za plačilo, da zamenjajo svoj telefon ali prenosni računalnik z najnovejšo razpoložljivo napravo. To je dobro za vaše podjetje, saj se oprema posodablja hitreje, kot bi bilo, če bi jo morala družba plačati.

Občutek lastništva: Če izgubite telefon podjetja, je to bolečina, vendar vam bo podjetje ponudilo novo. Če izgubite svoj telefon, se svet konča. Zaposleni so zato bolj sposobni obdržati nadzor nad svojo opremo, ker dejansko pripada njim. Ne izgubijo le kosa plastike - izgubijo svoje fotografije, svoje spomine in tisto, kar se lahko počuti kot njihova desna roka.

Proti pravilnikom BYOD

Informacijska podpora: Če ima vsak zaposleni računalnik, tablični računalnik in telefon s standardno izdajo, lahko IT oddelek lažje podpira in popravlja naprave. Če ima vsak svoje, lahko postane zapleten, da ohrani delovanje elektronike. Ali boste morali namestiti programsko opremo po meri, ali bo delovala na vseh napravah? Kaj, če Jane ne želi posodobiti svojega prenosnika? Kaj pa, če John želi zagnati Linux, medtem ko vsi ostali uporabljajo Windows?

Varnost: Kakšne podatke generira in uporablja vaša organizacija? Pravila o tem, kako naj zaposleni uporabljajo naprave v podjetju, je preprosto, vendar zaposlenim ni tako enostavno povedati, da svojemu trinajstletniku ne morejo dovoliti, da na svoj prenosnik napišejo šolski papir. Kaj boste storili, da se prepričate, da so podatki o vašem podjetju varni?

Kaj se zgodi, ko zaposleni zapusti zaposlitev? Ko boste zapustili podjetje, boste želeli odstraniti vse zaupne informacije iz vsake naprave zaposlenega. Vendar ne želite izbrisati njihovih osebnih podatkov. Nihče ni zadovoljen, če rečete: »Iz računalnika mora izbrisati vse fotografije in dokumente, da se prepričate, da ne boste vzeli nobenih zaupnih informacij.«

Morali boste ugotoviti, kako boste zavarovali svoje zaupne informacije, preden se zaposleni zaveže, da bo uporabljal svojo opremo za delo. Prepričajte se, da ste od začetka jasno navedli, kaj boste storili s tajnimi podatki na napravi, ali boste imeli težave, ko zaposleni odide.

Kaj se zgodi s telefonsko številko, ko zaposleni odide? Če je Jane prodajna oseba, ki uporablja svojo osebno telefonsko številko za namene dela, ko se odpove in preseli v vašega konkurenta, imajo vse njene stranke še vedno njeno telefonsko številko v svojih zapisih.

Ko pokličejo, bo odgovorila in Jane bo imela veliko lažji čas, da te stranke premesti v novo podjetje. Tudi če bi Jane podpisala sporazum o prepovedi konkurence, če bi stranke prišle k Jane, jih ne morete zakonito ustaviti. Dokler Jane ne išče strank, je jasno.

Sklepi o politiki BYOD

Ali je politika BYOD prava za vaše podjetje? Politika BYOD lahko dobro deluje za vaše podjetje. Ampak ne sprejemajte odločitev zgolj na podlagi udobja in stroškovnih dejavnikov. Pomislite, kako bo politika BYOD vplivala na vaše podjetje in razmišljala o tem, kaj želijo vaši zaposleni.

Poglejte v prihodnost in sprejemajte odločitve o tem, kako ravnati z napravami, ko zaposleni zapusti organizacijo. Politika BYOD lahko pomaga pri postavitvi vašega podjetja za uspeh, zlasti za majhna podjetja, vendar pa obstajajo določene pomanjkljivosti, ki jih potrebujete za identifikacijo in upravljanje.

--------------------------------------

Suzanne Lucas je svobodna novinarka, specializirana za področje človeških virov. Delo Suzanne je bilo objavljeno na publikacijah z opombami, vključno s Forbesom, CBS, Business Inside r in Yahoo.