Vloge in odgovornosti vodje srečanja

Vodja sestanka je uslužbenec, ki je odgovoren za načrtovanje, organiziranje, vodenje podrobnosti in povabilo udeležencev na sestanek. So zaposleni, ki je odgovoren in odgovoren za napredovanje dejanskega sestanka. Ukrepajo pred, med in po srečanju, da bi zagotovili, da bo srečanje uspešno doseglo svoje cilje.

Kdo vodi srečanje?

Vodja srečanja je ključnega pomena za uspešno srečanje in ekipe. Delavec, ki služi kot vodja sestanka, je ključnega pomena. Na nekaterih srečanjih vodi vodja oddelka, vodja skupine ali oseba, ki jo višje vodstvo imenuje za vodenje pobude. Ti zaposleni so bili izbrani zaradi svoje vodilne vloge zaradi njihovega zaznanega znanja kot vodje ali vodje.

Včasih lahko zaposleni postane vodja naravno. Ti voditelji so zaposleni, ki jih drugi zaposleni gledajo in spoštujejo. V drugih primerih se lahko ekipa odloči za rotacijo vodilne vloge med vsemi člani. To omogoča vsem članom ekipe, da še naprej razvijajo svoje spretnosti kot vodje srečanj in pri ustvarjanju uspešnih srečanj na splošno.

Odgovornosti vodje srečanja

Sledijo ključne odgovornosti vodje sestanka.

• Določa cilj, nalogo ali namen, ki ga je treba doseči. To je pogosto naloga ali del opisa delovnega mesta vodje.
• Odloči, ali je srečanje najboljša možna metoda za doseganje cilja ali cilja ali doseganje želenega rezultata. Odgovorite na vprašanje: ali je potrebno srečanje?
• Določa, kdo mora pomagati pri načrtovanju sestanka.
• Z ekipo ali kot vodja odloča o dnevnem redu sestanka. (Na tekočih sestankih je ta naloga opravljena ob koncu trenutnega sestanka.)
• Določa datum, čas in lokacijo najpogosteje z uporabo skupnega organizacijskega koledarja.

• Skupaj se sestane s predhodnim delom, kot so branje, finančne informacije, zgodovina, povezani zapisniki sestanka skupine in tako naprej.
• Udeležence vabimo in razdelimo naloge in predpripravo, ki omogoča čim več časa, da se udeleženci pripravijo na sestanek.
• Zagotavlja, da je na sestanku zapisovalec ali zapisnikar, ki dokumentira postopke in vse zaveze, ukrepe ali odločitve. Imenuje časomerilca, kadar je to potrebno za pravilno izvedbo sestanka.
• Lahko uporabimo ledolomilce, da ogrejemo udeležence in ustvarimo okolje, v katerem se udeleženci srečanja med seboj komunicirajo in izmenjujejo zamisli in informacije.

• Prihaja zgodaj in vodi sestanek tako, da ga ohranja na nalogi, na poti in vključuje vse udeležence, tako da vsak meni, da je njihova prisotnost na srečanju bistvenega pomena. To zagotavlja njihovo sodelovanje na naslednjem sestanku
• Sestanek podjetja začinite tako, da se udeleženci ne počutijo dolgočasno in dolgočasno. Če uporabljate ledolomilce, humor ali zabavne primere, se nobeno srečanje ne sme končati brez smeha.
• Zagotavlja, da so naslednji koraki in elementi dejanja dodeljeni in obdelani.
• Poroča sestanku in načrtuje dnevni red naslednje seje.

• Sodelujte med udeleženci med sestanki, da zagotovite, da so ukrepi na pravi poti in da ponudite pomoč in / ali sredstva, če prostovoljec doživlja težave.

Dodatne vloge Leader

Vodja srečanja prevzame te odgovornosti, ima pa tudi vloge, povezane s komunikacijo, poročanjem in uspešnostjo pri soigralcih.

Vsak član skupine ali sestanka, ki je medfunkcionalen, je dolžan obveščati svoj oddelek ali funkcijo o dejavnostih in poteku sestanka ali tekoče skupine. Prav tako so odgovorni za iskanje prispevkov sodelavcev, ki niso v ekipi ali na sestanku. Vsak zaposleni se ne more udeležiti vsakega sestanka.

Vodja ima dodatno odgovornost, da vključi vodstvene delavce in jih obvešča z učinkovito komunikacijo in povratnimi informacijami. Z izgradnjo lastništva zaposlenih zunaj ekipe ali srečanja, zlasti vodij organizacij, zagotavlja, da je ekipa ali sestanek uspešen pri razvoju, implementaciji in integraciji svojih rešitev ali idej.

Če udeleženec sestanka ne deluje učinkovito na sestanku, je vodja odgovoren za popravljanje obnašanja s pomočjo učinkovitih tehnik vodenja sestankov med sestankom in učinkovitega treninga zunaj sestanka. Udeleženec srečanja, ki monopolizira srečanje s svojimi mnenji ali kritizira druge člane, mora biti popravljen, preden posamezni sabotira uspeh srečanja.

Ta dejanja so potrebna, dokler udeleženci srečanja ne dosežejo ravni udobja in zrelosti, ki jim omogoča, da pomagajo vodji s samozavestjo, saj se neučinkoviti dogodki razvijajo in disfunkcionalni člani prekinejo napredek.

Učinkovit vodja sestanka ne zagotavlja, da se projekt ali ekipa uspešno izvaja, vendar je ključni dejavnik, ki prispeva k uspešnosti projektov, oddelkov, sestankov ali skupin.

Zapisnik sestankov je učinkovit prispevek k uspešnim sestankom, ko so zapisniki ustrezno napisani in pravočasno razdeljeni.