Kaj je informacijski sistem za človeške vire?

Informacijski sistem za človeške vire (HRIS) je programska ali spletna rešitev za vnos podatkov, sledenje podatkov in potrebe po informacijah o človeških virih, plačah, upravljanju in računovodskih funkcijah v podjetju. Uporaben je za vse procese, ki jih želite slediti in iz katerih upate, da boste zbrali koristne in smiselne podatke.

Običajno zapakirano kot zbirka podatkov, na stotine podjetij prodajajo neko obliko HRIS in vsaka HRIS ima različne zmogljivosti. Previdno izberite svoj HRIS na podlagi zmogljivosti, ki jih potrebujete v vašem podjetju. Ker je HRIS vedno bolj izpopolnjen, je izbira postala dovolj, da se praktično paralizira oddelek za kadrovske zadeve.

Gledanje tehnološkega podjetja, kjer obstajajo računalniški strokovnjaki, skozi deset let, preden so se dokončno dogovorili o svojem sedanjem sistemu, preidejo skozi tri različne sisteme HRIS, je bilo izobraževanje v njihovi kompleksnosti. Zato je izbira HRIS za podjetje velika naloga.

Ključni premisleki, ko pogledate svoje možnosti za HRIS

Izbira HRIS je stresna situacija, saj obstaja veliko možnosti. Izbiranje možnosti, ki so v vašem podjetju najboljše za vaše potrebe, je zahtevno. Prekrivanje informacij, ki jih zagotavlja vsak sistem, je tudi izziv.

Prodajalci so pogosto pooblaščeni prodajalci, ki vam verbalno povedo, da bo sistem ustrezal vašim potrebam. Prepričajte se, da ste to preverili z več viri, vključno s trenutnimi strankami, spletnimi skupinami za razprave, LinkedIn, drugimi člani SHRM in Googlovimi pregledi.

To so drugi dejavniki, ki jih morate upoštevati, ko izberete svoj HRIS.

• Ne pozabite, da tudi če je vaše podjetje danes le nekaj ljudi, bo morda imelo dvakrat toliko ali celo desetkrat toliko zaposlenih v prihodnosti, zato izberite sistem, ki lahko raste z vašim podjetjem.
• Še en ključni dejavnik, ki ga morate upoštevati, je, da je veliko HRIS sposobno doseči le del tega, kar potrebujete za avtomatizacijo. V teh primerih boste želeli zagotoviti, da komponente vseh dodatkov ali dodatnih sistemov delujejo brezhibno. Spet ne sprejmite besede prodajalca o sistemih, ki delajo skupaj. Naredite svoje raziskave.

• Preverite tudi, katere vrste usposabljanja in stalne podpore so na voljo za vaše osebje. Zagotoviti morate tudi, da so obljube prodajnega svetovalca glede usposabljanja in spremljanja po nakupu zapisane v vašo pogodbo za nakup HRIS. In preverite pri drugih organizacijah, da bo vaše izbrano podjetje imelo izkušnje s stalno in koristno podporo.

Pričakovana funkcionalnost boljših izbir HRIS

Običajno boljši informacijski sistemi za človeške vire (HRIS) na splošno zagotavljajo:

Upravljanje vseh informacij o zaposlenih:

Podatki, kot so imena, naslovi, naslovi in ​​plače, so osnovni začetek. Zgodovina plač in pozicij, strukture poročanja, zgodovina ocenjevanja uspešnosti in druge pomembne informacije o zaposlenih.

Dokumenti, povezani s podjetjem:

To vključuje postavke, kot so priročniki za zaposlene, postopki evakuacije v sili in varnostne smernice.

Upravljanje prejemkov:

Želeli boste upravljati ugodnosti, vključno z vpisom, spremembami stanja in posodabljanjem osebnih podatkov. V idealnem sistemu lahko zaposlenim omogočite, da si ogledajo in preverijo svoje lastne podatke, vključno s sledenjem počitnic.

Popolna integracija s plačilno listo:

Ta integracija bo vključevala tudi drugo finančno programsko opremo podjetja in računovodske sisteme. Ko so povezani, lahko zagotovite, da so plače pravilne. Nikoli ni razlike med tem, kakšna je uradna stopnja plačila, in informacijami, ki jih ima plačilni seznam. Če se sistemi ne integrirajo, je preprosto posodobiti plačo v enem sistemu in ne v drugem.

Spremljanje in nadaljevanje upravljanja prijavitelja:

Ko je vaš sistem brezhiben, lahko recruiter klikne najeti gumb in vse informacije, ki jih je vložil prijavitelj, se prenesejo na stran zaposlenega. To prihrani toliko časa, ker vnos podatkov in dokumentacija praktično izginejo.

Če prijavitelj pri prijavi vloži svoje podatke, lahko zagotovite natančnost. Če je ponudbeno pismo ustvarjeno iz istega sistema kot sistem plačilnih list, se bo plačilo popolnoma ujemalo in ne bo nesporazumov.

Načrti za razvoj uspešnosti:

Ni dovolj, da imamo načrte, če so zapisani v centralnem sistemu, potem pa lahko preprosto sledijo zaposlenemu iz položaja v položaj. Višje vodstvo lahko pripravlja poročila, da vidi, kje so ljudje in kaj njihovi posamezni šefi načrtujejo v smislu načrtovanja nasledstva za njihovo prihodnost.

Disciplinski ukrepi:

Pomembno je, da spremljate, kdo je bil suspendiran, degradiran ali če so bili proti njim sprejeti drugi negativni ukrepi - tudi potem, ko zaposleni zapusti organizacijo. Ko podjetje pokliče in prosi za referenco za nekdanjega zaposlenega, lahko administrator v kadrovskem oddelku enostavno poišče in poroča o tem, ali je oseba upravičena do ponovne zaposlitve.

Zapisi o usposabljanju:

To je še posebej kritično v podjetju, kjer so potrebna potrdila in licence. V drugih podjetjih podatki o usposabljanju morda nimajo te pomembnosti, vendar pa lahko še vedno ugotovite, da je uporaba informacij koristna, ko razvijate svoje zaposlene, kar je ključni dejavnik, ki si ga želijo pri delu.

Če povzamemo, HRIS, ki najbolj učinkovito služi podjetjem, sledi tem informacijam:

• prisotnost in uporaba PTO, t
• povišanja plač in zgodovine,
• plačilne razrede in položaje, t
• načrti za razvoj uspešnosti,
• usposabljanje, t
• disciplinskih ukrepov, t
• osebne podatke o zaposlenih in občasno,
• upravljanje in ključni načrti nasledstva zaposlenih,
• visoko potencialno identifikacijo zaposlenih in
• sledenje, razgovor in izbor kandidatov.

Koristi pravega HRIS-a

Učinkovit HRIS zagotavlja informacije o skoraj vseh potrebah, ki jih podjetje potrebuje za sledenje in analizo zaposlenih, nekdanjih zaposlenih in prosilcev. Vaše podjetje bo moralo izbrati informacijski sistem za človeške vire in ga prilagoditi vašim potrebam. Če je vaše podjetje na poti rasti, izberite sistem, ki lahko raste z vami.

To je dokaj poceni za izvajanje osnovnega HRIS-a, vendar poskrbite, da bo vse, kar izvedete, ustrezalo dejanskim potrebam vašega podjetja. Želite imeti možnost prikazovanja poročil o prihodku? Objavite organizacijske grafikone?

Upravljavcem omogočite elektronsko dostopanje do prejšnjih ocen uspešnosti? Želite, da se vse opravi preko oddelka za kadrovske zadeve ali pa želite, da upravitelji dostopajo do informacij sami?

Z ustreznim HRIS-jem zaposleni omogočajo zaposlenim, da izvedejo lastne posodobitve in spremembe v zvezi s svojimi koristmi, s čimer se osebje za človeške vire osvobodi več strateških nalog. Poleg tega so podatki, ki so potrebni za upravljanje zaposlenih, razvoj znanja, karierno rast in razvoj ter enako obravnavanje, lažji.

Nazadnje, upravljavci lahko dostopajo do informacij, ki jih potrebujejo za zakonito, etično in učinkovito podporo uspehu svojih poročevalskih delavcev. Lahko vodijo lastna poročila in vnesejo načrte v sistem za pomoč pri nasledstvu.

Informacijski sistem za človeške vire (HRIS) je programska ali spletna rešitev za vnos podatkov, sledenje podatkov in potrebe po informacijah o človeških virih, plačah, upravljanju in računovodskih funkcijah v podjetju.

Običajno zapakirano kot zbirka podatkov, na stotine podjetij prodajajo neko obliko HRIS in vsaka HRIS ima različne zmogljivosti. Previdno izberite svoj HRIS na podlagi zmogljivosti, ki jih potrebujete v vašem podjetju.

Več o HRIS

• Kako izbrati človeške vire informacijske tehnologije
• Programska oprema za sledenje kandidatom
• Rešitev sistema za upravljanje s človeškimi viri