Kako napisati referenčno pismo

Pomembno je vedeti, kako napisati referenčno pismo, ker je skoraj vsakdo zaprošen, da v določenem času v svoji karieri zagotovi referenco. Ne glede na to, ali gre za zaposlenega, prijatelja ali nekoga, s katerim ste delali, je pomembno, da ste pripravljeni napisati učinkovito priporočilno pismo.

Spodaj preberite nasvete o tem, kako napisati referenčno pismo, kakor tudi, kateri materiali prositi kandidata in kdaj reči ne (in kako reči ne) pisanju pisma za nekoga.

Referenčna pisma ali priporočilna pisma

Referenčno pismo, znano tudi kot priporočilno pismo, je pismo, ki govori o delovnih izkušnjah, veščinah, strokovnem znanju, osebnih lastnostih in / ali akademski uspešnosti. Napisal jo je nekdanji delodajalec, kolega, stranka, učitelj ali nekdo drug, ki lahko o tej osebi pozitivno govori.

Ko potrebujete referenčna pisma

Kdaj potrebujete referenčne črke, običajno približno tri prijavite se na delovna mesta, pripravništva, prostovoljne položaje, šole in podiplomske programe. Referenčno pismo je pozitivna potrditev vaših veščin in lastnosti, ki jih je napisal nekdo, ki pozna vaše delo, značaj in dosežke.

Referenčno pismo pojasnjuje, zakaj naj bi vas bralec izbral in kaj vas kvalificira za priložnost, za katero se prijavljate. Organizacija lahko zahteva pisma, ki razmišljajo o zaposlitvi ali sprejemu posameznika v ustanovi, ali pa jih lahko ponudi iskalec zaposlitve ali prosilec.

Kaj je vključeno v referenčno pismo

Referenčno pismo je pozitivna potrditev vaših spretnosti in lastnosti. Pojasnjuje, zakaj mora bralec izbrati vas in kaj vas kvalificira za priložnost, za katero se prijavljate.

Astrokovno pismo Običajno ga piše nadzornik, sodelavec, naročnik, učitelj ali profesor, ki dobro pozna vaše dosežke v delovnem okolju. Običajno vključuje opis vašega položaja in odgovornosti, trajanje vašega časa v podjetju ter vaše sposobnosti, kvalifikacije in prispevke k organizaciji.

Znak aliosebno referenčno pismo lahko ga napiše družinski prijatelj, mentor ali sosed, ki lahko potrdi lastnosti, zaradi katerih ste dober kandidat za položaj, ki ga iščete. Pojasnjuje, kako vas pisec pozna in razpravlja o vaših osebnih atributih, kot bi jih uporabili pri nastavitvi zaposlitve.

Kaj storiti pred pisanjem referenčnega pisma

Pomislite, preden izgovorite »Da«.Preden se dogovorite za pisanje pisma, se prepričajte, da lahko za to osebo napišete pozitivno priporočilo. Če osebe ne poznate dobro ali ne mislite, da lahko zelo dobro govorite o spretnostih ali sposobnostih osebe, je v redu zavrniti zahtevo za priporočilo.

Bolje je reči ne pisanju priporočila kot pisanju negativne reference za osebo.

Ko zavrnete zahtevo, ste lahko nejasni, preprosto rekoč: »Ne verjamem, da bi bila najboljša oseba, da vam napišem priporočilo.« Če je mogoče, predlagajte, da bi kdo drug vprašal.

Zahtevajte informacije. Dobro je vprašati osebo za kopijo svojega življenjepisa ali življenjepisa, tudi če ste jih poznali že dolgo časa. Imajo lahko nove akreditacije ali dosežke in želite zagotoviti čim več aktualnih informacij. To vam bo pomagalo tudi pri uporabi smernic za pisanje.

Če je referenčno pismo namenjeno določeni zaposlitveni priložnosti, prosimo tudi za kopijo delovnega mesta. Podobno, če je referenčno pismo za določeno šolo ali program, prosimo za nekaj informacij o šoli. Več informacij imate, lažje bo pisati pismo.

Pridobite vse podrobnosti.Skupaj s prošnjo za informacije o kandidatu dobite vse informacije, ki jih potrebujete za predložitev pisma. Vprašajte, na koga naj pismo pošljete, ko je rok, in v kakšni obliki naj bo pismo. Sprašujte tudi, ali obstajajo podatki, ki jih šola ali delodajalec želi vključiti v svoje pismo.

Kaj vključiti v referenčno pismo

Če vam kandidat ne da obrazca, na katerem bi lahko napisali svoje priporočilo, morate napisati referenco kot uradno pismo. Referenčno pismo se mora začeti z vi in ​​kontaktnimi podatki delodajalca (ime, naslov, telefonska številka, e-pošta), ki mu sledi datum. Če je to e-poštno sporočilo namesto dejanskega pisma, vključite svoje kontaktne podatke na koncu pisma, po podpisu.

Podatki za stik in pozdrav:Če pismo pišete posamezniku ali komisiji za najem, vključite njihove kontaktne podatke na vrh pisma in v vaš pozdrav. Če pišete splošno pismo, lahko pišete na naslov "Koga briga" ali preprosto začnete pisati s prvim odstavkom.

Pozdrav: Začnite pismo s "Dragi gospod / gospodje. Priimek." Če ne poznate priimka delodajalca, preprosto napišite: »Dragi upravitelj zaposlovanja«. Če se kandidat prijavlja na akademski program, lahko napišete "Dragi odbor za sprejem."

Uvod: Pojasnite svoj odnos z osebo, za katero pišete pismo. Lahko vključite, koliko časa poznate osebo. Potem razložite, zakaj pišete pismo. Ne pozabite navesti imena podjetja, zaposlitve, šole ali priložnosti, za katero se oseba prijavlja. Na primer: »V podjetju XYZ sem že pet let nadzornik Jamesa Smitha. Z veseljem ga priporočam za mesto glavnega računovodje v podjetju ABC.

Pregled telesa:V samem pismu vključite specifične informacije o osebnih značilnostih kandidata (ustvarjalnost, potrpežljivost, zaupanje itd.), Posebne spretnosti (odlične komunikacijske spretnosti, organizacijske sposobnosti itd.). Bodite čim bolj specifični.

Prvi odstavek: Prvi odstavek referenčnega pisma pojasnjuje vašo povezavo z osebo, ki jo priporočate, vključno s tem, kako jih poznate, in zakaj ste usposobljeni za pisanje priporočilnega pisma, ki priporoča zaposlitev ali podiplomsko šolo. Navedite razmerje (osebno ali poklicno), ki ga imate z osebo, ki jo priporočate.

Drugi odstavek (in tretji in četrti)

Srednji odstavki referenčnega pisma vsebujejo informacije o osebi, o kateri pišete, tudi o tem, zakaj so kvalificirani, in o tem, kaj lahko prispevajo. Če je potrebno, uporabite več kot en odstavek, da zagotovite podrobnosti. Bodite natančni in navedite primere, zakaj je ta oseba kvalificiran kandidat. Če lahko, povežite posebne primere, ko ste opazili, da je oseba uspešno uporabljala spretnosti, potrebne za to delovno mesto.

Poskusite opisati lastnosti in veščine, ki se nanašajo na določeno delovno mesto, šolo ali priložnost. Na primer, če se oseba prijavlja na delovno mesto managerja, se osredotočite na vodstvene in komunikacijske sposobnosti osebe.

Zapiranje črke

V zadnjem odstavku ponudite več informacij in vključite svoje kontaktne podatke (telefon in e-pošto), da boste na voljo za ustno priporočilo ali po potrebi odgovorite na dodatna vprašanja. Lahko tudi ponavljate, da to osebo priporočate »z vsem srcem« ali »brez pridržkov«.

Podpis: Črko zaključite s svojim podpisom, napisano z roko, ki ji sledi vneseno ime. Če je to e-poštno sporočilo, preprosto vključite vneseno ime, ki mu sledijo kontaktni podatki.

Priporočilo Pismo Dolžina, Oblika in Pisava

Preden začnete pisati pismo: Prosite kandidata, naj vam pošlje svoj življenjepis, prepis, življenjepis ali kateri koli drug material, ki vam bo pomagal natančno opisati osebo. Prav tako lahko zahtevate opis položaja, za katerega se prijavlja, in informacije o podjetju. Več informacij imate, lažje bo pisati močno priporočilo.

Dolžina: Priporočilo mora vsebovati več kot en ali dva odstavka; v pismu, ki je kratko, vam predlagamo, da ne poznate osebe dobro ali pa je ne poznate v celoti. Vendar pa želite pismo ohraniti jedrnato in se osredotočiti na nekaj ključnih točk, zato se izogibajte pisanju več kot ene strani. Trije ali štirje odstavki, ki pojasnjujejo, kako poznate osebo in zakaj jih priporočate, so primerne dolžine.

Oblika: Priporočilno pismo mora biti enojno z razmikom med posameznimi odstavki. Uporabite približno 1 "robove za zgornjo, spodnjo, levo in desno stran strani ter poravnajte besedilo na levo (poravnava za večino dokumentov).

Pisava: Uporabite tradicionalne pisave, kot so Times New Roman, Arial ali Calibri. Velikost pisave naj bo med 10 in 12 točk, zato jo je lahko brati. Prilagajanje velikosti pisave je dober način, da obdržite pismo na eni strani.

Uredi:Preden pošljete pismo, ga preberite. Lahko, da nekdo drug uredi pismo, vendar prikrije ime kandidata, da ohrani svojo zasebnost.

Vzorec referenčnega pisma

Primer referenčne črke lahko uporabite kot model. Prenesite predlogo (združljivo z Google Dokumenti in Word Online) ali preberite spodnjo besedilno različico.

Prenesite predlogo za besedo

Vzorec referenčnega pisma (besedilna različica)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Jim Lee

Človeški viri

Saber Marketing & PR

321 Business Ave.

Poslovno mesto, NY 12345

Spoštovani gospod Lee, Navdušena sem, da lahko Sarah Jones priporočim za vodjo digitalnega marketinga pri Saber Marketing & PR. Kot direktor marketinga v podjetju A & B Media sem imel veselje, da sem bil zaposlen kot Sarahov nadzornik, ko je bila tukaj zaposlena kot tržna sodelavka. Odgovorna, natančna in izjemno svetla, Sarah je bila med najboljšimi talenti na A & B medijih, in absolutno podpiram njeno usposobljenost in njeno znanje.

Neprestano me je navduševalo znanje, ki ga je prinesla na mizo, in njeno predanost, da ostane na vrhu najnovejših na tem področju. Sarah združuje ostre analitične sposobnosti z močno intuicijo in vedno sem vedel, da se lahko zanesejo na njene roke in presegajo naša pričakovanja. V dveh letih z nami je dosegla številne dosežke, od povečanja angažiranosti v družabnih medijih za 20%, do znižanja stopnje našega spletnega mesta za 10%, do povečanja donosnosti na digitalne akcije za 15%.

Medtem ko je bila Sarahova strokovna sposobnost izjemno koristna za A & B Media, je bila tudi čudovita ekipa. Sarah je bila optimistična, privlačna in preprosta za razumevanje, kar je bilo pravo veselje, da je v pisarni in spodbujalo številne pozitivne odnose v našem oddelku kot tudi v celotnem podjetju.

S tem sem dejal, da sem zelo prepričan v svoje priporočilo in verjamem, da bi bila Sarah zelo primerna za Sabre Marketing & PR. Če želite govoriti o mojih izkušnjah pri delu s Sarah, prosim pošljite e-pošto na [email protected] ali me pokličite na 555-555-5555.

S spoštovanjem, Melissa Bradley

Direktor marketinga, A & B Media

Oblikovanje pisma

Če pismo pošljete delodajalcu ali šoli, se prepričajte, da sledite pravilni obliki poslovnega pisma. To vključuje seznam vaših kontaktnih podatkov, datum in kontaktne podatke za osebo, ki prejme vaše pismo (običajno, upravitelja najema) na vrhu pisma. Na dnu fizičnega pisma vključite tudi svoj lastnoročni podpis.

Če pa to pismo pošljete po e-pošti, na vrhu pisma ni treba vključiti nobenih kontaktnih podatkov ali datuma. Namesto tega navedite svoje kontaktne podatke po podpisu e-pošte. Prav tako se prepričajte, da imate jasno, jedrnato postavko, ki navaja ime kandidata, zaposlitev, za katero se prijavlja (če je primerno), in namen vašega pisma. Na primer, v vrstici z zadevo se lahko glasi: "Priporočilo za ime - Priimek - Pomočnik za človeške vire."

Uporabite predlogo referenčnega pisma

Če niste prepričani, kaj morate napisati, uporabite predlogo referenčnega pisma in jo prilagodite tako, da bo vsebovala vaše podatke. Predloga je uporaben način, kako ugotoviti, kako oblikovati vaše pismo in kaj vključiti v pismo.

Ogledate si lahko tudi več vzorčnih referenčnih črk za ideje o tem, kaj morate vključiti v lastno pismo. Ne pozabite spremeniti pisma, tako da velja za določeno osebo, za katero pišete pismo.