Preprosti koraki za ustvarjanje proračuna projekta

Izkušeni vodje projektov in tisti, ki delajo v velikih podjetjih, bodo imeli programsko opremo in računovodje, ki jim bodo pomagali pri pripravi proračunov projekta. Kaj pa če ne? Če ste strmeli v prazno preglednico ali e-pošto vašega sponzorja projekta, ki vas prosi, da sestavite finance za projekt, potem je ta članek za vas.

Pogledali bomo pet stvari, ki jih morate narediti, da ustvarite osnovni proračun projekta.

Uporabite seznam opravil

Najprej vzemite seznam projektnih nalog. Morda imate tudi strukturo razčlenitve dela, in če jo imate, je najbolje, da jo uporabite. Toda seznam opravil bo deloval tako dolgo, dokler bo obsežno pokrival vse, kar morate storiti na projektu.

Če nimate seznama opravil, je čas, da ga ustvarite. Zapišite vse, kar morate storiti, in stvari, ki jih morate zgraditi, narediti ali dokončati, preden se projekt lahko dokonča. Ni nujno, da je v določenem vrstnem redu, vendar mora vključiti vse.

Nazadnje v tem koraku razmislite o zamislih s svojo projektno skupino, saj je zagotovo nekaj, kar ste pozabili. Veliko glav je boljše od enega!

Ocenite vsako komponento

Zdaj pojdite skozi svoj seznam in izračunajte ceno vsakega elementa. Na primer, naloga, ki pravi, da "sestavi sestanke za razpravo o zahtevah", lahko vključuje nabavo in najem, sejne sobe ali nakup kakršnih koli potrebnih sredstev, kot so projektorji ali pisala s flip-čartom. Obstajajo stroški, ki so povezani s tem, zato dobite ponudbe za najem sobe in drugo opremo ter si jo zabeležite.

Naredite to za vse, kar je na seznamu opravil, tako da boste imeli ceno za vsako postavko. Nekatere projektne naloge morda nimajo priložene cene in to je v redu.

Dodaj ocene skupaj

Nato dodajte skupaj vse svoje ocene. To je najlažje narediti, če sestavite seznam elementov v preglednici, dodate stroške v naslednji stolpec in nato skupni stolpec na dnu. Naj vam preglednica naredi matematiko! Postane vaša proračunska preglednica.

To je dobra ideja, da svoje stroške razvrstite tudi v kategorije, tako da lahko preprosto vidite, kam gre večji del denarja. Uporabite kategorije, kot so Start zagon projektov, cture infrastruktura ‘ali usposabljanje œ izberite skupine, ki v okviru projekta pomenijo nekaj.

Dodaj nepredvidene in davke

Dobro bi bilo, če bi imeli kristalno kroglo in bi lahko predvideli te stroške s 100-odstotno natančnostjo, vendar verjetno ne verjamete v svojo zmožnost, da to storite! To je mesto, kjer pride do nepredvidljivih dogodkov. To je denarni sklad, ki temelji na tem, kako prepričani ste, da ste dobili ocene. Ne nanaša se na nobeno določeno nalogo. To je splošni „zasilni lonec“ v primeru, da ste kaj narobe naredili ali da ste kaj napačno naredili.

Če ne veste, koliko nepredvidljivosti želite dodati, uporabite 10% skupnega zneska, ki ste ga ustvarili v 3. koraku. To je ne-znanstvena presoja, ki jo mnogi vodje projektov uporabljajo in vam dajejo malo blažilnega proračuna v primeru potrebujete ga.

Dodajte vrstico v proračunsko preglednico na dnu, kjer piše »Nujno« in določa odstotek, ki ste ga uporabili.

Ne pozabite dodati nobenega davka na promet ali drugih davkov, ki niso izrecno že vključeni v posamezne ocene postavk.

Vse dodajte in to je končni znesek proračuna.

Pridobite odobritev

Zadnja stvar, ki jo morate storiti, je, da naročite upravitelju ali sponzorju projekta, da odobri vaš proračun. Pogovorite se z njimi o tem, kako ste ga sestavili, in o elementih, ki sestavljajo vaš splošni proračun.

To je to! Načrtovanje proračuna projekta je bistvena spretnost vodenja projektov in ta vodnik vam bo omogočil, da začnete ustvarjati proračun projekta.