Kaj so potni stroški, ki jih bodo plačali delodajalci?

Potni stroški so izdatki, ki jih zaposleni opravijo med potovanjem v podjetju. Poslovanje podjetja lahko vključuje konference, razstave, poslovna srečanja, srečanja strank in strank, sejmi za zaposlitve, usposabljanja in prodajne klice.

Stroški lahko vključujejo nastanitev, povračilo prevoženih kilometrov osebnih avtomobilov, lete, zemeljski prevoz, nasvete za prodajalce, obroke, nasvete natakarjem, postrežbo v sobi in druge nepredvidene stroške, ki bi jih delavec lahko imel na poti.

Odhodki, ki jih bo organizacija povrnila, se nahajajo v poslovni politiki podjetja. Spoznajte politiko svojega podjetja, ker se lahko stroški, tako različni, kot so kemično čiščenje in članstvo v telovadnici, pokrijejo za zaposlene na daljših potovanjih, poleg pričakovanih potnih stroškov, nastanitve in obrokov.

Potni stroški za zaposlene na dolgoročnih nalogah

Pri uporabi dolgoročnih stanovanjskih objektov za zaposlene, ki potujejo, številni delodajalci ponujajo priložnosti za obisk delavca, ko zaposleni veliko potuje za svoje delodajalce. Ko je zaposleni začasno dodeljen na drugo lokacijo podjetja, bodo delodajalci včasih plačali za družino zaposlenega obisk v predpisanih časovnih intervalih.

Delodajalci si prizadevajo, da bi zaposlenim, ki so dalj časa odsotni od doma in družine, zagotovili možnosti, ki so vredne. Morate izkoristiti vse potovalne privilegije, ki jih vaš delodajalec ponuja za krepitev morale in predanosti zaposlenih.

Razvedrilo za stranke na konferencah, pri prodajnih klicih in obiskih na kraju samem so drugi stroški, ki jih je mogoče povrniti, vendar veste, kakšne so politike podjetja, tako da ne presežete omejitev, ki veljajo za stroške zabave.

Spoznajte tudi politiko vašega podjetja glede dodeljevanja kreditov za letalske milje. To se spreminja. Nekatera podjetja omogočajo zaposlenim, da pridobijo kilometre letalskih prevoznikov, ki jih lahko nato uporabijo za osebno potovanje po družini. Drugi imajo banko potovalnih kilometrov, ki jih uporabljajo za pokritje dodatnih poslovnih potovanj zaposlenih. Spet je bistvenega pomena poznavanje politik vašega podjetja.

Kako delodajalci plačajo za potne stroške zaposlenih?

Običajno organizacije plačajo potne stroške za zaposlene na te tri načine.

Kreditne kartice podjetja

Kreditne kartice se izdajajo zaposlenim, ki morajo pogosto opravljati poslovna potovanja. Zaposleni lahko zaračunajo večino stroškov, ki jih imajo na poslovnem potovanju, na kreditno kartico podjetja. Za povračilo nepredvidenih dogodkov, kot so nasveti in hitra hrana, bodo morali zaposleni izpolniti poročilo o stroških, ko se vrnejo s svojega potovanja.

Plačilne kartice so primerne za zaposlene, saj jim ni treba priti do denarja za plačilo poslovnih stroškov pred povračilom. Kljub temu postanite dobro seznanjeni s politiko vašega podjetja; morda boste morali račune in drugo dodatno dokumentacijo obrniti, tudi če te stroške zaračunate kreditni kartici.

Gotovina

Organizacije brez kreditnih kartic podjetja zaposlenega zahtevajo, da zaposleni izpolnijo poročilo o povračilu stroškov za vsak izdatek, medtem ko je zaposleni na poti. Na splošno zahtevajo prejemke in določeno stopnjo utemeljitve za vsak odhodek.

Le v redkih primerih bi organizacija od zaposlenih zahtevala plačilo za predmete z velikimi vozovnicami, kot je letalska vozovnica, in pozneje zahtevala povračilo stroškov. Naročilo za nakup ali kreditna kartica podjetja bo plačalo za velike stroške. Zaposleni pa morajo pogosto plačati gotovino za vsakodnevne potne stroške, ki se kasneje povrnejo.

Dnevnice

Dnevnica je dnevno nadomestilo za določen znesek denarja, ki ga zaposleni prejme za kritje vseh stroškov. Zaposleni je odgovoren za to, da v okviru parametrov zneska denarja, ki mu je vsak dan dodeljen vsakič, izbira zdrave stroške potovanja.

Nekatera podjetja plačajo neposredno za prevoz in nastanitev, vendar potnikom plačajo dnevnice za vse druge stroške, vključno z obroki in zemeljskim prevozom. Znano je, da zaposleni ne porabijo dovolj sredstev, da bi obdržali dodaten denar iz dnevnic. Podjetja to običajno dovoljujejo.

Znanje o politiki potovalnih stroškov delodajalca je odgovornost zaposlenega

Zaposlenim, ki potujejo poslovno, svetujemo, da so na tekočem s politiko potovanj v podjetju in s stroški, ki jih krijejo povračila. Stroški, ki ne spadajo v politike, se praviloma ne povrnejo ali pokrijejo.

Večino podjetij zahteva prejemke, razen tistih, ki plačujejo dnevnice. Tudi vaše podjetje ima verjetno obliko, ki jo pričakujejo od zaposlenih pri obračanju potnih stroškov.

Da bi ostali na vrhu povračljivih stroškov, imajo zaposleni pogosto rok, v katerem morajo vložiti poročilo o odhodkih in uporabiti ustrezne račune. Oddelek za finance bo imel smernice, ki mu bodo pomagale ostati aktualne.

Če imate vprašanja o tem, kaj predstavljajo ustrezni potni stroški v vaši organizaciji, se posvetujte s svojim vodjem in kadrom. Ne želite porabiti denarja in kasneje prejeti presenečenje.

Več povezanih s poslovnimi potovanji in izdatki za zaposlene

• 10 nasvetov za zmanjšanje stroškov poslovnega potovanja
• Ali naj zaposleni delijo sobe?