Kako biti sekretar v sporu

Sekretarji v sporih zagotavljajo podporo odvetnikom in paralegals v sporih, vloženih v lokalnih, državnih in zveznih sodiščih in upravnih sodiščih.

Sodni tajniki so zaposleni v odvetniških pisarnah vseh velikosti. Nekateri sekretarji zagotavljajo izključno upravno podporo. Vendar pa sekretarji v mnogih podjetjih opravljajo hibridno vlogo, ki deluje kot sekretar in sodni postopek.

Spodaj je navedenih nekaj najpogostejših funkcij sekretariata za reševanje sporov v celotnem življenjskem ciklu sodnega postopka. Tajniške vloge se razlikujejo glede na podjetje, vrsto sodne prakse in velikost osebja.

Pregled primera

V tožbenih podjetjih je prvi korak primera zasledovanje primera za zasluge. Ali ima potencialna stranka vzrok za ukrepanje? Ali obstajajo kakršni koli konflikti? Sekretar lahko pomaga pri pripravi obrazcev za pregledovanje primerov in načrtuje začetne sestanke med odvetnikom in potencialno stranko. V nekaterih primerih bo sekretar zaključil začetni pregled, tako da bo morebitna vprašanja strank postavil po telefonu. Če je stranka podpisana, bo sekretar pripravil novo zadevo in pogodbo o zadržanju ter druge dokumente posredoval stranki.

Preiskava

V mnogih primerih stranke vodijo preiskavo, preden se vloži tožba. Ta preiskava lahko vključuje iskanje in zaslišanje prič, preiskovanje mesta nesreče in zbiranje dokumentarnih in drugih dokazov. Sodni tajnik lahko pomaga pri postopku z razporejanjem sestankov in telefonskih konferenc v imenu odvetnika, ustvarjanjem seznamov prič, organiziranjem dokazov in drugih dokumentov ter ustvarjanjem zanesljive zbirke podatkov za papirne in elektronske dokumente.

Vloge

Če bo vložena tožba, bo sekretar pripravil vloge v programu za urejanje besedil. Vloge lahko vključujejo poziv, pritožbo, zaprisežene pisne izjave, zahteve za priznanje in predloge. Sekretar za sodne postopke bo pogosto ustvarjal spise, ki bodo organizirali in indeksirali vse vloge za posamezen primer. Sekretar lahko te dokumente predloži sodišču bodisi osebno bodisi elektronsko, čeprav to nalogo pogosto opravlja sodni ali sodni kurir.

Odkritje

Odkritje je najdaljša faza sodnega postopka. Med odkritjem lahko tajnik za reševanje sporov opravi vse ali nekatere od naslednjih nalog:

• Priprava dokumentov za odkrivanje v sistemu za urejanje besedil, vključno z zasliševanji in zahtevami za proizvodnjo
• Vnašanje, pošiljanje in sledenje pozivom
• Razporejanje izjav z več strankami, vključno z odvetnikom, strankami, nasprotnimi svetovalci in sodnimi poročevalci
• Načrtovanje neodvisnih zdravniških pregledov in drugih imenovanj, ki jih zahteva Pravilnik o civilnem postopku
• Ustvarjanje registratorjev za odkrivanje; indeksiranje in vložitev dokumentov za odkrivanje
• Organiziranje in vložitev dokumentov o primerih
• Pregledi na spletnem mestu

• Iskanje in komuniciranje s strokovnjaki; organiziranje in vložitev strokovnih poročil

Predhodni poskus

Ko je datum sojenja določen, sekretar pomaga pravni ekipi, da se pripravi na sojenje. Vloga sekretarja lahko vključuje:

• Vnašanje in oblikovanje dokumentov pred sojenjem, vključno s predlogi, kratkimi deli, sodnimi pozivi in ​​seznami prič
• Zbiranje in organiziranje razstav
• Ustvarjanje, organiziranje in / ali indeksiranje poskusnih registratorjev
• Pomoč pri organizaciji lažnih poskusov
• Sledenje rokov in pošiljanje opominov pravni osebi
• Preverjanje in preverjanje citatov ter pravnih dokumentov
• Zagotovitev, da so dokumenti ustrezno oblikovani v skladu s sodnimi pravili
• Usklajevanje prič

Poskus

Sodni tajnik opravlja pomembno vlogo pri sojenju. Njegove dolžnosti lahko vključujejo:

• Priprava, tipkanje in oblikovanje poskusnih dokumentov
• Usklajevanje priprave grafikonov, grafov in drugih vizualnih prikazov v sodni dvorani
• Razporejanje kurirjev, sodnih poročevalcev in izvedencev
• Organiziranje, arhiviranje in upravljanje dokumentov, eksponatov in poskusnih registratorjev
• Usklajevanje potovalnih aranžmajev za odvetnike, priče, stranke in druge

Druge upravne naloge

Za tiste, ki delajo na obrambni strani, bo sodni tajnik vnesel čas odvetnikov in odvetnikov, porabljen za vsak primer, v časovni sistem in sistem zaračunavanja podjetja. Prav tako bo odjemalcu pošiljal periodične račune in spremljal zamude pri plačilih. Druge splošne naloge, ki jih opravlja tajnik, so:

• Ustvarjanje informacij s prepisovanjem, oblikovanjem, vnosom, priklicem, kopiranjem in prenosom besedila, podatkov in grafike
• Spremljanje rokov za primere
• Ustrezanje strankam, pričam in nasprotujočim se svetovalcem
• Odgovor na telefon
• Ustvarjanje preglednic za sledenje stroškov, eksponatov in drugih informacij
• Prepisovanje narekovanja
• Vzdrževanje sistemov etiket
• Usmerjanje korespondence, poročil in pravnih dokumentov
• Organiziranje konferenc strank in sestankov odvetnikov
• Priprava poročil o stroških
• Vzdrževanje koledarja odvetnika z načrtovanjem in razporejanjem konferenc, telekonferenc, izjav in potovanj

• Naročanje blaga

Sodni sekretar Izobraževanje

Veliko sodnih tajnikov dokonča certifikat ali program pridružene diplome na trgovski šoli ali v šoli. Sekretarji s štiriletnimi diplomami imajo največ možnosti za napredovanje v odvetniški pisarni. Usposabljanje o pravdnem postopku se pogosto dogaja na delovnem mestu. Izkušeni sekretarji za reševanje sporov se pogosto ukvarjajo z drugimi vlogami v podjetju, vključno s službami za vodenje službenih pisarn in službami.

Spor sekretar veščin in znanja

Sodni tajniki morajo imeti različne medosebne, tehnološke in pisarniške veščine, pa tudi pravna in postopkovna znanja. Zahtevana znanja in spretnosti vključujejo:

• Znanje o obdelavi besedil, preglednicah, predstavitvi in ​​programski opremi za čas in obračunavanje; poznavanje zbirke Microsoft Office
• Znanje o opremi za prepisovanje
• Odlične pisne in verbalne spretnosti
• Poznavanje lokalnih, državnih in zveznih sodnih dokumentov in postopkov vložitve
• Izkušnje z bazami dokumentov, kot so Ringtail, Summation in Concordance
• Izkušnje z e-prijavo
• Poznavanje pisarniških postopkov in pravne terminologije
• Močno tipkanje
• Trdne organizacijske spretnosti in veščine večopravilnosti
• Sposobnost profesionalnega sodelovanja z vsemi kadri