Kako narediti navadno dolgočasno delo srečanje bolj razburljivo

Srečanja so neizogiben del poslovanja. Delite informacije, razmišljate o idejah, ustvarjate rešitve in ustvarjate procese in sisteme. Težava je v tem, da je veliko teh srečanj boleče dolgočasno, kar pomeni, da imajo ljudje, ki se udeležijo, svoje mozgove ugasnjeni.

Če ljudje niso pozorni in osredotočeni, je srečanje samo zapravljanje časa za vsakogar. Kako lahko naredite dolgočasne sestanke bolj vznemirljive, da dosežejo nekaj? Tu je 5 praktičnih nasvetov:

Prepoved pametnih telefonov

Da, to je, kot da ljudem pripoveduje, naj vržejo svoje otroke v jagode volkov, preden pridejo na srečanje. Ljudje bodo vztrajali, da morajo imeti svoje telefone - navsezadnje lahko pride do izrednih razmer. Da. Svet se lahko konča na vašem četrtletnem sestanku za načrtovanje, vendar je malo verjetno.

Problem današnje tehnologije je, da vam omogoča, da se osredotočite na to, kar ni pred vami - srečanje. Smešno je, če bi bili ljudje iz oči v oči z ljudmi, ki so jih med vašim sestankom pošiljali sporočila, bi pošiljali sporočila nekomu drugemu. Telefoni ostanejo na mizah.

Brez telefona se med sestankom zgodita dve stvari. Prisiljeni ste ostati v sedanjosti in izpadi porabijo za komuniciranje z drugimi udeleženci. Zakaj je to pomembno? Ker boste ugotovili, da so vaša srečanja bolj zanimiva, ko poznate svoje sodelavce.

Kako jih spoznate? S pogovori z njimi. Kaj počnete, ko imate telefon? Ne govoriš z novimi ljudmi.

Pripravite se, pripravite se, pripravite se

Sestanek, kjer vodi ali moderator pozno, nima dnevnega reda in ga kritizira, je dolgočasen in dolgočasen. Dobro pripravljeno srečanje je lahko zanimivo in privlačno. Ko ima vodja načrt in namen, bo srečanje bolj zanimivo. Ko ni smeri ali cilja, srečanje ne bo zanimivo.

Drugi del priprav je izboljšanje vaših spretnosti. Bili ste na sestankih, ki so bili produktivni in interaktivni, in se počutili, kot da bi lahko šli naprej in dosegli velike stvari. In prisotni ste na srečanjih, kjer ste prepričani, da vas, če ste zaspali, nihče ne bi zamudil in ne bi zamudili ničesar pomembnega. Razlika je v osebi, ki vodi sestanek.

Če so vaša srečanja dolgočasna, si oglejte ogledalo. Poiščite način za izboljšanje. Lahko opravljate formalni pouk (vaš kadrovski oddelek vam lahko pomaga pri predlogih), lahko zaprosite za povratne informacije in mentorstvo s sodelavcem, čigar veščine srečanja občudujete, ali pa si lahko ogledate spletni razred. Veliko pomoči je na voljo za vas, veliko pa je brezplačno za jemanje, če želite, da vaše običajne dolgočasne sestanke postanejo bolj razburljive.

Vsi sodelujejo

Zakaj bi morali vsi sodelovati? No, ker, če udeležba ni potrebna, lahko celotno zadevo rešite po e-pošti. Resno. Obstaja nekajkrat, ko morate priti skupino, da posredujete informacije.

Da, obstajajo nekatere stvari, kot so množična odpuščanja ali popolno prestrukturiranje podjetja, ki se bodo izboljšale, če boste imeli managerja, ki bo govoril s celotno skupino, toda v večini primerov morajo biti sestanki vedno interaktivni.

Kako interaktivno? No, to je odvisno od namena srečanja. Če gre za sejo brainstorminga, naj vsi govorijo. Če nekdo ne govori, pokličite to osebo. Introverti morda ne marajo take vrste srečanj - in ne bi smeli na sestanke izvajati visokih pritiskov za introverte, tako da jih postavite na mesto.

Toda vaša kultura srečanja mora zagotoviti, da bodo vsi sodelovali na teh brainstorming zasedanjih in da morajo vedeti, da je njihova udeležba potrebna vnaprej.

Če je to sestanek za načrtovanje ali sestanek za določanje ciljev ali celo četrtletno srečanje poročil, bi moral biti čas za prispevek, ali naj postavljate vprašanja ali komentirate. Vzdušje mora spodbujati sodelovanje, vendar z nekaj omejitvami (glej spodaj).

Ne pustite, da bi katera koli oseba prevladala

Če vodite sestanek, je normalno, da govorite najbolj. Po tebi pa ne želiš, da bi druga oseba prevladala nad pogovorom. To lahko naredi sestanek dolgočasen. Ne pozabite preusmeriti komentarjev in poklicati ljudi, za katere veste, da so strokovnjaki na tem področju, da bi razširili kompulzivnega govorca.

Na primer, ko je Jane naredila četrti komentar in se začela ukvarjati s petino, jo je kar najbolje odrezala z besedami: »Hvala, Jane, poznamo tvoj položaj. Rad bi slišal, kaj Karen ima za povedati. In Jim in Bob še nista imela priložnosti govoriti.

Včasih se boste morali pred sestankom pogovarjati z Janesom v pisarni, da jih boste spomnili, da je smisel združevanja kot skupine deliti ideje z vsemi in če bo prevladovala, srečanje ne bo tako uspešno. Ali pa takoj po srečanju deluje tudi dobro, saj boste po potrebi dobili nove primere.

Ljudje, ki so si vzeli čas, da se udeležijo srečanja in pridobijo svoje znanje in izkušnje, si zaslužijo priložnost govoriti in deliti svoja mnenja. Kot vodja se lahko naučite nadzorovati vedenje, ki spodkopava srečanje.

Izdelaj aktivne elemente

Srečanje, ki se konča brez dejanj, je bilo samo izguba časa. To je informacijski izpis, v tem primeru sestanek ni bil najboljši način za nadaljevanje. Zanimivo in vznemirljivo srečanje se konča s tem, kar ljudje lahko in bi morali delati - bodisi za pospeševanje svojih individualnih ciljev ali za cilje podjetja ali, idealno, za oba. Če ljudje ne hodijo in ne vedo, kakšni so njihovi naslednji koraki, potem srečanje ni uspelo.

Poleg dejanj, ki jih je mogoče uporabiti, je treba nadaljevati. Lahko se zgodi na drugem sestanku ali posamično, vendar se mora zgoditi. Ljudje se bodo uglasili, če bodo vedeli, da so vsi akcijski elementi prikazani.

Srečanja nikoli ne bodo nadomestila potovanj v Disneyland za razburjenje, vendar jih lahko naredite bolj razburljive, zanimive in produktivne. Naredite teh pet sprememb in naredite svoje običajne dolgočasne sestanke bolj zanimive za ljudi, ki se jih udeležite. In to je dobra stvar za uspeh vaše organizacije.