Vedeti, kako, zakaj in kdaj dokumentirati uspešnost zaposlenih

V svetu človeških virov in zaposlovanja lahko dokumentacija o uspešnosti zaposlenega uniči vašo sposobnost discipliniranja, odpovedi ali poštenega spodbujanja, nagrajevanja in prepoznavanja zaposlenih.

Dokumentacija je bistvenega pomena za vodje in kadrovsko osebje, ker si morate resno prizadevati, da zabeležite vse dogodke v zgodovini zaposlitve vaših zaposlenih - tako pozitivne kot negativne uspešnosti.

Tukaj je vse, kar menedžerji in kadrovsko osebje morajo skrbno dokumentirati uspešnost zaposlenih.

Zakaj bi morali dokumentirati uspešnost zaposlenih

• Dokumentacija zagotavlja dokaze, da so bila vprašanja uspešnosti obravnavana pravočasno in jedrnato.
• Dokumentacija ponuja zgodovino izboljšanja zaposlenega ali neuspešnega izboljšanja učinkovitosti v času. Je kronološki in natančen opis dejanj zaposlenega, ravnanja vodje in dogodkov, ko se pojavijo.
• Dokumentacija zagotavlja dokaze, ki podpirajo odločitve uprave, da sprejmejo neugodne ukrepe, kot je disciplina ali prenehanje zaposlitve.
• Dokumentacija nudi dokazilo, da si zaposleni zasluži razpoložljivo promocijo ali priložnost pred drugimi zaposlenimi, ki so prav tako upravičeni.

• Dokumentacija zagotavlja dokaze, ki upravičujejo povečanje plač, zmanjšanje ali razlog, zakaj zaposleni ni prejel nobenega povišanja.
• V primeru tožbe, popolna in temeljita dokumentacija ščiti interese delodajalca. Dokumentacija lahko podpira ravnanje poslovodstva pri prekinitvi neuspešnega zaposlenega. Prav tako lahko dokaže, da je bil delavec odpuščen iz pravnih razlogov, kot je to v nasprotju z drugimi, kot je nezakonita diskriminacija.

Kaj dokumentirati

Vodstvo mora dokumentirati uspešnost zaposlenih, tako pozitivne prispevke kot tudi neuspehe pri uspešnosti. Morajo natančno dokumentirati, kaj je delavec storil in kaj je rekel, in kaj je vodja storil in dejal v odgovoru med sestankom ali pogovorom.

Dokumentirati morate vse sporazume, ki so bili sklenjeni med pogovorom, zastavljene cilje, potrebne in pričakovane izboljšave ter časovni okvir za izboljšanje. Dokumentacija mora vsebovati tudi zaveze, ki jih poslovodja naredi za pomoč zaposlenemu.

Kako dokumentirati

Dokumentacija mora biti napisana med ali takoj po sestanku ali pogovoru z zaposlenim. V nobenem trenutku ne smete zamuditi zapisovanja pogovora na dan, ko se je dejansko zgodil. Čakanje na pozneje vpliva na kakovost dokumentacije, ker temelji na pomnilniku.

Ena od najhujših napak, ki jih vodijo menedžerji, je, da verjamejo, da lahko po potrebi rekonstruirajo zgodovino svetovanja zaposlenih. Nobena oseba, ki ima izkušnje z dostojno in pravočasno dokumentacijo, ni nikoli prevarana z rekonstruiranim zapisom. Vodstvo, ki rekonstruira iz spomina, prinaša nepotrebno in nesprejemljivo tveganje za svoje podjetje, ker si izmišljena zgodovina ne bo zadržala potencialne tožbe.

Dokumentacija mora biti profesionalna, urejena in urejena. Pišite dokumentacijo, kot da govorite o zgodovini tretji osebi. Nikoli ne veste, kdo lahko en dan prebere vašo dokumentacijo, zato poskrbite, da bo odražala vašo profesionalnost. (Nazaj na koktajl prtiček, ovojnico ali lepljivo opombo ne štejejo za profesionalno dokumentacijo.)

Vaša dokumentacija mora biti namenjena novemu upravitelju zaposlenega, če zaposleni dobi novo delovno mesto - ali vi - v vaši organizaciji. Za vaš spomin in obveščanje novega vodje zaposlenega morate v vsak dokument vnesti ime in naslov zaposlenega, vaše ime in naslov ter celoten datum.

Pišite dokumentacijo, ki je dejanska, poštena, pravna, objektivna, popolna in dosledna. Izogibajte se mnenjem (Mike je pokvarjen. Alice je lena. Tom mi je lagal.), Poimenovanje, urejanje (John je kreten. Mark ima problem odnosa.), In označevanje (Mary je neodgovorna. George ni ekipa predvajalnik.).

Izogibajte se tudi poskusom razlage vedenja zaposlenega. (Marsha se ne sme všeč tej nalogi. Paula se zdi, da je v njeni glavi.) Zmanjšaj svojo uporabo opisnih besed, kot so pridevniki in prislovi (počasi, nemarno, nesrečen, mučen, nesramen). Navedite posameznikovo vedenje in dejanja, ne pa svojega mnenja ali razlage.

V dokumentaciji je potreben natančen zapis pogovora. Držite se dejstev in napišite, kaj ste rekli in kaj je rekel zaposleni. Prepričajte se, da je vaša dokumentacija nedvoumna in da dejstva dobijo naravnost. (V vsaki morebitni pravni situaciji napake v katerem koli dokumentiranem dogodku povzročijo sum, da je dokumentacija vsebinska.)

Nazadnje dokumentirajte vse sporazume, obveznosti, roke, potrebne izboljšave, točke za prijavo in druge podrobnosti, ki bi lahko izginile iz spomina. Prepričajte se, da ste določili datum in čas za roke in roke, da ne pride do nesporazumov.

Spoznajte dokumentacijsko politiko oddelka za kadrovske zadeve, ki vam bo povedala, katera dokumentacija potrebuje namestitev v kadrovsko datoteko delavca. Vsekakor je treba vključiti vse dokumente o disciplinskih ukrepih.

Kje dokumentirati in shraniti

Ker je dokumentacija o zaposlenih za zaposlenega zaupna in zasebna, morate paziti, da ostane dokumentacija zaupna za vodjo, kadrovsko službo in potencialnega naslednjega vodjo zaposlenega. Zato priprave dokumentacije na skupni pogon računalnika ni priporočljivo. Ročno napisano dokumentacijo in natisnjeno dokumentacijo vodje je najbolje shraniti v zaklenjenem prostoru.

Če boste sledili tem smernicam, ko boste pri HR-ju prosili za pomoč pri discipliniranju, prenehanju ali prenosu zaposlenega na delovno mesto z boljšim potencialom, vam bo HR pomagal rešiti problem ali izboljšati stanje. Ko vam HR pove, da dokumentirate, dokumentirate ali dokumentu ne morete pomagati; pokrili boste vse vaše baze.

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.