Kako uspešno upravljate projekt?

Čestitamo! Pravkar ste odgovorni za pomemben nov projekt. Jasno je, da vaš šef ponuja to priložnost kot glas zaupanja v vaše sposobnosti. Medtem ko ste navdušeni, je to prvič, da ste odgovorni za celoten projekt in je malce zastrašujoč

Nekaj ​​vprašanj teče skozi vaš um:

• Kako začnem?
• Kateri koraki so potrebni za premik projekta od začetka do zaprtja?
• Kako zgradim visoko zmogljivo projektno skupino?
• Koga prosim za pomoč v tem procesu? Ali obstaja izvršni sponzor?

Ti nasveti se osredotočajo na pomoč vsakomur, ki je nov, da vodi projekt, odbor ali skupinsko pobudo za dejavnost, ki je edinstvena za organizacijo. Ne glede na to, ali organizirate praznično zabavo ali vodite pobude za razvoj novih izdelkov, obstajajo orodja in procesi vodenja projektov, da bi bila vaša verjetnost uspeha veliko višja.

5 Faze projekta:

1. Začetek: začetek projekta.
2. Načrtovanje: načrtovanje vseh del projekta.
3. Izvedba: dejansko opravlja delo.
4. Upravljanje in nadzor: vse delo, ki ga opravljate med projektom za spremljanje napredka.
5. Zaključek: dokončanje in izvedbo projekta ter prekinitev ekipe.

Ti koraki so enaki za vsak projekt.

13 osnovnih korakov za novice projekta:

1. Določite obseg:Prvi in ​​najpomembnejši korak v katerem koli projektu je opredelitev obsega projekta. Kaj naj bi dosegli ali ustvarili? Kakšen je cilj projekta? Enako pomembno je opredeliti, kaj ni vključeno v obseg vašega projekta. Če od svojega šefa ne dobite dovolj definicije, pojasnite področje uporabe in ga pošljite nazaj na potrditev. Medtem ko je primer nekoliko odmaknjen od poslovne teme, se lahko vsi nanašamo na poročni sprejem. Pri načrtovanju poročnega sprejema boste morda za svoj namen: pripravili poročni sprejem za 100 gostov, skupaj z večerjo, odprtim barom, poročno torto in zasedbo za ples do določenega datuma po ceni, ki ne presega 20.000 dolarjev.

1. Določi razpoložljive vire:Katere ljudi, opremo in denar boste imeli na voljo za doseganje ciljev projekta? Kot vodja projekta ponavadi ne boste imeli neposrednega nadzora nad temi viri, temveč jih boste morali upravljati z upravljanjem matrik.
2. Spoznajte časovno premico:Kdaj mora biti projekt zaključen? Ko razvijate svoj projektni načrt, boste morda imeli nekaj prožnosti pri tem, kako uporabljate čas med projektom, vendar so roki običajno določeni, kot v primeru poročnega sprejema. Če se odločite za uporabo nadurnega dela, da bi izpolnili urnik, morate to omejiti glede na omejitve proračuna.

1. Zberite projektno skupino:Povežite ljudi iz vaše ekipe in začnite pogovorno okno. So tehnični strokovnjaki. Zato jih je njihov funkcionalni nadzornik dodelil projektu. Vaša naloga je, da upravljate ekipo.
2. Podrobnosti dela, 1. del:Kateri so glavni deli ali komponente, ki jih je treba ustvariti za dokončanje projekta? Na primer, poročni sprejem zahteva na visoki ravni: sprejemno dvorano, hrano, pijačo, torto, goste in zabavo. Seveda je vsako od teh večjih predmetov mogoče razdeliti na številne dodatne postavke. To je naslednji korak.

1. Podrobnosti dela, 2. del: V našem primeru poroke za poroko, boste verjetno imeli ekipo ali osebo, ki bo odgovorna za različne komponente. Sodelujte s člani vaše ekipe, da pojasnite podrobnosti, ki so potrebne za doseganje vsake pomembne postavke. Oseba, odgovorna za hrano, mora razumeti možnosti, omejitve stroškov in izbire, ki podpirajo doseganje obsega. Navedite manjše korake v vsakem večjem koraku. Koliko stopenj globoko greste v bolj podrobne korake, je odvisno od velikosti in kompleksnosti vašega projekta.

1. Pripravite predhodni načrt:Sestavite vse korake v načrt. Dober način za to je, da uporabite tabelo prednosti, ki določa, katere postavke morajo biti pred drugimi postavkami. Formalne prakse projektnega vodenja zahtevajo razvoj tega, kar se imenuje mrežni diagram in prepoznavanje kritične poti. Čeprav je to morda več kot vaše potrebe ali raven znanja, je osrednje vprašanje zaporedje dejavnosti v pravem zaporedju in nato dodeljena sredstva za dejavnosti. Vprašanja, ki jih je treba zastaviti, so: Kaj se zgodi prvi? Kaj je naslednji korak? Kateri koraki se lahko izvajajo hkrati z različnimi viri? Kdo bo naredil vsak korak? Kako dolgo bo to trajalo? Na voljo je veliko odličnih programskih paketov, ki lahko avtomatizirajo veliko teh podrobnosti za vas. Vprašajte druge na podobnih položajih, kaj uporabljajo.

1. Ustvarite svoj osnovni načrt:Pridobite povratne informacije o svojem predhodnem načrtu od vaše ekipe in drugih zainteresiranih strani. Prilagodite svoje časovne in delovne načrte, da bo projekt ustrezal razpoložljivemu času. Izvedite vse potrebne prilagoditve predhodnega načrta za pripravo osnovnega načrta.
2. Zahtevaj prilagoditve projekta:Projektu skoraj nikoli ni dovolj časa, denarja ali talentov.Vaša naloga je, da naredite več z omejenimi sredstvi, kot jih ljudje pričakujejo. Vendar pa pogosto obstajajo omejitve za projekt, ki je preprosto nerealen. Svoj primer morate predložiti svojemu šefu in zahtevati, da se te nerealne omejitve spremenijo. Zahtevajte spremembe na začetku projekta. Ne čakajte, da bo v težavah vprašati za spremembe, ki jih potrebujete. Vendar, če vaš projekt vključuje poroko, ne pričakujte, da boste uspešni in zahtevate veliko pomembnih sprememb!

1. Ustvarite svoj načrt, toda ne umrite za to:Načrtovanje je pomembno, toda načrt se lahko spremeni. Vsako jutro imate načrt za vožnjo na delo. Če je eno križišče blokirano zaradi nesreče, spremenite svoj načrt in greste na drugačen način. Enako storite z vašimi projektnimi načrti. Po potrebi jih spremenite, vendar vedno upoštevajte obseg in vire.
2. Spremljajte napredek svoje ekipe:Na začetku projekta boste malo napredovali, nato pa začnite spremljati, kaj vsi počnejo. To bo olajšalo ujetje vprašanj, preden bodo postale težave.
3. Dokumentiraj vse:Vodite evidence. Vsakič, ko spremenite svoj osnovni načrt, zapišite, kakšna je bila sprememba in zakaj je bila potrebna. Vsakič, ko se projektu doda nova zahteva, zapišite, od kod je prišla zahteva in kako je bila zaradi tega prilagojena časovna razporeditev ali proračun. Ne spomnite se vsega, zato jih zapišite, da jih boste lahko pregledali na koncu pregleda projekta in se učili od njih.
4. Obveščanje vseh:Vse zainteresirane strani projekta naj bodo ves čas obveščene o napredku. Spoznajte svoj uspeh, ko dokončate vsak mejnik, vendar jih takoj obvestite o težavah. Prav tako obveščajte svojo ekipo. Če se upoštevajo spremembe, povejte ekipi o njih, kolikor je mogoče daleč naprej. Prepričajte se, da se vsi v ekipi zavedajo, kaj počnejo vsi ostali.

Spodnja črta

Ni vam treba biti formalni vodja projekta, ki vodi projektno pobudo. Vendar pa morate orodja in logiko projektnega vodenja uporabiti za delo pri razjasnitvi vaših ciljev, podrobno opisati delo, zgraditi ekipo ter izvajati in spremljati delo. Najboljše za uspeh!