Kako zagotoviti povratne informacije za pomoč zaposlenim pri razvoju njihovih veščin

Upraviteljem se nenehno pripoveduje, da morajo svojim zaposlenim dati pohvale in da jim morajo dati povratne informacije. Te stvari se zdijo enake.“Odlična naloga!” Po predstavitvi, projektu ali prodaji gre skozi pohvale in povratne informacije. Ali pa je res?

V pogovoru z Rajeevom Behero, izvršnim direktorjem platforme za upravljanje uspešnosti Reflektive, je dejal: »Pohvala je po definiciji izražanje odobravanja ali občudovanja nečesa ali nekoga. Po drugi strani pa so povratne informacije informacije o opravljanju naloge, ki se uporablja kot podlaga za izboljšanje. Z drugimi besedami, povratne informacije in pohvale so lahko pozitivne, vendar so povratne informacije vedno oblikovane za izboljšanje uspešnosti."

Torej, kaj to pomeni za managerja? Kako se lahko prepričate, da ne samo dajte pohvalo, ampak tudi dajete pozitivne ali konstruktivne povratne informacije? Tukaj je nekaj predlogov.

Vprašajte svoje zaposlene o njihovih ciljih

Nedvomno veste o ciljih uspešnosti svojih zaposlenih - kakšni prodajni cilji naj bi dosegli, koliko datotek naj bi obdelali vsak dan, ali karkoli vaš zaposleni dela. Vendar se prepričajte, da jih vprašate, kakšne so njihove osebne poklicne cilje.

To vam bo pomagalo, da se osredotočite na povratne informacije. Behera priporoča, da se ti cilji razdelijo na dosegljive naloge in spretnosti, da ne ostanejo nejasni. Na primer, če je cilj vašega zaposlenega „dati boljše predstavitve“, boste želeli izločiti le tiste spretnosti, ki so potrebne.

Razčlenitev potrebnih spretnosti je prinesla to.

• Govorimo samozavestno in jasno.
• Ustvarjanje diapozitivov v programu PowerPoint, ki posredujejo podatke bolje kot besede.
• Odgovor na vprašanja udeležencev srečanja.
• Osredotočanje srečanja z usmerjanjem ljudi nazaj na glavno temo.

Potem, ko želite pohvaliti zaposlenega za njihovo odlično predstavitev, se vrnite k tem ciljem. Tako, na primer, namesto da bi rekel: »Odlično delo!« Recimo: »S temi podatki ste bili prepričani. Vedeli ste točno o tem, o čem govorite, in vsi ostali na sestanku bi vam lahko povedali, da ste bili pripravljeni. «Ali:» Vaše diapozitive so dobro opravili. Grafi prikazujejo podatke na razumljiv način."

Ne samo, da ste specifični, temveč se osredotočate tudi na področja, ki jih mora vaš zaposleni izboljšati.

Imajte redna srečanja ena na ena

Če želite svojim zaposlenim dati pozitivne povratne informacije, potrebujete čas za to. To seveda ne pomeni, da ne morete zgrabiti zaposlenega v hodniku in reči: »S to stranko ste tako dobro ravnali s tem, kako pozorni ste bili na vprašanja, ki jih morda ni spoznala, da jih je morala vprašati."

Behera priporoča tedensko srečanje z vsakim zaposlenim. Tedensko srečanje ena na ena je praktično za nekatere skupine in v drugih ni praktično. Ampak, ne glede na urnik, ki ga izberete, se morate srečati z zaposlenim dovolj pogosto, tako da zaposleni koristi.

Če imate vse informacije do konca leta ocenjevanja, to za zaposlenega ne pomeni veliko in ne bo pomagalo zaposlenim, kot tudi pogostejše povratne informacije. Če boste sedli v decembru in rekli: »Vaša prenova poročila, ki ste jo dali v maju, je bila res odlična. Zdaj je lahko berljiva. «Je lepo in hvalevredno. Ampak, to bi morali povedati pred osmimi meseci - ko bi imelo takojšen vpliv na ravnanje zaposlenih.

Zgodnje povratne informacije omogočajo zaposlenemu vedeti, da je na pravi poti in da mora uporabljati iste strategije na drugih področjih. In odkrito povedano, pozabili boste (in tako bo tudi zaposleni) veliko dejanj, ki so si zaslužili, če ste podali le povratne informacije enkrat ali dvakrat na leto.

Kaj pa sendvič s povratnimi informacijami?

Vsakdo, ki dela v upravi ali kadrovski službi, je slišal, da bi morali napisati slabe povratne informacije med dvema plasti dobre povratne informacije. Torej, recimo, rečeš: »Jane, odlično si opravila to predstavitev. Toda prejšnji teden ste zamujali tri od petih dni, in jaz, res mi je všeč vaš e-poštni podpis."

Jasno je, da je to slaba povratna informacija, in to je storjeno samo zato, ker se je menedžer počutil prisiljen napisati slabe povratne informacije z dobrim. To nikoli ne deluje, ker, ko zaposleni sliši negativne povratne informacije, zgreši kaj drugega, kar boste morda morali povedati.

Ni vam treba skrbeti za sendvič z povratnimi informacijami; ni učinkovita povratna informacija. Dajte dobro povratno informacijo, ko jo je zaposleni zaslužil, in po potrebi podajte negativne povratne informacije. Na enak način morate posredovati negativne povratne informacije. Tako kot “odlična služba” ne posreduje nobenih koristnih informacij, “slabo delo” pa tudi ne.

Kako zagotoviti povratne informacije o razvoju

Poskusite zagotoviti povratne informacije, kot je ta: »Želeli ste delati bolj samozavestno pri izvajanju predstavitev. Na zadnje srečanje niste mogli odgovoriti na vprašanja Jane in Steve.

"Naslednjič poskusite predvideti vprašanja, ki jih bodo ljudje zastavili, da boste pripravljeni z odgovori. Vsako vprašanje ni predvidljivo, zato je v redu reči:" Ne vem, ampak bom izvedel in vas spremljal " ko ne veš odgovora."

Ali, »Želeli ste delati na ustvarjanju bolj zanimivih predstavitev. Vaši diapozitivi so bili večinoma točke, ki ste jih prebrali. Naslednjič ne pozabite, da ne želite objaviti vsega, kar boste rekli. Poskusite uporabiti diapozitive za vizualizacijo podatkov. Naslednji torek bomo sedeli skupaj, da skupaj preletimo vaše diapozitive.

Če imate velike pripombe, je v redu, da jih posredujete skupaj z negativno povratno informacijo, vendar vam ni treba prisiliti v sendvič. Najpomembnejši izziv je dati dosledno negativne in pozitivne povratne informacije. Če vaš zaposleni ve, da so današnje povratne informacije negativne, jutrišnji pa bodo pozitivni, potem je vse dobro.

Zakaj skrbite za to?

Upravljanje ni le v tem, da zadeneš številke, zato je višje vodstvo srečno. Ne gre samo za pohvale in hvaležnost, ki jih nudite zaposlenim, ko opravijo dobro delo.

Vodstvo se ukvarja tudi z razvojem, motiviranjem in usposabljanjem zaposlenih. Povratne informacije, ki se uporabljajo pravilno, lahko to naredijo, vaš oddelek je odličen kraj za delo in izboljša vaše številke na splošno. Vsi lahko koristijo posebne povratne informacije.

---------------------------------------

Suzanne Lucas je svobodna novinarka, specializirana za področje človeških virov. Delo Suzanne je bilo objavljeno na publikacijah z opombami, vključno s Forbesom, CBS, Business Inside r in Yahoo.