Povračilo stroškov, ko potujete za podjetja

Povračilo stroškov je metoda za plačevanje zaposlenih nazaj, ko porabijo svoj denar med delom v podjetju. Ti stroški se običajno pojavijo, ko zaposleni potuje v službo.

Potni stroški lahko vključujejo nastanitev, lete, zemeljski prevoz, nasvete za prodajalce, obroke in druge nepredvidene stroške, ki bi jih zaposleni lahko doživel med potovanjem za delo. Drugi poslovni stroški lahko vključujejo takšne predmete, kot je sprejemanje strank ali bodočih zaposlenih na kosilo ali večerjo, nakup potrebnih knjig ali drugega izobraževalnega gradiva, ki ga pokriva delodajalec, ali stroški vožnje.

Vrste stroškov, ki jih bo organizacija povrnila, se nahajajo v poslovnem potovanju, zabavi in ​​splošni politiki povračil stroškov v priročniku za zaposlene. V nekaterih primerih se krijejo stroški, kot so kemično čiščenje in članstvo v telovadnici na daljših potovanjih. Medtem ko je zabava na poslovnih potovanjih skupni povračljivi strošek, večina podjetij določi omejitve porabe za hrano in zabavo.

Kako zaposleni plačujejo stroške

Podjetja, ki redno potujejo s korporativnimi kreditnimi karticami, vedno bolj zaupajo zaposlenim z nizko in srednjo stopnjo. Namesto plačevanja stroškov z lastnim denarjem, zaposleni zaračunavajo vse, razen naključnih in nasvetov, kreditni kartici podjetja.

To je priročen pristop k povračilu stroškov za zaposlenega, ker računi kreditnih kartic dokumentirajo natančne stroške, ne da bi moral zaposleni shraniti potrdila in izpolniti poročila o potnih stroških.

Drug način plačevanja zaposlenih za stroške poslovnih potovanj je dnevnica. Dnevnica je vnaprej določena dnevnica, ki se izplačuje zaposlenim za stroške, nastale med službenim potovanjem. Ti stroški so lahko za nastanitev, prehrano, nasvete, taksi in druge pristojbine za prevoz na tleh.

Izpolnjevanje poročila o stroških

V primeru uporabe kreditne kartice podjetja in plačila denarja bodo zaposleni verjetno morali izpolniti poročilo o povračilu stroškov po vrnitvi s potovanja. Z kreditno kartico podjetja bodo morali pojasniti manj kot očitne stroške, ki se pojavijo na računu za kreditno kartico (kot je pozni večerni obrok). Družbi bodo zaračunali tudi dodatne nezgode, ki so jih plačali s svojim denarjem ali kreditno kartico.

Ko zaposleni plača denar, bo moral navesti in občasno utemeljiti vsak odhodek, za katerega se zahteva povračilo. Večina podjetij določi datum, do katerega je treba predložiti poročila o povračilu stroškov in vse stroške pregledati z računovodstvom, kot tudi izjave podjetja kreditne kartice. Neupravičeni stroški ali tisti, ki so izključeni s politiko podjetja, se ne povrnejo, kar povzroča težave zaposlenemu.

Nenavadne situacije

Recimo, da prodajni zastopnik vzame hišnega ljubljenčka z njimi na izlet in zaračuna hotelsko hišno hišo kreditni kartici podjetja, češ da hotel ne bi ločil pristojbine in so načrtovali povrnitev podjetja.

Je to zloraba sredstev podjetja? Zdi se tako. Ne glede na to, ali ste v pisni obliki ali ne, je zelo jasno, da se uporaba kreditne kartice podjetja uporablja samo za stroške podjetja. V nekaterih primerih lahko osebna uporaba podjetja povzroči prekinitev. Vendar pa je to, kar morate upoštevati. Ali je zaposleni šel v računovodstvo in pojasnil problem, da hotel ni mogel ločiti stroškov za hišne ljubljenčke? Ali je bil zaposleni ujet s skrbnim pregledom svojih stroškov v računovodstvu?

Še en premislek je, ali je družba v preteklosti za podobne stroške povrnila druge zaposlene? Če je tako, disciplinski ukrepi niso v redu. Če pa politika podjetja jasno navaja, da določen strošek ni dovoljen in da je zaposleni ujet (ne odkrito), mora HR sprejeti nekaj strogega disciplinskega ukrepa. Ni vsaka situacija jasna. Včasih morate poizkusiti in narediti nekaj kopanja, preden ukrepate.