Kako lahko izkoristite revizijo projekta

Vsak projekt lahko občasno izkoristi revizijo. Ampak ne skrbite, ni tako strašno, kot se sliši. Revizija projekta je, kjer nepristranska oseba pregleda vaš projekt in daje napotke o tem, kaj bi lahko storili drugače, da bi izboljšali svoje možnosti za uspeh. Ta članek pojasnjuje vse in vas vodi skozi, kako se pripraviti na revizijo projekta.

Kako je uradna revizija projekta

Revizija projekta je običajno formalna vaja. Neformalni ekvivalent se običajno imenuje medsebojni pregled. Tukaj sodelavec pregleda vaš projekt in povezano dokumentacijo ter vam posreduje povratne informacije o tem, kje bi morali porabiti več časa.

Revizije projektov so formalne, saj imajo običajno določeno vrsto vprašanj in jih izvaja nekdo, ki tovrstne stvari redno opravlja.

Kdo izvaja revizije projektov

Oseba, ki izvaja revizijo projekta, je lahko še en vodja projekta (verjetno nekdo z veliko izkušnjami pri vodenju projektov), ​​vendar je bolj verjetno, da bo nekdo iz projektne pisarne, ki pogosto izvaja revizije.

To bo nekdo, ki se lahko šteje za nepristranske, zato ne bo vaš linijski vodja ali sponzor projekta. Lahko bi bila celo skupina ljudi, odvisno od velikosti projekta.

Kako se pripraviti na revizijo projekta

Prva in glavna stvar, ki jo je treba organizirati, je, da imate kopije projektne dokumentacije, ki jo mora revizor pregledati. Če imate koordinatorja projekta, jih prosite, naj sestavijo paket dokumentov (po možnosti elektronski). Vse informacije bi morale biti lahko dostopne, toda tudi če to storite, lahko ta korak traja še nekaj časa. Prepričajte se, da je za revizorja na voljo načrt projekta, dnevnik tveganj, dnevnik izdatkov, proračun in časovni razpored.

Kdo mora sodelovati

To je odvisno od vrste stvari, ki jih želi pregledati revizor. Kot vodja projekta boste morali nekaj časa preživeti z njimi. Pričakujte, da bodo člani vaše ekipe poklicani k klepetu z revizorjem.

Upoštevajte, da dlje časa, ko se ukvarjajo z nalogami, povezanimi z revizijo, manj časa za projektno delo, zato boste morda morali prestaviti nekatere dejavnosti in delovati počasneje v obdobju revizije.

Kako dolgo traja revizija projekta

Za revizijo projekta ni določenega časovnega obdobja. Na velikih projektih boste ugotovili, da traja veliko dlje. Pri majhnih projektih je revizor mogoče opraviti v nekaj urah. Takoj, ko veste, da bo vaš projekt revidiran, vprašajte revizijsko skupino, kako dolgo predvidevajo, da bodo sprejeli svoje delo.

Kaj išče revizija

Če je bila revizija sprožena zaradi posebne zaskrbljenosti, kot je neuspeh pri doseganju ciljev kakovosti, lahko pričakujete, da bo to področje globoko raziskala. Rutinska revizija bo na splošno obravnavala različna področja vodenja projektov in rezultate, na katerih projekt deluje. Pokrivala bo čas, stroške in kakovost vašega projekta ter sodelovanje zainteresiranih strani.

Cilj revizije je ugotoviti, ali bo projekt dosegel svoje cilje ali ne. Če revizor meni, da na podlagi trenutne uspešnosti projekt ne bo dosegel teh ciljev, bo predložil priporočila za ukrepanje.

Priporočila so odvisna od tega, kaj najdemo

Priporočila revizorjevega poročila bodo odvisna od tega, kaj so ugotovili. Pričakujte, da bodo pozitivne in oblikovane na način, ki vam bo omogočil, da jih enostavno sprejmete. Morali bi biti praktični.

V eni skrajnosti lahko revizor priporoči, da je vaš projekt zaprt, čeprav bi se to zgodilo le, če bi menili, da ni nobene možnosti, da bi projektno delo od te točke naprej prineslo kakršno koli vrednost za organizacijo.

Oglejte si revizijo vašega projekta kot pozitivno izkušnjo. Zagotoviti vam mora zgodnje opozarjanje na znake, da je vaš projekt v težavah in da je to priložnost za delo z izkušenim strokovnjakom za projekte. Izvajanje njihovih priporočil bi vas, vašo ekipo in vaš projekt lahko naredilo uspešnejše in to je lahko le dobra stvar.