Glavne komponente komunikacije na delovnem mestu

Komunikacija je izmenjava informacij med dvema ali več posamezniki, dejanje posredovanja informacij. Komunikacija ima tako veliko sestavnih delov in neuspešna komunikacija na delovnem mestu je običajna.

Učinkovita komunikacija zahteva, da so vse komponente komunikacije, ki popolnoma delujejo za »skupni pomen«, moja najljubša definicija komunikacije. To je še posebej pomembno, ko se postavljajo vprašanja in na katere se odgovori.

Komponente komunikacije

Obstaja pet komponent za vsako komunikacijo in šesto, kar je splošno okolje delovnega mesta, v katerem poteka komunikacija. Komponente komunikacije so:

• Posameznik, ki pošilja sporočilo. Pošiljatelj mora sporočilo jasno in dovolj podrobno predstaviti tako, da prejemnik deli pomen s pošiljateljem.
• Kontekst sporočila. Kontekst je, kako sporočilo posreduje pošiljatelj sporočila. Kontekst vključuje neverbalno komunikacijo, kot so kretnje, govorica telesa, izrazi obraza in elementi, kot je ton glasu. Večina konteksta sporočila je na voljo samo, če lahko prejemnik vidi in sliši pošiljatelja sporočila. E-pošta in IM-emoticons so na primer slaba zamenjava, ker jih pošiljatelj formulira brez vnosa iz sprejemnika.

  Drugi del konteksta so čustva, ki so vključena v komunikacijski krog. Je pošiljatelj jezen? Ali je sprejemnik brezbrižen do vsebine sporočila ali prezirnega do pošiljatelja? Običajna človeška čustva vplivajo na to, ali je sporočilo uspešno deljeno.

• Oseba, ki prejme sporočilo. Sprejemnik mora pozorno in pozorno prisluhniti, postavljati vprašanja za jasnost in parafrazirati, da preveri, ali prejemnik deli pomen s pošiljateljem. Če prejemnik zaupa pošiljatelju, se možnosti za učinkovito komunikacijo povečajo.
• Način dostave, ki ga izberete. Metodo dostave je treba izbrati na podlagi medija, ki je najbolj učinkovit za posredovanje pomena sporočila. Ker so komunikacijske metode tako raznolike od zorenja računalnikov in mobilnih naprav, so odločitve o načinu dostave postale bolj zapletene. Način dostave mora ustrezati komunikacijskim potrebam pošiljatelja in prejemnika.

  Komunikacijske metode vključujejo verbalno komunikacijo, hitra sporočila (IM), e-pošto, pisma, znake, plakate, video posnetke, posnetke zaslona, ​​telefone, opombe, obrazce, pisne dokumente in drugo. Te metode se bodo še naprej širile in pričakovanja zaposlenih za takojšnjo komunikacijo o vsem, kar je treba opraviti z njihovim delom, bodo še naprej rasla.

  Zlasti osebna komunikacija se je povečala, zlasti za organizacijske informacije, ki bi lahko zahtevale spremembe, zagotovile prepoznavnost zaposlenih ali omogočile vprašanja na kraju samem. Osebna komunikacija je prednostna tudi zato, ker imajo zaposleni dostop do komponente, konteksta.

• Vsebina sporočila. Vsebina sporočila bi morala biti jasna in predstavljena ter opisana dovolj podrobno, da bi prejemnik razumel. Če vsebina sporočila resonira in na neki stopnji poveže z že uveljavljenimi prepričanji sprejemnika, je najbolj učinkovita.

Kako postavljati dobra vprašanja izboljšuje komunikacijo

James O. Pyle in Maryann Karinch dodata naslednje za pomoč pri učinkoviti komunikaciji.

Od človeških virov do storitev za stranke, slaba vprašanja onesnažujejo skoraj vsako delovno mesto. Slaba vprašanja pogosto povzročajo nepopolne ali zavajajoče odgovore in lahko ogrozijo odnos. Po drugi strani pa so dobra vprašanja dragoceno orodje učinkovitosti, kompetentnosti in vzpostavljanja odnosov.

Obstaja šest tipov dobrih vprašanj: neposredni, kontrolni, ponavljajoči, vztrajni, povzetki in neustrezni. Če jih na kratko opišemo:

• Neposredno: Zastavljate preprosto vprašanje z osnovnim vprašanjem.
• Nadzor: Odgovor na to že veste, ko ga vprašate. To je način, kako ugotoviti, ali oseba laže, neobveščena in / ali ne posveča pozornosti.
• Ponovi: Postavljate dve različni vprašanji, ki sta za isto informacijo.
• Stalno: Isto vprašanje zastavljate na različne načine, da bi raziskali vse vidike želenih informacij.
• Povzetek: Zastavljate vprašanje, ki naj bi viru omogočilo, da ponovno preuči odgovor.

• Neustrezno: Ne nanaša se na temo, o kateri želite vedeti, toda oseba verjetno ne bo lagala; služi namenu videti, kakšna je resnica, in videti, kdo se vam odpre. Lahko se tudi poveže s kontekstom izmenjave vprašanj.

Podrobnosti o 6 vrstah dobrih vprašanj

Neposredno

Neposredna vprašanja so najboljša: En vprašalnik, en glagol in en samostalnik ali zaimek.

• Kdo ste vi?
• Kaj se je zgodilo na zabavi?
• Kdaj ste prišli v pisarno?
• Kje so ključi za avto?
• Zakaj ste zgodaj zapustili sestanek?
• Koliko ste plačali za ta iPad?

Nadzor

Kdaj boste rekli: »Namerno ne bom postavil neposrednega vprašanja?« Ko preverjate resničnost ali natančnost odgovora, potem uporabite kontrolno vprašanje in poiščite doslednost.

Kontrolna vprašanja so namerna vprašanja, na katera veste odgovor, zato ne gre za odkrivanje informacij. Gre za odkritje vedenja, vzorce govora in raven resničnosti ali natančnosti. Morda ste o tem prej govorili z osebo.

Če veste, da je nekdo iz vaše skupine za človeške vire odpustil zaposlenega, ker je zaposleni poslal e-poštno sporočilo, naj se pritoži nad osebo, lahko vprašate kontrolno vprašanje, kot je: »Kako je bilo danes pri pregledu uspešnosti s Pamelo danes?« Informacije; samo želite izvedeti, kako odgovorna oseba odgovori na vprašanje.

Ponovi

Želiš, da prideš na isto informacijo na dva različna načina. Na primer, če ste vprašali: »Koliko ljudi je na prodajnih mestih?« Oseba, s katero govorite, bi lahko odgovorila: »Na polju je 22 ljudi.« Kasneje, ko govorite z njim o nečem drugem - na primer na območjih, kjer ima podjetje trdno oporo - vprašajte se: »Koliko prodajnih regij imate?«

Morda bi se odzval, "22", kar je način, kako potrditi število osebja na prodajnih mestih. To ni absolutni test, vendar daje vrednost in verodostojnost temu, kar je prej povedal. To sta dve različni vprašanji, ki navzkrižno preverjata predložene informacije.

Pri uporabi ponavljajočih se vprašanj lahko odkrijete tudi razlike. Če vaš vir v tem primeru odgovori, da obstaja 28 prodajnih regij, bi želeli nekaj pojasnila. Mogoče obstaja povsem dober razlog - prodajna sila običajno dopolnjuje 28, vendar je bilo v zadnjem času tako veliko prometa, da je šest kratkih - vendar odgovor povzroča dvom, da obstaja neskladje med številom. in število prodajnih območij. Ta neusklajenost mora privesti do nadaljnjih vprašanj za rešitev vprašanja.

Obstojno

V vsaki izmenjavi, pri kateri bi lahko odgovorili na več vprašanj, uporabite vztrajna vprašanja, da dobite popoln odgovor. Kot ponavljajoča se vprašanja so tudi vztrajna vprašanja koristna, če sumite, da oseba ni resnična.

»Kje si odšel na počitnice v Kalifornijo?« Bi lahko izzval odgovor: »Disneyland«. Čeprav je mogoče, da je Disneyland edino mesto, je logično slediti temu vprašanju z »Kje drugje?«

Izogibanje ponovljenemu vprašanju in neposreden odgovor na vprašanja o Disneylandu pomeni, da zamudite priložnost, da dobite popolno sliko o potovanju vašega prijatelja v Kaliforniji, razen če se zgodi, da bodo informacije v drugem trenutku iztekle.

Povzetek

Povzetek vprašanj ne zadeva določanja verodostojnosti, temveč le vračanje viru, kar je povedala, zato ima priložnost, da razmisli: "Ali sem dejansko rekel, kaj sem hotel povedati?"

Prodajate vse vrste avtomobilov, od dvokrilnih hatchbacks do luksuznih modelov polne velikosti. Mlad par prihaja v razstavni prostor in prosi, da preizkusi enega od luksuznih modelov.

»Kaj boš uporabljal avto večino časa?« Vprašaš.

»Vračanje nazaj in nazaj na delo. Delamo v isti stavbi, «pravi.

"Za kaj drugega boste uporabili avto?"

»Izleti ob vikendih za moje starše. Takšne stvari. «Ustavi se in doda:» Živijo sto milj. «

»Zakaj mislite, da je luksuzni avto najboljša izbira?«

Izmenjujejo pogled. Pravi: "Bolje je, kot drugi."

»Kaj je tvoja najljubša barva,« vprašaš, gledaš naravnost v njo.

"Rdeča."

"Torej, da vidim, če sem dobil to pravico. Slišal sem, da želite v rdečem, polnem avtomobilu v luksuznem razredu. Kako dobro je ta opis primeren za tisto, kar želite?" v tem primeru.)

Izmenjujejo še en pogled. Rekel je: »Mislimo, da je morda bolj umirjena barva.«

"Kaj pa luksuzni model, zaradi katerega menite, da je najboljši za vas?" (Spet to je način povzemanja in preverjanja tistega, kar ste slišali. Želite izvedeti, ali so tako navdušeni nad videzom dragih avtomobil, da ne želijo razmišljati o ničemer drugem, ali če je bil prvi odgovor prikrit dejstvo.)

"Moj oče pravi, da je to najvarnejši avto na cesti."

Odgovor na povzetek vprašanja vam pove, da jim je v resnici všeč, vendar ne zaradi tega, kako izgleda. Bral si med vrsticami. Pravkar se začenjajo skupaj v svojem življenju. Njen oče jih je verjetno poslal v kontejner za nakup "najvarnejšega avtomobila na cesti", ki mu bo pomagal kupiti. Odločite se, da boste nadaljevali s prodajo, saj veste, da vam bo vloga za posojilo in posojilo verjetno dala preostanek zgodbe.

Nekateri ljudje morda ne bodo zadovoljni s tem, da vprašajo povzetek, kot so tisti, ki so vključeni v to prodajno srečanje, ker ne želijo videti preprostega ali nepazljivega. Če postavite vprašanje natanko tako, kot ste ga prvič zastavili, potem bi lahko imeli veljaven zaključek.

Prav tako ne želite postaviti istega vprašanja dvakrat zapored, tudi če spremenite besedilo. Če postavite nekaj razdalje med prvič, ko postavite vprašanje in drugo, in znova preoblikujete vprašanje, preprosto naletite na nekoga, ki ga resnično zanima, kaj druga oseba ima za povedati.

Neustrezna

Morda boste ugotovili, da je oseba, ki odgovarja na vaša vprašanja, pod stresom; neustrezno vprašanje bi lahko ublažilo napetost. Ali pa morda potrebujete čas, da razmislite ali se sklicujete na svoje opombe, zato boste to vprašanje uporabili samo za nakup prostora in časa.

Pri postavljanju zastavljenih vprašanj, kot so: »Kateri projekt ste se lotili v preteklosti, ki ni uspel?« In »Kako ste poskušali odpraviti težavo?« Lahko preprosto naredite kandidata za delo občutek, kot da je sredi zasliševanja na bojišču.

Kandidat bi lahko rekel: "Poskušal sem rešiti težavo tako, da sem se odločil za oddelek okoli skupnega cilja - tako, da sem dobil mojo sinovo ekipo, da se osredotoči na udarjanje z žogo."

Kandidatu lahko ponudite odmor, če vprašate: »Kako dolgo ste trenirali ligo?« Preden se vrnete na razpravo o njegovem vijačenju in kako je poskušal popraviti.

Nazadnje, tukaj sta dva načina, kako uničiti vprašanja, ki se začnejo z vsemi potrebnimi komponentami in se končajodobro.

1. Dodajanje preveč kvalifikatorjev ali drugih besed in besednih zvez, ki odvrnejo pozornost od vprašanja. Na primer: "Kaj ste imeli za zajtrk v restavraciji, kjer so stoli iz števec napolnjeni in pokriti z lepilnim trakom?"
2. Pogosto je tudi čakanje na odgovor. Vprašate se, "Kaj je vaš najljubši obrok?" Oseba misli trenutek, namesto da se takoj odzove. Vključite se, "Pečena govedina?" Tišina je učinkovito orodje za preizkušanje. Ne izgubljajte odkritja, informacij, vodnikov zaradi odpiranja ust, ko morate odpreti ušesa. Ne pozabite na pravilo »dveh ušes, eno usta«, da bi dobili največ iz spraševanja.

   Okolje in komunikacija

   Zgornje komponente komunikacije spodbujajo skupni pomen, ko delujejo skupaj, da bi učinkovito posredovale sporočilo. Delovno okolje, v katerem potekajo te komponente, vpliva tudi na komunikacijo in na to, ali je komunikacija prejeta.

   Ko postavljate pravilna vprašanja, gradite odnos in navdihujete zaupanje. Vprašanja sestavljajo še en del temeljev za komunikacijo na delovnem mestu, ki deli pomen

   V delovnem okolju, ki poudarja odprto komunikacijo, vključenost zaposlenih in skupne cilje, je komunikacija pogostejša in učinkovitejša. Toda pričakovanja za pomembne komunikacije v teh najboljših delovnih mestih postavljajo višje vrednosti. Torej, tudi v delovnih okoljih, ki so osredotočena na zaposlene, se zaposleni pritožujejo, da ne vedo, kaj se dogaja.

   Zaradi vseh sestavnih delov in celotnega okolja posameznega delovnega mesta komunikacija ostaja izziv. Stara vprašanja o tem, kdo mora vedeti, kaj in kdaj morajo vedeti, nikoli ni v celoti odgovoren za zadovoljstvo vseh.

   Pritožbe zaposlenih glede preveč informacij, premalo informacij in celo preobremenjenosti z informacijami bodo še naprej odmevale na delovnih mestih. Nikoli ne boste ozdravili problema komunikacije, vendar lahko s predanostjo in premišljenostjo povečate učinkovitost tako medosebne komunikacije kot komunikacije na delovnem mestu.

   Več povezanih z učinkovito komunikacijo na delovnem mestu

   1. Prejmite povratne informacije z milostjo in dostojanstvom
   2. Kako razviti svojo čustveno inteligenco
   3. Kako do težkega pogovora
   4. Povratne informacije