Upravljanje sprememb na projektih dela

Vodje projektov porabijo veliko časa za izdelavo načrtov in oblikovanje timskih ciljev. Sponzorji, zainteresirane strani in ekipe nato porabijo veliko časa za spreminjanje obsega dela in postopka uvajanja. Imeti jasen, enostaven postopek upravljanja sprememb in ustaljen pogled na širšo sliko, čeprav se nekateri detajli premikajo, je daleč v smeri, da se projekt premakne naprej in vam omogoči, da ohranjate svoj hlad.

Sprejmite to spremembo

Spremembe se zgodijo na skoraj vsaki točki življenjskega cikla vodenja projekta. Ob spoznanju, da so spremembe neizogibne - dejansko pogosto koristne - deli procesa omogočajo najboljšim projektnim vodjem, da sprejmejo bolj agilne pristope k načrtovanju in izvajanju. Vzpostavitev strategij za učinkovito spopadanje s spremembami, ko se pojavijo, je najhitrejši način, da vsakdo vidi na nagradi, celo v luči tega, kar se včasih zdi konstanten premik v smeri.

Definiran, strukturiran proces upravljanja sprememb je vaša izvedbena igra; vaša strategija 'biblija'. Za vas bomo opredelili, kako se najbolje odzvati kot vodja na predloge - celo zahteve - za spremembe v razvojnem procesu. Pomagal vam bo, kako elegantno in zanesljivo krmariti včasih sporne pokrajinske cilje za doseganje končnih ciljev vseh strani.

Proces upravljanja sprememb

Postopek upravljanja sprememb izgleda takole:

• Prejemanje zahteve / zahteve po spremembi procesa na projektu
• Ocenite zahtevo / zahtevo za spremembo s poudarkom na proračunu projekta glede:
• materialov
• ustrezne zahteve za dovoljenja
• človeških ur
• izgubljeni / pridobljeni čas
• Pripraviti in predstaviti projektnim delničarjem / povezati vaša priporočila za nadaljnje postopke glede na zahteve
• Prejmite odobritev ali odklon odločitve delničarjev

Oglejmo vsakega od teh korakov:

Prejemanje zahtevka / zahteva po spremembi v procesu na projektu

Prejeli boste zahtevo za spremembo projekta na stotine različnih načinov: na sestanku, po e-pošti, po telefonu, na hodniku, ko zvečer hitite iz pisarne.V idealnem primeru boste dobili informacije o obrazcu za zahtevek za spremembo, vendar morate vedeti, da mnogi pomembni deležniki v resničnem življenju menijo, da je dokončanje te vrste papirja služba vodje projekta - in v vašem podjetju je lahko.

Predloga za spremembo projekta (več o tem v minuti) bi morala natančno in jedrnato zajeti vse podrobnosti zahtevka, ne glede na to, kako neformalno pridejo do vas. Ko ugotovite, da so vse podrobnosti natančno zabeležene, zaženite obrazec mimo pobudnika za preverjanje, da so bile vse točke naslovljene v celoti.

Ne pozabite, da se lahko spremembe nanašajo tudi na delo. Ne predvidevajte vedno, da se bodo spremembe nanašale na nalaganje dela. Postopek je enak, ne glede na to, ali povečujete ali zmanjšujete obseg projekta.

Izvedite oceno sprememb

Podrobno si oglejte zahtevo za spremembo. Ocenili boste vpliv na:

• Urnik
• Dokumentacija
• Dosedanje delo in delo, ki ga je še treba opraviti
• Proračun
• Ukrepi kakovosti
• Področje uporabe
• Razpoložljivost virov

Na primer, sprememba programske opreme je lahko ocenjena na 5 dni. To ne bi pomenilo samo 5 dni za urnik, ker bi potisnilo drugo nalogo in to premaknilo v časovnem okviru, kjer je ključni vir na počitnicah. Tudi to nalogo bi bilo treba premakniti, zato bi ta sprememba na splošno pripeljala do 8 dni. To bi stalo $ 5k, in dodatnih 8 dni nas je potisnilo v še en mesec z dobaviteljsko pogodbo, tako da so stroški tudi tam. Kakovost ostaja enaka, vendar spremembe vsebujejo nove spremembe.

Vso ustrezno dokumentacijo bi bilo treba posodobiti, vključno s projektnim načrtom in priročniki za usposabljanje, ki so se že začeli.

Torej v veliki sliki ima preprosta petdnevna sprememba odmevne učinke. Pred sprejetjem odločitve o izvajanju je treba upoštevati vse pomembne dejavnike, saj lahko celotna slika spremeni rezultat.

Pripravite in predstavite priporočila

Oboroženi z razumevanjem celotnega učinka zahtevane spremembe ali sprememb, predstavite svoja priporočila glede sposobnosti prehoda.

V nekaterih primerih spremembe ne bodo izvedene, ker bo zaznana korist manjša od stroškov. V drugih primerih je mogoče najti dovolj koristi za nadomestitev stroškov dodatnega dela. Drugi primeri še vedno kažejo, da so spremembe neizogibne in izven vašega nadzora, ne glede na negativni učinek, ki je posledica regulativnih ali skladnih vprašanj ali notranjih vprašanj, kot je organizacijsko prestrukturiranje.

Odločitev

Za majhne spremembe, ki sodijo v okvir vaše omejitve pooblastil, je odločitev, ali želite sprejeti ali zavrniti spremembe, na vas (s pravim vnosom ekipe). Vse, kar je večje, mora odobriti sponzor projekta ali projektni svet. Pogoji, ki spadajo v katero kategorijo, so na splošno jasno opredeljeni na začetku vsakega projekta.

Ne glede na izid, je pomembno, da so vsi, ki so vključeni v proces, obveščeni. Odvzemanje članov ekipe na kateri koli točki razvoja lahko stane celovitost celotnega projekta in tudi vsa prihodnja sodelovanja.

Orodja za upravljanje sprememb

Razvite so bile številna orodja za upravljanje sprememb, da bi bil ta proces lažji in bolj poenostavljen. Osrednja točka vsakega orodja za upravljanje sprememb mora biti:

• Kontrolni seznam ali procesni zemljevid, po katerem se udeleženci premikajo skozi ustrezne ukrepe za povečanje obsega projekta
• Obrazec zahteve za spremembo predloge (Opomba: Če vaši projekti delujejo na spletu iz avtomatiziranega delovnega toka, je odlična ideja, da je ta obrazec vključen na seznam dokumentov)

Oblikovanje obrazca za zahtevek za spremembo projekta

Obrazec za zahtevek za spremembo projekta mora vključevati:

• Ime osebe, ki zahteva spremembo ("prosilec").
• Enolični identifikator, kot je številka spremembe (to lahko dodate pozneje, saj je malo verjetno, da bo kdo od ljudi, ki bo zahteval in uporabil obrazec, vedel, kaj naj vnese tukaj).
• Opis predlagane spremembe s čim več podrobnostmi.
• Kategorija spremembe. V idealnem primeru bi morali prosilci imeti možnost, da izberejo od predhodno sestavljenega oddelka, tako da morajo samo označiti polje. To je dober kraj za ugotavljanje, ali je zahteva za spremembo povezana z regulacijo ali notranjo skladnostjo - če je (resnično), lahko mimo veliko korakov načrtovanja in ocenjevanja in preprosto nadaljujete z njim.
• „Zakaj“ spremembe. Kakšna je utemeljitev za njegovo izvajanje? Zakaj ga prosilec želi?
• Možen vpliv predlagane spremembe na različne elemente projekta, vključno s časom, stroški, kakovostjo, obsegom. Prosilec morda nima vseh podrobnosti, zato lahko zahteva pomoč pri izpolnjevanju teh praznih mest skozi korak ocenjevanja sprememb. Najmanj, kar iščete na tej točki, je pojasnilo, ali lahko poveča, zmanjša ali spremeni obstoječe parametre projekta.

Obrazce za zahtevek za spremembo je treba zaokrožiti s prostorom za podrobnosti, ki jih morate izpolniti, saj se o nadaljnjih spremembah razpravlja. Predloga mora vsebovati tudi prostor za:

• Spremeni odločitev: Sprejmi, Zavrni ali Odloži
• Ime osebe, ki sprejme odločitev (ali skupino), in datum, ko je bila odločitev sprejeta, in morebitne dodatne pripombe.

Spremembe in upravljanje projektov

Upravljanje obsega projekta je proces, ki filtrira in izpopolnjuje razlike med potrebnim za uspešno izvedbo projekta in ne. Ko prejmete zahteve za spremembo projekta, je treba razmisliti, kako lahko te spremembe vplivajo na celoten projekt. Vaš proces upravljanja sprememb vam pomaga izboljšati in opredeliti v kontekstu, zakaj je sprememba praktična ali potrebna.

Vodnik po znanju o vodenju projektov (PMBOK Guide) - Upravljanje s spremembami pokritosti projektov pete izdaje je vredno omeniti, ker ni tako intuitivno, kot si morda mislite. Vodnik »PMBOK« vključuje odlične smernice za zagon v obliki procesa, imenovanega „Nadzorni obseg“ v razdelku Upravljanje projektnega področja. Vendar pa je treba proces upravljanja sprememb pri projektih obravnavati bolj celostno, kar se odraža v besedilu. Uporabniki "PMBOK Guide" bi se morali sklicevati tudi na postopek Izvajanje integriranega nadzora sprememb, saj jasno določa, kako se vse povezuje v širši krajini.

Da bi postali PMP, je pomembno razumeti, kako »PMBOK Guide« zajema upravljanje sprememb, saj bo to del vašega pregleda. Vendar ne pozabite, da mora biti proces upravljanja sprememb, ki ga boste dejansko uporabili na projektih, integriran, lahko slediti in praktičen.

Vodenje vaše ekipe s procesom sprememb

Projektna skupina je ključnega pomena za uspeh katerega koli projekta, zato jim pomaga pri aktivnem upravljanju sprememb v procesu.

Tukaj je 5 načinov, s katerimi lahko hitro pomagate vaši skupini, da se sprijazni s procesom upravljanja sprememb projekta:

1. Bodite odprti glede sprememb. Naj vaša ekipa ve, da se pričakujejo spremembe pri projektih.

2. Bodite odprti glede procesa. Proces upravljanja sprememb, o katerem razpravljamo tukaj, ni vsakomur naravno. Večina članov ekipe ne bo vedela, kaj se od njih pričakuje, dokler jih ne svetujejo. Naredite sestanek, ki bo potekal skupaj z njimi, in naj vsakdo ve, kakšna je njegova vloga pri njegovem izvajanju.

3. Poenostavite. Sprememba projekta je pogosto v najboljšem primeru pod nadzorom kaosa. Koraki, ki jih naredite za uspešno navigacijo, definirajo vašo usmeritev kot vodja projekta. Vaša ekipa lahko najde spremembe, ki vznemirjajo - še posebej velike ali tiste, ki obračajo odločitve, za katere se domneva, da bodo rešene, in ovire, ki se zdijo dolgotrajne. Urnik je napačen, proračun je lahko drugačen, zahteve so vsekakor drugačne.

Vaša ekipa vas pričakuje za vodenje in stabilizacijo. Poskrbite za čim lažji postopek.

4. Bodite tam, da pomagate. Nov način dela zahteva čas za uspešno integracijo. Če ste že prej neuradno (ali sploh ne) spreminjali projektne spremembe, lahko sprememba formalnega postopka traja nekaj časa, da postane "način, kako delamo tukaj". Skupina mora vedeti, da ste tam, da jim boste lahko pomagali, če boste potrebovali nekaj mimo vas.

5. Ne bojte se reči ne. Vse spremembe niso smiselni predlogi. Naj vaša ekipa ve, da bo v tem pogovoru s predlagateljem sprememb ostala pri njih, če se bodo močno zavedali spremembe, ki ni prava stvar za projekt.

Neuspeh pri upravljanju sprememb je glavni med načini, kako lahko projekt popolnoma iztirimo, zato pazite. Oborožene s pravimi informacijami in procesi, se projektne spremembe lahko obravnavajo na nadzorovan, pameten in koristen način za vse vpletene.