Kako napisati strokovno e-pošto - 7 vprašanj, ki jih morate vprašati pred hitrim pošiljanjem

Ljudje že vrsto let napovedujejo propad elektronske pošte. Čeprav je res, da uporabljamo druge oblike komunikacije, kot so pošiljanje sporočil in družabni mediji, da se pogovarjamo s prijatelji ali pošiljamo hitra sporočila svojim kolegom, še vedno uporabljamo e-pošto, zlasti za komunikacijo, povezano z delom. To je tudi osnovno sredstvo za stik, ko se prijavljate za zaposlitev. Prav tako pomembno je, kot vedno, vedeti, kako napisati profesionalno e-pošto.

E-pošta je lahko vaša začetna točka za stik z nekom in zato je to vaša prva priložnost, da naredite vtis. Bodite zelo pozorni pri sestavljanju sporočil. Preden pritisnete gumb za pošiljanje, odgovorite na 7 vprašanj.

1. Ali je moje sporočilo brez napak?

Preverjanje e-pošte za napake je najpomembnejša stvar, ki jo lahko storite, preden jo pošljete. Nepravilno črkovanje in slaba slovnica vas bodo navdušile. To je v nasprotju z vtisom, ki ga poskušate narediti, še posebej, če se prijavljate za delo.

Proofread dokler ne boste prepričani, da ste ujeli vse črkovalne in slovnične napake, kot tudi napake. Grammarly.com ima brezplačno orodje, vključno s pripono za brskalnik Chrome, ki vam lahko pomaga pri tem.

2. Kaj pravi moj e-poštni naslov o meni?

Vaš službeni e-poštni naslov - ki ga mimogrede ne smete nikoli uporabljati za iskanje zaposlitve - je verjetno zelo preprost. Najverjetneje je to neka varianta vašega imena. Morda ste izbrali manj poslovno podoben naslov za osebno e-pošto. Naslov, ki je sugestiven, otročji ali srčkan, je v redu, če ga uporabljate samo za pošiljanje sporočil prijateljem in družini, če pa morate napisati profesionalni e-poštni naslov, se prijavite za nov račun, ki izraža profesionalnost.

Nastavite e-poštni naslov, ki uporablja vaše dejansko ime. Preizkusite ime in priimek; ime, priimek in priimek; ali kombinacijo teh. Nikoli ne pošljite svojega strokovnega e-poštnega sporočila od [email protected].

3. Ali sta ime in e-poštni naslov v polju "Za" pravilna?

Ko v polje »V« začnete vnašati ime prejemnika, bo večina e-poštnih odjemalcev izpolnila preostalo ime z imenom iz stikov. Na tem področju lahko zlahka končate z napačno ime, zato bodite pozorni na to.

Predstavljajte si, kakšne težave se lahko pojavijo, če po nesreči pošljete e-pošto napačnemu prejemniku. Recimo, da iščete službo, ko ste še zaposleni. Vodja zaposlovanja pri bodočem delodajalcu bi lahko imel ime, ki se začne z istim črkom kot ime vašega trenutnega šefa. Kako neprijetno bi bilo, če bi šefu poslala sporočilo, ki je namenjeno temu vodji? Ne samo, da želite zagotoviti, da vaše sporočilo doseže nameravano destinacijo, ampak tudi želite biti prepričani, da ne doseže nenamernega.

4. Ali sem za naslov prejemnika uporabil ustrezen naslov?

Če ste osebi, ki jo pošiljate po e-pošti, že na podlagi imena, lahko v svojem sporočilu obravnavate tako. Vendar, če je to prvič, da komunicirate z nekom ali niste prepričani, kako bi jih želeli obravnavati, je bolje uporabiti formalni naslov, kot so gospod, gospa, gospa ali dr. In prejemnikova zadnja. ime.

Vedno se motite na strani previdnosti. Ne more škoditi biti formalni. Za namig o tem, kako nekdo, s katerim že imate vzpostavljeno razmerje, želi biti naslovljen, si oglejte prejšnja sporočila, da vidite, kako so podpisani. To vam bo pomagalo pri odločanju, kaj storiti.

5. Ali moj ton dobro posreduje moje sporočilo?

Kot pravi pregovor, "Ne gre za to, kar si rekel, ampak kako to govoriš." Ko govorite z nekom iz oči v oči, se lahko zanašate na intonacijo, govorico telesa in izraz obraza, da bi pripomogli k dodatnemu pomenu vaših besed.

Ko poskušate posredovati isto sporočilo v pisni obliki, je več prostora za nesporazume, ker bralec ne more videti vašega obraza, prebrati vašega govorja telesa ali slišati vašega glasu. Poskrbite, da bo vaše sporočilo vljudno in prijazno ter da je vaš nameravani pomen jasen.

6. Ali je moje sporočilo preprosto, a ne grobno?

Če boste sporočila kratek in sladka, jih boste lažje razumeli. Hkrati pa ne smete izpustiti ničesar pomembnega. Ne želite prisiliti prejemnika vašega e-poštnega sporočila, da ugani, kaj želite povedati. Vaše sporočilo mora biti kar se da natančno, vendar mora vsebovati vse potrebne informacije.

7. Ali sem vključil nezaželene priloge?

Mnogi ljudje zavračajo odpiranje e-poštnih prilog, ki jih ne pričakujejo. Prav imajo, da se temu izognejo. Računalniški virusi se pogosto prenašajo v teh priponkah. Če želite nekomu poslati datoteko, na primer vaš življenjepis, najprej vprašajte prejemnika za njegovo dovoljenje. Pošlji ga le, če pravi, da je v redu.