Seznam strokovnih znanj in primeri

Pisarniško delo zagotavlja, da pisarna teče gladko. Vključuje vsakodnevne administrativne naloge pisarne, kot so sprejemanje telefonskih številk, razporejanje sestankov, pošiljanje faksov in vložitev dokumentov.

Pisarniške / administrativne sposobnosti so koristne za skoraj vsakega, ki dela v pisarni. Večina zaposlenih mora opraviti vsaj nekaj pisarniškega dela, tako da lahko te spretnosti pridejo v poštev, ne glede na to, kakšen je vaš uradni naziv. Pisarniški uradniki in tajnice morajo imeti posebno močne pisarniške veščine. Zaposleni na teh položajih opravljajo večino vsakodnevnih nalog urada.

Vrste pisarniških delovnih mest

Medtem ko nekateri ljudje uporabljajo te nazive kot zamenljive, se uradniki in tajniki razlikujejo od administrativnih pomočnikov. Upravni pomočniki pogosto potrebujejo višjo izobrazbo in imajo več odgovornosti, vključno z vodilnimi projekti in včasih celo vodenjem skupin.

V nasprotju s tem uradniki in tajniki običajno ne potrebujejo obsežnega izobraževanja, ki bi presegalo stopnjo srednje šole (čeprav obstajajo visokošolski programi, ki se osredotočajo na pisarniško in tajniško delo). Upravljajo dnevno poslovanje urada, vendar na splošno nimajo vodstvenih odgovornosti.

Delavci in tajniki delajo v različnih panogah, vključno s finančnimi, poslovnimi, medicinskimi, vladnimi, pravnimi in drugimi.Nekateri od teh položajev zahtevajo posebne spretnosti. Vendar pa obstajajo osnovne spretnosti, ki so potrebne za skoraj vsak položaj pisarniškega in administrativnega pomočnika.

Spodaj si oglejte seznam uradniških veščin, ki jih delodajalci iščejo pri kandidatih za zaposlitev. Vključen je podroben seznam petih najpomembnejših pisarniških veščin, kot tudi dodatni seznami povezanih upravnih veščin.

Kako uporabljati sezname spretnosti

Te sezname znanj lahko uporabite v celotnem procesu iskanja zaposlitve. Pomembno je, da v svoji življenjepisu uporabite več teh besed. Delodajalci vse bolj uporabljajo sisteme za sledenje prijaviteljem, da bi uvrstili in ocenili resume, ki jih prejmejo. Ti sistemi so programirani tako, da iščejo določene ključne besede, zato bodo verjetneje, da bodo obnovitve, ki jih bodo vključevale, izbrane za nadaljnji pregled z zaposlovanjem menedžerjev v drugem krogu obravnavanja.

Drugič, te ključne besede lahko uporabite v spremnem pismu. V svojem pismu poskušajte omeniti eno ali dve od teh veščin in navedite konkreten primer časa, ko ste jih pokazali na delovnem mestu.

Končno lahko te besede uporabite v intervjuju. Poskrbite, da boste imeli vsaj en primer za čas, ko ste prikazali vsako od petih najpomembnejših znanj, navedenih tukaj.

Seveda bo za vsako delovno mesto potrebna različna znanja in izkušnje, zato poskrbite, da boste natančno prebrali opis delovnega mesta in se osredotočili na veščine, ki jih navede delodajalec.

Prav tako si oglejte naše druge sezname spretnosti, ki so naštete po delovnih mestih in vrsti spretnosti.

Top duhovne spretnosti

Pozor na podrobnosti

Pisarniško delo vključuje pozoren na vsakodnevne podrobnosti pisarne, stvari, ki bi jih drugi ljudje lahko prezrli, kot je odgovarjanje in sledenje e-poštnih sporočil, sledenje imenovanjem in še več. Službenik ali tajnik mora biti sposoben osredotočiti se na te podrobnosti in ne sme pustiti, da bi kaj zdrsnilo skozi razpoke.

• Analitična
• Izdelava potovanj
• Določanje prednosti
• Reševanje problema
• Utemeljitev
• Vodenje evidence
• Razporejanje sestankov
• Tipkanje

Komunikacija

Pisarniški delavci morajo imeti močne pisne in ustne komunikacijske spretnosti. Običajno bodo odgovarjali na telefon, pisali beležke, pošiljali e-pošto in pozdravljali stranke in stranke.

Zato morajo biti sposobni govoriti in pisati jasno in učinkovito. Informacije morajo posredovati na način, ki je lahko razumljiv.

• Telefonski odzivniki
• Komunikacija
• Korespondenca
• Storitev za stranke
• E-naslov
• Faksiranje
• Recepcija
• Jezikovne spretnosti
• Poslušanje
• Ustna komunikacija
• Lektoriranje
• Pisanje

Računalniška znanja

V današnjem času sta računalniški veščini ključnega pomena za vsako pisarniško delo. Uradniki in tajnice morajo biti hitri in natančni tipkarji. Prav tako so običajno potrebni za vnos podatkov, zato morajo poznati Excel in druge programske opreme za vnos podatkov. Prav tako morajo poznati drugo programsko opremo Microsoft Office, kot sta Word in PowerPoint. Vse dodatne računalniške spretnosti, na primer sposobnost oblikovanja ali urejanja spletnih strani, bi se štele za velik plus.

• Vnos podatkov
• Upravljanje s podatki
• Tekočnost baze podatkov
• Namizno založništvo
• Microsoft Office
• Pisarniški stroji
• Obdelava besedil

Numeracija

Veliko pisarniškega dela vključuje računanje. Nekateri uradniki so v določeni meri odgovorni za knjigovodstvo in / ali računovodstvo podjetja. Zahteva računsko znanje. Sposobnost hitrega izračunavanja zneskov je pozitivna kakovost v pisarni ali tajniku.

• Računovodstvo
• Točnost
• Obračunavanje
• Knjigovodstvo
• Proračun
• Stroški
• Preglednice
• Tehnologija

Organizacija

Organizirati je treba uradnike in tajnike. Zadolženi so, da poskrbijo za nemoten potek pisarne. Vključuje sledenje delodajalčevega urnika, odgovarjanje na e-pošto in telefonske klice ter vzdrževanje datotek. Vse to zahteva veliko organizacijskega znanja.

• Odločanje
• Pošiljanje pošte
• Učinkovito
• Filing
• Upravljanje
• Večopravilnost
• Nadzor
• Fotokopiranje in razvrščanje
• Načrtovanje
• Razvrščanje
• Upravljanje časa

Mehke veščine

Poleg teh petih klerikalnih veščin imajo najboljši pisarniški delavci tudi mehke veščine, ki so pogosto prirojene osebnostne lastnosti in ne učene kompetence. Med njimi so močne medosebne spretnosti, timsko delo, fleksibilnost, zanesljivost, ustvarjalnost, prilagodljivost in ustvarjalnost. So bistvene značilnosti vodij pisarn, receptorjev, osebnih asistentov, pisarniških pomočnikov in izvršnih pomočnikov.