Kako napisati načrt upravljanja projekta

Načrt upravljanja projekta je dokument, ki določa, kako bo skupina delala na projektu. Opisuje življenjski cikel projekta in pokriva, kako bo delo izvedeno, spremljano, nadzorovano in nato formalno zaprto.

Načrt upravljanja projekta je dejansko splošni izraz za vse podprojekte, ki jih boste pripravili za projekt. Načrt upravljanja projekta lahko opredelimo kot vse, kar je zajeto v teh načrtih:

• Načrt upravljanja zahtev
• Načrt upravljanja obsega
• Časovni načrt upravljanja
• Načrt upravljanja kakovosti, če ga imate
• Načrt upravljanja stroškov
• Načrt za obvladovanje tveganja (ki naj bi se nanašal na dnevnik tveganj)
• Načrt upravljanja sprememb
• Načrt upravljanja javnih naročil, če ga potrebujete za projekt
• Načrt upravljanja konfiguracije, spet, samo če ga nameravate napisati: morda ne mislite, da je to potrebno za vaš projekt
• Načrt upravljanja človeških virov

Načrt upravljanja projekta vključuje tudi pomembne informacije o izhodiščih projekta, zlasti glede obsega in časovnega razporeda. To vam daje črto v pesku, na katero se lahko sklicujete nazaj, tako da lahko preprosto vidite, kaj se je spremenilo, ko ste končno zaprli projekt in primerjali načrtovano z dejansko zmogljivostjo.

Ob tem pa načrt upravljanja projekta obstaja kot samostojen dokument. V nadaljevanju je navedeno, kaj je treba vključiti v druge oddelke in kako jih povezati.

Pisanje dokumenta načrta upravljanja projekta

Zaženite dokument z imenom projekta in datumom. Uporabite predlogo iz svojega Project Management Officea, če jo imate, da prihranite začetek iz nič.

Nato vključite te razdelke:

Pragi in izhodišča: Pojasnite, kako se bodo vodile osnovne linije za časovni razpored, obseg, stroške in kakovostna področja projekta. Določite, kakšne bodo sprejemljive razlike pri načrtovanju (na primer +/- 10 odstotkov) in kaj boste storili, če bo videti, da bodo kršene. Morda ste to že dokumentirali v listini projekta.

Upravljanje: Določite, kakšne preglede projektov, medsebojne preglede in druge ukrepe upravljanja boste uporabili med življenjskim ciklom vodenja projekta. Ob koncu vsake faze morate vključiti formalni znak. To je ena od vlog sponzorja projekta. Lahko tudi podrobno predstavite preglede kakovosti, ki jih boste imeli, če je to primerno za vaš projekt.

Metodološke odločitve: t To je dober kraj za zapisovanje, katere dele vaše metodologije projektnega vodenja ste se odločili, da ne boste storili, ker to ni pomembno. Tu lahko na primer opazite, da ne boste izvajali načrta za upravljanje javnih naročil, ker za vaš projekt ni potrebno naročanje.

Še kaj: Ne omejite se na te naslove. Vključite vse, kar bi po vašem mnenju lahko bilo pomembno za načrtovanje projekta, kot so povezave z drugimi projekti v podjetju, zunanji dejavniki, ki lahko vplivajo na načrtovanje, ki jih želite posredovati nekomu in tako naprej.

Načrti subsidiarnosti

Če združite vse vaše projektne dokumente v eno, bo to velik načrt za upravljanje projektov. V tem dokumentu je najbolje vključiti povezave (ali vsaj opis, kje lahko najdete dokument). Potem, če nekdo želi iti in ga prebrati, ga lahko najdejo, ne da bi vaš projektni načrt za upravljanje postal tako izjemno dolg, da ga nihče ne pogleda.

Ne pozabite povezati tudi z osnovnimi linijami. Za osnovno linijo projektnega razporeda shranite različico svojega načrta in povezavo na to. Za izhodiščno vrednost stroškov shranite različico svojega načrtovanja proračuna od danes in jo povežite. Ti dokumenti so živi dokumenti in se bodo spreminjali, ko se bo projekt nadaljeval, vendar boste ohranili te izvirne datoteke, da se boste lahko ozrli nanje in naredili primerjavo.

Končno dodajte nadzor različic v načrt upravljanja projekta, tako da boste, če boste morali posodobiti, zlahka videli, če delate na najnovejši kopiji.