Celovit pregled projektnega vodenja

Inštitut za vodenje projektov (PMI) opredeljuje projektno vodenje kot "izpolnjevanje zahtev projekta z uporabo znanja, veščin, orodij in tehnik za projektne dejavnosti. To se doseže z uporabo iniciacije, načrtovanja, izvajanja, nadzora in zaprtja projekta.."

Čeprav se zdi, da je ta opredelitev zapletena, so principi upravljanja projektov dejansko zakoreninjeni v zdravem smislu in praktičnosti. Ne glede na to, ali želite svojim strankam zagotoviti projektno vodenje ali vaš cilj, da postanete vodja projekta, upoštevajte osnove projektnega vodenja korak za korakom. Preden začnete, ugotovite, ali je storitev, ki jo nameravate ponuditi (ali naloga, ki jo sprejemate), resnično projekt.

Splošno upravljanje v primerjavi z vodenjem projektov

Kako se odločite, če je nekaj projekta ali ne? Če želite to razčleniti, ločite dve različni področji upravljanja na funkcionalno (ali splošno) upravljanje in vodenje projektov.

Funkcionalno ali splošno upravljanje je neprekinjeno delovanje naloge. Primer je, če imate tehnološko podjetje in imate odjemalca, za katerega nudite podporo za varnostno kopiranje in nenehno upravljate svoj letni račun, tako da varnostno kopirate svoje strežnike in jim zagotovite tedensko poročilo o dejavnostih. Če to delate pet let in imate z naročnikom obnovljivo pogodbo, je vaše delo stalno in zato splošno ali funkcionalno.

Če pa vaša stranka želi uvesti nov sistem za upravljanje vsebin in imajo eno leto, da razvijejo nov sistem in vas prosijo, da vodite njegov razvoj, vas je vaša stranka vključila v projekt.

Podobno, če delate s človeškimi viri in vaša naloga je, da upravljate proračun oddelka in nadzirate mlajše sodelavce, potem imate funkcionalno delo, ker je to stalno delo, ki nima definiranega cilja.

Po drugi strani pa, če imate enako kadrovsko službo in direktor vašega oddelka vas prosi, da uvedete nov program zaposlovanja (in vam zagotovi rok in proračun) in vas naredi vodjo projekta, potem je to projekt, ker ima začetni in končni datum, opravilo pa se zgodi samo enkrat.

Vizualizacija vašega projekta v tri dele

Zdaj, ko razumete bistvo tega, kar predstavlja projekt, si lahko podrobneje ogledate upravljanje projektov. Z uporabo programa za zaposlovanje kot primer, zdaj ko veste, da je potreben projekt, je naslednji korak opisovanje obsega, časa in potrebnega proračuna.

Projektno vodenje je načrtovanje, organiziranje in nadzor obsega, proračuna in časa projekta zaposlovanja. Za pomoč pri vizualizaciji projekta narišite preprosto piramido. Vsaka črta piramide predstavlja enega od treh glavnih delov projekta (tj. Obseg, čas in proračun). Prazen prostor na sredini piramide je kakovosti dobavljenega izdelka. Piramida je pomembno orodje, ki si ga morate zapomniti, ko načrtujete svoj projekt, ker se zaradi povečanja ali skrčenja treh glavnih delov vpliva na kakovost izdelka.

Obseg projekta

Opredelitev obsega je pogosto najtežji in najzahtevnejši del projektnega vodenja. Podrobnosti projekta so na začetku na splošno neznane, zato je treba oceniti, kakšne dejavnosti in naloge so potrebne za izvedbo projekta. Področje obsega vse različne dejavnosti in naloge, ki se bodo izvajale za izdelavo končnega izdelka, ki ga boste zagotovili. Določitev obsega projekta vam bo pomagalo določiti čas in proračun, ki ga boste potrebovali za dokončanje projekta.

Dober način za začetek je, da preprosto zapišete tisto, kar mislite, da je potrebno za dokončanje naloge. Nato se posvetujte z drugimi, da dobite celovit pregled nad vsemi dejavnostmi.

Čas projekta

Ko vzpostavite začetno območje, lahko začnete dodeljevati čas za vsako dejavnost in nalogo, poleg tega pa si lahko ogledate večjo sliko projektov. Vprašajte se, katere dejavnosti se bodo zgodile istočasno in katere bodo potekale zaporedoma. Prav tako bodite pozorni na to, koliko ljudi bo pregledalo projektne dejavnosti, ker bo to vplivalo na čas, ki bo potreben za dokončanje koraka. Presenetljivo je, kako dolgo traja preprosta naloga, ko jo morajo pregledati trije ljudje. Po izračunu časa, potrebnega za dokončanje kumulativnih dejavnosti in nalog, ste pripravljeni ustvariti časovni razpored projekta, ki ga bo sledila projektna skupina.

Proračun projekta

Na tej točki ste ugotovili, kaj (obseg) in dolžina (čas) projekta, zdaj je čas, da določite proračun. Podobno kot izračunavanje časa za projekt, se boste morali pogosto posvetovati z drugimi, vključno z vodji oddelkov, da določite natančen proračun. Proračun je sestavljen iz več vidikov, vključno z uporabo ljudi in materialov, ki so vključeni v izvedene dejavnosti, in kako dolgo bodo (tj. Ljudje) potrebni in uporabljeni materiali.

Komunikacija je ključ

Pogosto je potrebno, da stranka (ali šef) želi, da se projekt zaključi v vnaprej določenem času in proračunu, ne da bi upoštevali obseg projekta. Težava pri tem je, da skoraj vedno ne moremo dokončati obsega projekta zaradi časovnih in proračunskih omejitev. Zato se del projektnega vodenja pogaja o pogojih projekta s stranko ali šefom. Med celotnim pogajalskim procesom in celotno dolžino projekta je dobra jasna komunikacija najpomembnejša spretnost, ki jo boste potrebovali.

Bolj jasno ko komunicirate izzive na poti, bo srečnejša vaša stranka ali šef.