Načini, kako zahtevati pomoč sponzorja projekta

Odnos med projektnim vodjem in sponzorjem projekta je podoben tradicionalnemu razmerju med zaposlenimi in vodjem. Sponzor projekta ne sme biti neposredni vodja projektnega vodje ali celo vodja poveljevanja vodje projekta. Kljub temu sponzor projekta podpira vodjo projekta, saj projektna skupina deluje v smeri dokončanja projekta.

Kot nadzornik je eden od največjih načinov, kako sponzor projekta podpira vodjo projekta, obravnavanje vprašanj, ki jih lahko obravnava le nekdo, ki ima organizacijsko moč sponzorja projekta. Ko vodje projektov naletijo na težave, ki jih lahko rešijo samo sponzorji projekta, je to tisto, kar morajo voditi projektni vodje.

Izpuh Vse druge možnosti

Sponzorji projekta so ponavadi na organizacijskem nivoju, kjer je večina odločitev težkih, ker če je odločitev enostavna, je na nižji ravni. Hitro morajo sprejemati težke odločitve, včasih z omejenimi informacijami.

Kot vodja projekta se morate prepričati, da ste izčrpali vse druge možnosti za rešitev problema, preden se odpravite na sponzorja projekta. Recimo, da imate člana projektne skupine, ki ne izpolnjuje svojih obveznosti. Preden zadevo pošljete sponzorju projekta, poskusite rešiti vprašanje ena-na-ena s članom projektne skupine. Ko to ne deluje, se obrnite na nadzornika člana skupine. Ko to ne uspe rešiti težave, lahko problem prenesete sponzorju projekta.

Izčrpali ste možnosti za reševanje vprašanj od spodaj navzgor. Zdaj lahko sponzor projekta dela na tem vprašanju od zgoraj navzdol. Sponzor projekta mora zadevo rešiti s svojim vrstnikom in vas obvestiti o dogovorjenem poteku.

Zadnja stvar, ki jo želite storiti, je, da sponzor projekta pripravi resolucijo, ki bi jo lahko izvedli pod svojo oblastjo brez pomoči. Včasih se to zgodi. Vsakdo dela napake. Naučite se iz teh situacij, ko se pojavijo, in boste za to boljši vodja projekta. Naslednjič, ko pride do podobne situacije, boste ravnali bolje kot prej.

Bodite specifični glede tega, kar potrebujete

Medtem ko so sponzorji projekta navajeni delati na podlagi nepopolnih informacij, vodja projekta ne sme izpustiti ustreznih informacij. Pomembno je, da ima sponzor projekta kontekst za to, da mu je situacija potrebna.

Ko ima sponzor projekta ustrezen kontekst za odločitev, natančno opišite, kaj potrebujete od sponzorja. Potrebujete usmeritev, kako nadaljevati? Ali potrebujete pooblastilo za ukrepanje? Ali potrebujete rešen problem? Potrebujete sredstva, ki jih ne morete dobiti sami?

Če niste natančno pretehtali, kaj potrebujete, se lahko odločite, kaj potrebujete, a kasneje ugotovite, da ste se zmotili. Razmislite o tem vprašanju, preden ga odnesete sponzorju, da zmanjšate tveganje zapravljanja časa drug drugega.

Naj bo vaša zahteva osredotočena

Sponzorji projekta so zaposleni ljudje. Nešteto vprašanj je vleklo na časovni razpored sesanja svojega časa.

Ko vodja projekta resnično potrebuje čas sponzorja projekta, to ni slaba stvar ali vdor sponzorjevega časa. Čas, porabljen pri vodji projekta in sponzorju projekta, mora biti zelo produktiven. Poskrbite, da bo vaša zahteva osredotočena, tako da boste potrebovali le toliko časa sponzorja.

Ker vaš sponzor doživlja produktivne izkušnje enkrat naenkrat z vami, se bo veselil vaših srečanj. Ljudje na visokih ravneh organizacije pogosto porabijo svoj čas za neproduktivne sestanke, ki jih morajo obiskati. Udeležba na produktivnem srečanju bi lahko bila spodbudna sprememba hitrosti za vašega sponzorja projekta.