Seznam znanj in primeri upravljanja časa

Kaj so veščine upravljanja časa in zakaj so pomembne za delodajalce? Upravljanje s časom pomeni učinkovito delo in delodajalci v vsaki industriji iščejo osebje, ki lahko optimalno izkoristi čas, ki jim je na voljo na delovnem mestu. Prihranek časa prihrani denar organizacije in poveča prihodek.

Zaposleni, ki dobro upravljajo svoj čas, so bolj produktivni, učinkovitejši in bolj verjetno izpolnjujejo roke. Osredotočajo se na najpomembnejše in časovno občutljive naloge ter omejujejo čas, porabljen za nebistvene naloge.

Učinkovito upravljanje s časom zahteva od zaposlenih, da analizirajo svojo delovno obremenitev, določijo prednostne naloge in ohranijo osredotočenost na produktivna prizadevanja. Zaposleni, ki so odlični upravljavci časa, lahko odpravijo motnje in pridobijo podporo kolegov, da bi dosegli svoje cilje.

Med intervjujem za zaposlitev

Veščine upravljanja časa, tako kot druge mehke veščine, so povpraševanja. Anketarji bodo postavljali vprašanja, da bi ocenili vašo sposobnost, da upravljate svoj čas in čas svoje ekipe, če imate nadzorno vlogo.

Vprašanja za intervju za upravljanje časa preglejte pred razgovori za zaposlitev, zato ste pripravljeni odgovoriti s konkretnimi primeri, kako učinkovito upravljate svojo delovno obremenitev.

Top spretnosti

Določanje prednosti

Običajno je nemogoče narediti vse, kar potrebujete in želite narediti vse naenkrat, toda če boste prednostno razvrstili, boste lahko opravili najpomembnejše naloge v smiselnem vrstnem redu. Pri dodeljevanju prednosti upoštevajte dejavnike, kot so, kdaj je treba opraviti vsako nalogo, kako dolgo bo trajalo, kako pomembno je to za druge v organizaciji, kaj se lahko zgodi, če se opravilo ne opravi, in ali se lahko katera koli naloga prekine potrebo po čakanju na nekoga drugega.

Razporejanje

Razporejanje je pomembno in ne samo zato, ker je treba opraviti določene naloge ob določenem času. Razporejanje vpliva na vaš dan, vaš teden, vaš mesec, pa tudi na druge ljudi, njihove projekte in njihove kratkoročne in dolgoročne načrte za projekte in naloge. Večina ljudi ima tudi določen čas dneva, ko so bolj energični in postajajo bolj produktivni, ko se ustrezno razporedijo. Urniki so lahko tudi dober način, da se izognete odlašanju.

Vodenje seznama opravil

Opravila (pravilno določena prednost in integrirana z vašim urnikom) so odličen način, da se izognete pozabljanju na nekaj pomembnega. Prav tako so odličen način, da se izognete porabi cel dan razmišljati o vsem, kar morate storiti. Spominjanje nalog zahteva energijo in razmišljanje o vsem, kar moraš narediti ves teden, je lahko naporno in silovito. Razdelite vse potrebne naloge na seznam za vsak dan, zato vam ne bo treba več skrbeti. Oglejte si današnji seznam.

Počitek

Počitek, čeprav se zdi protislovno, je pomembna spretnost upravljanja časa. Čeprav lahko dolgotrajno delo ali preskakovanje odmora včasih kratkoročno izboljša produktivnost, bo vaša izčrpanost kasneje zagotovila, da bo vaša povprečna produktivnost dejansko padla. Razen v redkih izrednih razmerah se je treba upreti skušnjavi, da bi prekomerno delali. V svoj urnik vključite potrebne odmore in razumen čas prenehanja.

Delegacija

Glede na vrsto dela, ki ga opravljate, lahko nekatere naloge prenesete. Vedeti, kaj delegirati in kdaj je spretnost. Nekateri ljudje nasprotujejo delegiranju, bodisi zato, ker želijo ohraniti nadzor ali ker želijo prihraniti denar, če ne najemajo pomočnikov. Oba pristopa nenazadnje škodita produktivnosti in dvigu stroškov.

Ne pozabite pa, da če skrbno upravljate z upravljanjem časa in še vedno ne morete narediti vsega, boste morda poskušali narediti preveč. Bolje je, da uspe v nekaj nalogah, kot da bi poskusili in potem propadli.

Primeri na delovnem mestu

A - E

• Prilagajanje načrtov spreminjajočim se okoliščinam
• Dodelitev časa za posebne naloge
• Analiziranje procesov in izbira najenostavnejšega načina za izvedbo naloge
• Prositi za pomoč, ko so preobremenjeni z zahtevami
• Asertivnost reči ne neustreznim zahtevam, ki odvračajo od osrednjih dolžnosti
• Napade na bolj zapletene naloge, ko imate najvišjo energijo in najostrejšo koncentracijo
• Preverjanje porabe časa
• Izogibanje pretiranemu pogovoru s sodelavci
• Izogibanje odlašanju; deluje namesto skrbi
• Razbijanje širših ciljev na manjše dele in osredotočenje na en korak naenkrat

• Razstavljanje projektov v obvladljive dele
• Ustvarjanje dnevnih, tedenskih in mesečnih seznamov opravil
• Ustvarjanje urnikov
• Prenos več rutinskih nalog na osebje na nižji ravni
• Je dobro za vzdrževanje energije
• Odstranjevanje izgub časa
• Vadite in sodelujte pri drugih aktivnostih za zmanjševanje stresa med prostim časom, da povečate energijo, ko delate

F - Z

• Omogočanje učinkovitih sestankov; držanje časovnih okvirov za sestanke
• Združite podobne naloge skupaj, da omejite čas prehoda
• Vzdrževanje organiziranega delovnega območja
• Večopravilnost; premikanje iz ene naloge v drugo
• Odprtost za učinkovitejše načine dela
• Organiziranje digitalnih datotek za enostavno iskanje
• Načrtujte dan v noč pred ali zjutraj
• Prednostno obravnavanje zahtev in zahtev
• Določitev prednostnega seznama projektov in osredotočenje na naloge z višjo vrednostjo z več takojšnjimi roki

• Točnost
• Prenos mobilnih telefonov na stran, da se odpravijo motnje osebnih sporočil, razen če je to potrebno za delo
• Pregled uspešnosti in odpravljanje odstopanj od prednostnih nalog
• Nastavitev dnevnih, tedenskih in mesečnih ciljev
• Postavitev realnih standardov za kakovost in izogibanje perfekcionizmu
• Nastavitev določenega časa za odziv na e-pošto
• Kratki odmori za obnovitev energije
• Dotaknite se vsakega lista papirja ali preberete vsako e-pošto samo enkrat, kadar koli je to mogoče