Kako napisati poročilo o poslovnem napredku

Poročilo o napredku je sestavljeno iz glave, povzetka, opisa manjših sestavnih delov, navedbe o tem, kdaj je potrebno naslednje poročilo. Poročilo boste napisali po tej predlogi in ga nato poslali svojemu šefu ali drugemu poročevalcu, ki je boljše kot je določeno.

Glava

V glavi so podatki za identifikacijo poročila. Vnesli boste naslov, datum objave poročila, status žarometa za vse, o čemer poročate (rdeča, rumeno-zelena) in celotno meritev, morda celo odstotek, načrt v primerjavi z dejanskim. Opomba: poročilo o napredku, kot je to, se najpogosteje uporablja za projekte, lahko pa se uporabi tudi za poročanje o drugih stvareh. Na primer, če vam je bila dodeljena naloga zmanjšanja števila ur za risanje za inženirsko podjetje, bi uporabili poročilo o napredku, da bi prikazali svoj napredek pri zmanjšanju števila ur na risanje.

• Naslov: Poročilo o napredku projekta X.
• Datum: 30. maj 20xx
• Stanje: Zeleno
• Odstotek Popoln: 63 dejanskih, 59 načrt

Povzetek

Napišete zadnji povzetek. To je povzetek vseh glavnih točk, ki so navedene v nadaljevanju v glavnem delu poročila. Glede na vaše občinstvo je včasih povzetek omejen. To je odvisno od vašega občinstva, števila ljudi, ki prejemajo poročilo, in njihovih ravni v organizaciji. Povzetek je namenjen tistim višjim menedžerjem, ki morda nimajo časa za branje celotnega poročila. Če je vaše poročilo poslano neposrednemu nadzorniku, se pričakuje, da bo prebral poročilo in povzetek morda ne bo potreben.

Vendar, če je to poročilo, ki je široko razširjeno številnim vodstvenim delavcem v celotni organizaciji, bo morda treba vključiti povzetek za tiste posameznike, ki nimajo časa za branje celotnega poročila.

Napredek sestavnih delov

To je glavni del poročila. V tem delu poročila podrobno predstavite svoj napredek na vseh komponentah projekta. V tem obdobju navedete napredek in dosežke glede vseh meritev. Pokažete, kakšen je vaš načrt za naslednje časovno obdobje. Nato navedete ne le blokatorje, temveč tudi, kakšna prizadevanja boste storili, da jih očistite. Nazadnje bo v oddelku prikazano, kakšno dodatno pomoč potrebuje vaš šef ali drugi prejemnik poročila o napredku.

Povzetek

Temu poročila sledi razdelek s povzetkom. Vključuje manj podrobnosti kot napredek, o katerem so poročali v prejšnjem oddelku. Vključili bi iste informacije, meritve, dosežke, načrt za naslednje obdobje in vse blokatorje, vendar pa bi za vsako kategorijo navedli manj podrobnosti. Na primer, povzetek je lahko en stavek, kot je »vsi končni izsledki so pravočasni«, medtem ko bi lahko zapisovanje o napredku v prejšnjem oddelku rekli »Dobavni rezultat A, ki bo na xx / xx / xx dostavljen tri dni prej.

Poročilo Y bo dostavljeno pravočasno na xx / xx / xx. Poročilo C, ki je čakalo na dva tedna, medtem ko čaka na grafiko, se zdaj pričakuje, da bo dostavljeno na revidiranem datumu xx / xx / xx."

Naslednji rok zapadlosti poročila

Tukaj navedite, kdaj bo poslano naslednje poročilo. Če je to na primer tedensko poročilo, boste naslednjič prikazali datum zapadlosti kot en teden. Pri mesečnem poročilu boste prikazali datum naslednji mesec, ko bo poročilo poslano. Osebe, ki bodo prejele poročilo, bodo pričakovale, da bodo ti podatki točni kot podatki v poročilih.

Spodnja črta

Vaše poročilo o napredku je sestavljeno iz izbirnega povzetka, poročanja o napredku vseh komponent projekta, podrobnega povzetka in časovnega razporeda. Naredite jih tako natančno, kot lahko.