Kaj bi moral vsak delodajalec vedeti o zahtevah obrazca I-9

Obrazec za upravičenost I-9 zahteva Zakon o reformi priseljevanja, ki preverja identiteto zaposlenega in njegovo zakonito delo v ZDA. Če delodajalec zgreši vse korake ali pozabi vključiti ustrezne dokumente, jim grozi globa z možnimi in precej resnimi pravnimi zapleti, zato je pomembno preveriti vsak vidik zaposlenih I-9.

Seznam A - dokumenti, ki določajo identiteto in upravičenost do zaposlitve

Na I-9 je potreben seznam dokumentacije, ki dokazuje identiteto. Ti dokumenti določajo identiteto in upravičenost za delo v ZDA in se štejejo za sprejemljiv dokaz obeh.

• Ameriški potni list (neizteklo ali poteklo)
• Potrdilo o državljanstvu ZDA (Obrazci N-560 ali N-561)
• Potrdilo o naturalizaciji (Obrazci N-550 ali N-570)
• Neiztekli tuji potni list s priloženim Obrazec I-94 navedbo neizteklega dovoljenja za zaposlitev
• Kartica stalne rezidentke ali kartica za registracijo tujca s fotografijo (Obrazec I-551)
• Kartica začasne rezidentke, ki ni potekla (Obrazec I-688)
• Izplačilna kartica za neiztekle zaposlitve (Obrazec I-688A)
• Dovoljenje za neizkoriščeno sprotno dovoljenje (Obrazec I-327)
• Dokončana potna listina za begunce (Obrazec 1-571)

• Dokument o odobritvi neiztekle zaposlitve, ki ga je izdalo Ministrstvo za domovinsko varnost (DHS) in vsebuje fotografijo (Obrazec I-688B)

Seznam B - dokumenti, ki določajo identiteto

V odsotnosti zgornjih dokumentov mora zaposleni predstaviti še dve osebi, eno za dokazilo o identiteti, drugo pa za dokazilo o izpolnjevanju pogojev za zaposlitev. Naslednji dokumenti se lahko uporabijo za ugotavljanje identitete zaposlenega:

• Vozniško dovoljenje ali osebna izkaznica, ki jo je izdala država ali posest ZDA, če vsebuje fotografijo ali informacije, kot so ime, datum rojstva, spol, višina, barva oči in naslov
• Osebna izkaznica, ki jo izdajo zvezne, državne ali lokalne vladne agencije ali subjekti, če vsebuje fotografijo ali informacije, kot so ime, datum rojstva, spol, višina, barva oči in naslov
• Šolska osebna izkaznica s fotografijo
• Registracijska kartica volivca
• Vojaška kartica ZDA ali osnutek zapisnika
• Osebna izkaznica vojaškega odvisnika

• Kartica pomorskega trgovca ameriške obalne straže
• Ameriški plemenski dokument
• Vozniško dovoljenje, ki ga izda kanadski vladni organ

Seznam C - dokumenti, ki določajo upravičenost do zaposlitve

Eden od teh dokumentov mora predložiti poleg dokumenta s seznama B, če zaposleni ne more predložiti dokumenta s seznama A.

• Ameriška kartica socialne varnosti, ki jo je izdala uprava za socialno varnost, razen kartice, ki navaja, da ne velja za zaposlitev
• Potrdilo o rojstvu v tujini, ki ga je izdal State Department (Obrazec FS-545 ali Obrazec DS-1350)
• Izvirnik ali overjena kopija rojstnega lista, ki ga je izdala država, okrožni, občinski organ ali zunanja posest Združenih držav z uradnim pečatom
• Ameriški plemenski dokument.
• Osebna izkaznica za državljane ZDA (Obrazec I-197)
• Osebna izkaznica za uporabo rezidenta v Združenih državah (Obrazec I-179)

• Dokument z dovoljenjem za zapuščanje zaposlitve, ki ga je izdal DHS in ni naveden v seznamu A

Posebni seznam za mladoletne osebe

Zaposleni, ki so mlajši od 18 let in zato ne morejo predložiti nobenega od zgoraj navedenih dokumentov, lahko namesto tega priskrbijo dokumente, primerne za starost, vključno z:

• Šolska knjižica ali izkaznica
• Klinika, zdravnik ali bolnišnična evidenca
• Zapis o dnevnem varstvu ali vrtcu

Dodatne odgovornosti delodajalca iz obrazca I-9

Prepričajte se, da so obrazci I-9 pravilno izpolnjeni in da vi in ​​vaš zaposleni natančno sledite navodilom. Obrazec I-9 vsakega zaposlenega morate hraniti vsaj tri leta ali eno leto po koncu zaposlitve, kar je daljše.

Hranite in kopirajte izvirne dokumente, ki so jih priskrbeli vaši zaposleni. To ni potrebno, vendar je priporočljivo. Hranite samo najmanjše število zahtevanih dokumentov in shranite obrazce in fotokopije dokumentov ločeno od datotek zaposlenih.

Če so v datotečnem dokumentu I-9 vnesene kakršne koli spremembe, jih spremenite v prvotni obliki, začetek in datum pa spremembe. Ne izpolnite novega obrazca. Ponovno potrdite veljavnost pooblastil za delo in ne dovolite zaposlenim, da delajo, če je njihova dokumentacija potekla.

Bodite prepričani, da se odzovete v skladu s časovnimi navodili in smernicami, če prejmete pismo o neskladnosti, ki označuje določeno število vaših zaposlenih, ki jih ni mogoče preveriti.

Pridobite trenutne podatke iz obrazca I-9 v ameriških službah za državljanstvo in priseljevanje (USCIS). Dodatne informacije so na voljo v Društvu za upravljanje človeških virov.

Pravne zahteve

Obrazec I-9 mora biti izpolnjen za vsakega novega zaposlenega ne glede na njegovo nacionalno poreklo ali če je zaposleni ameriški državljan. Delodajalec je kršil zvezni zakon o priseljevanju, če z obrazcem I-9 ne preveri identitete in dovoljenja za zaposlitev novega zaposlenega. Kazni se zelo razlikujejo in temeljijo na sistemu stopenj, vendar lahko dosežejo skoraj 20.000 $. Kazni se povečajo od 548 USD za zavestno nadaljevanje zaposlovanja posameznikov, ki ne predložijo obrazcev I-9 z ustreznim preverjanjem.

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in od države do države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč od državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih virov, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo.