Kako dati povratne informacije obrambnim uslužbencem

Povratne informacije so eno najmočnejših orodij v priročniku za izboljšanje uspešnosti na delovnem mestu.

• Pozitivne povratne informacije se osredotočajo na prepoznavanje in krepitev vedenja, ki spodbuja visoko učinkovitost.
• Konstruktivne povratne informacije, ki se pogosto navajajo kot negativne povratne informacije, so osredotočene na prepoznavanje in spodbujanje sprememb v obnašanju, ki zmanjšujejo visoko zmogljivost.

Učinkovite povratne informacije so značilne za vedenje (bodisi negativno bodisi pozitivno) in se izvajajo čim bližje dogodku. Medtem ko motivirani strokovnjaki cenijo tako pozitivne kot konstruktivne povratne informacije, so upravljavci pogosto neprijetni pri podajanju, zlasti kar se šteje za negativno. V raziskavah in raziskovalnih študijah so menedžerji, ki se borijo z ustvarjanjem konstruktivnih povratnih informacij, zaskrbljeni, da jim ne bo všeč ali se bojijo, da bodo ustvarili incident z kritiko.

Z upoštevanjem in izvajanjem opisanih predlogov lahko upravitelj vzame strah iz negativnih povratnih informacij in spremeni pogovor v konstruktiven dogodek.

10 nasvetov za pomoč pri negativnih povratnih informacijah

1. Spravite svoja čustva pod nadzor. Ne želite kritizirati tujih dejanj, ko ste jezni ali razburjeni. Če so motnje vroče, si vzemite čas, da se stvari ohladijo. Čeprav se učinkovite, konstruktivne povratne informacije posredujejo čim bližje opazovanemu incidentu, če se razmere segrejejo, je dobro, da se sestanek dogovori za naslednji dan.
2. Nikoli ne posredujte negativnih povratnih informacij pred članom ekipes. Poiščite zasebno mesto. Izvedite sestanek v svoji pisarni ali naročite konferenčno sobo za razpravo o povratnih informacijah.

1. Osredotočite se na opazovano vedenje, ne na osebo. Ne pozabite, da je namen konstruktivnih povratnih informacij odpraviti vedenje, ki zmanjšuje visoko zmogljivost. Če posameznik zaznava, da je bil napaden osebno, se bo hitro obrnil na obrambni način in priložnost za smiselno razpravo bo izgubljena.
2. Bodite natančni. Učinkovite povratne informacije so specifične. Predlaganje, "John, si prepričan, da greš gor," morda je resnično, vendar pa Johnu ne pove, kaj je storil narobe. Enako velja za Marijo, da prepozno dela. Namesto tega opišite zelo specifično vedenje in ugotovite poslovne posledice vedenja. Na primer: »Mary, ko zamudiš na premestitev, zahteva, da nekoga zadržimo iz prejšnje izmene. To od nas zahteva, da plačamo nadurno delo, neprijetnosti za tvojega kolega in lahko zmanjša kakovost, če ti ne razumejo tvojega dela. ti razumeš?"

1. Bodite pravočasni. Če ste kdaj prejeli dolg seznam negativnih povratnih informacij o letnem pregledu uspešnosti, se zavedate, kako brezvreden je ta prispevek že dolgo po tem. Povratne informacije vseh vrst je treba dati čim prej po dogodku.
2. Ostani miren. Ne glede na to, kako ste razburjeni, se nikoli ne izplača izgubiti nadzora nad svojimi čustvi. Kot je navedeno zgoraj, če potrebujete čas, da zberete svoja čustva, prekinite razpravo nekaj ur ali največ dan. Spomnite se, da je namen povratnih informacij spodbujanje izboljšav in pristop k razpravi s tem pozitivnim odnosom.

1. Ponovno potrdite svojo vero v osebo. Krepi tretji korak, toda tukaj jim povej, da še vedno verjameš v njih kot osebo in v svoje sposobnosti; to je le njihova uspešnost, ki jo želite spremeniti. Recite nekaj takega kot ste "dober servis za stranke, zato sem prepričan, da morate biti bolj strpni s strankami."
2. Prenehajte govoriti in povabite drugo stranko, naj sodeluje. Ko ste osebi povedali, katere posebne, nedavne akcije so bile neprimerne in zakaj, prenehajte govoriti. Dajte drugi osebi možnost, da se odzove na vaše izjave in postavi jasna vprašanja.

1. Določite in se dogovorite o vzajemno sprejemljivem akcijskem načrtu. Dogovorite se, kakšna bo prihodnja uspešnost za zaposlenega. Če delavec potrebuje konkretne stvari, da začne delati, ali mora prenehati s tem, se prepričajte, da so jasno opredeljene. Če obstaja nekaj, kar morate storiti, morda dodatno usposabljanje za zaposlenega, se strinjajte tudi o tem.
2. Določite čas za nadaljnje spremljanje.Določitev jasnega datuma in časa za pregled ukrepov in izboljšav je pomemben del procesa povratnih informacij. Vzpostavlja odgovornost in izboljšuje verjetnost izboljšanja uspešnosti.

In zapomnite si, da ste, ko ste posredovali konstruktivne povratne informacije in se dogovorili o resoluciji in načrtu spremljanja, nadaljevali z delom. Ne delajte slabe volje do zaposlenega, ker so naredili napako. Ne lebdite nad njimi iz strahu, da bodo naredili še eno napako. Spremljajte njihovo uspešnost kot vsi zaposleni, vendar ne obremenjujte.