Uporaba mejnikov v vodenju projektov

Ena od opredelitvenih značilnosti projekta je, da traja določeno obdobje. To lahko traja od nekaj tednov do več let, v nekaterih primerih pa tudi za velike gradbene projekte ali javna dela, desetletja.

Za sledenje napredku in zagotovitev, da se ključni rezultati dosežejo v skladu s časovnim razporedom, vodje projektov uporabljajo mejnike.

Projektni mejnik je naloga s trajanjem nič, kar pomeni dosežek v projektu. Uporabljajo se kot način za prikaz gibanja in napredka ter kažejo ljudem, kaj se dogaja, tudi če nimajo podrobnega znanja o nalogah, ki so potrebne za dosego tega cilja. V zvezi s tem so zelo koristne za komunikacijo med zainteresiranimi stranmi in določanje pričakovanj.

Kdaj uporabiti mejnike projekta

Mejniki v vodenju projektov se uporabljajo za označevanje:

• Začetek pomembnih faz dela
• Konec pomembnih faz dela
• Roki
• Ko se sprejme pomembna odločitev
• Druge fiksne točke v času, ki jih je treba posebej klicati

Kako pogosto postavite mejnike v vaš načrt

Tečaj usposabljanja lahko priporoči, da postavite mejnike v svoj načrt približno enkrat na mesec.To je v redu in dobro pravilo, vendar morate uporabiti svojo strokovno presojo. Nekateri meseci bi lahko imeli veliko dejavnosti, pomembna srečanja pa so bila označena kot mejniki, sprejete odločitve in zaprtje ene faze in začetek drugega.

V drugih mesecih ste morda osredotočeni na izvedbo, z zelo malo, če sploh kaj, da lahko obesite mejnik.

Za namene poročanja je koristno ustvariti razlog za mejnik vsaj enkrat v vsakem ciklu poročanja.

Kako mejniki so predstavljeni na vašem Gantt grafikonu

Mejniki so ena od komponent Ganttovega grafikona in so prikazani na grafu kot diamant. Ne prikazujejo se kot običajna naloga, ker imajo čas trajanja nič: z drugimi besedami, ne vzamejo nobenega časa. Za namene načrtovanja na Ganttovem grafikonu se le zgodijo.

Če ne uporabljate Ganttovih grafikonov, lahko še vedno uporabljate mejnike. Tu je 5 alternativ Ganttovim grafikonom: še vedno lahko vključite mejnike v svoj načrt z uporabo teh.

Če želite ostati osebno organizirani in programska oprema za upravljanje projektov ni popolnoma integrirana v vaš koledar, lahko ključne datume kopirate in prilepite v svoj dnevnik. Glede na to, kako želite delati, vas to lahko spomni na to, kaj se bo zgodilo.

Kako imenovati mejnike

Mejniki morajo imeti jasen opis časovnega razporeda vašega projekta, vendar ne tisti, ki pomeni, da so naloga. Zato jih ne bi smeli imenovati „Skleniti sporazum o prehodu v 2. fazo“, ampak „2. faza se začne“. Če želite odražati trud, da bi se dogovorili za premik v 2. fazo, dodajte nalogo tik pred mejnikom, da jo pokrijete.

Mejniki morajo opisati točko, ki jo predstavljajo tako:

• Faza testiranja je končana
• PID odobren
• Podpisana pogodba

Številni vodje projektov se odločijo, da bodo tudi sami označili mejnike za lažje sklicevanje. Če uporabljate strukturo razčlenitve dela, lahko uporabite oštevilčenje. V nasprotnem primeru je dobro uporabiti M1, M2 in tako naprej, da bi pojasnili, na kaj se nanašate. Jasna struktura poimenovanja postane pomembnejša, saj se število mejnikov poveča, zato razmislite, kako boste to naredili, če bo vaš projekt potekal več mesecev.

Kako pridobiti mejnike Odjavljen

Mejniki so del časovnega razporeda vašega projekta, zato, ko je vaš urnik osnovan, morate upoštevati, da so vaši mejniki odjavljeni.

Če želite spremeniti datume vaših mejnikov, potem uporabite vaš standardni postopek nadzora sprememb za prilagoditev vašega načrta. To je lahko tako enostavno, kot klepet z vašim sponzorjem projekta in obveščanje, zakaj je treba spremeniti datume, ali pa formalno, kot da sestavite nov priporočeni časovni razpored in ga odnesete na odbor za načrtovanje, da ga ratificirajo.

Najbolje je, da ugotovite, kakšen bo vaš postopek preklica mejnika, če ga boste potrebovali, preden ga boste morali uporabiti, tako da ne boste izgubili časa, ko boste morali narediti spremembo.

Uporaba mejnikov za komunikacijo

Mejniki so koristni za komunikacijo in poročanje, ker predstavljajo minimalne kontrolne točke v načrtu. Z drugimi besedami, če ste vzeli vse druge naloge, bi še vedno lahko videli, kaj se je dogajalo, in poskrbeli, da bo projekt napredoval le z mejniki.

Morate imeti možnost izvleči mejnike in jih postaviti na nadzorno ploščo ali poročilo o projektu. Zgodbo o projektu bi morali povedati dovolj podrobno, da bi zadovoljili ljudi, ki jim poročate, običajno vaš sponzor projekta ali druga izvršna skupina, kot je usmerjevalna skupina (ali projektni odbor). Vsak mesec ali na frekvenci poročanja, ki jo uporabljate, lahko prikažete, kateri mejniki so bili doseženi.

Poročanje z mejniki je precej enostavno in se pogosto izvaja kot tabela. Navedete opis mejnika, datum njegove zapadlosti in nato napovedani datum. Ko je mejnik dosežen in ga lahko označimo kot popolnega, ga dodamo tudi. Upajmo, da bo enaka napovedanemu datumu, vendar projekti ne delujejo vedno tako.

Takšna miza je očitno, kaj je bilo dokončano in kaj je izjemno. Odgovorite lahko na vprašanje »Zakaj nismo dosegli mejnika?« Preden se odpravite na sestanek s svojim sponzorjem ali pošljete poročilo.

Ko je vaš projektni načrt zelo dolg in imate veliko mejnikov, boste lažje odložili zaključene mejnike vsakega cikla poročanja. Navedite samo mejnike, ki prihajajo ali so bili zaključeni v tem mesecu: naslednji mesec vzemite vse, kar je bilo končano prejšnji mesec, tako da ne boste nenehno dodajali dolžine poročila, če boste ljudem sporočili, da je delo, za katerega že vedo, končano.

Mejniki so zelo uporabno orodje za vodenje projektov za načrtovanje, razporejanje in poročanje, ki so enostavni za uporabo. Vnesite nekaj v svoj naslednji projektni načrt, sledite proti njim in ugotovili boste, kako najbolje deluje za vas.

Kot pri upravljanju projektov, jih uporabite prožno, da boste dosegli želeni rezultat, pri čemer uporabite te nasvete in smernice za informiranje o svojih lastnih odločitvah.