Kako se odzvati na zahtevo za referenčni pregled

Odgovor na zahtevo za preverjanje referenc je zapleten posel. Strah pred povračilom in tožbami mnogi delodajalci odvrnejo. Ta priporočila vam bodo pomagala razumno odgovoriti na zahteve za preverjanje, hkrati pa zaščititi zakonite interese vašega podjetja in trenutnih zaposlenih.

Sledite pravilniku o preverjanju referenčnih vrednosti vašega podjetja

Prvič, številna podjetja zahtevajo, da upravljavci pošljejo pisne referenčne zahteve za človeške vire. Če je referenca upravitelja pozitivna, se lahko strinjate, da vodja posreduje ustno napotilo neposredno delodajalcu.

Vse, kar je poslano v pisni obliki, mora izhajati iz kadrovskih virov, osebje za kadrovske zadeve pa mora preučiti odziv zaradi doslednosti in varovati interese podjetja. Običajni format preverjanja referenc vas prosi, da posredujete te informacije o nekdanjem zaposlenem.

• Delovno mesto in občasno delovne odgovornosti,
• Končna plača,
• Datumi zaposlitve,
• Zagotavlja kontrolni seznam, ki prosi nekdanjega delodajalca, da te značilnosti razvrsti kot "timsko delo" in "zanesljivost".

Ta dokumentacija je najbolje prepuščena človeškim virom - vsaj vprašajte osebje za kadrovske zadeve, naj pregleda pisni odgovor, ki ga morda nameravate poslati. Ne odgovarjajte na vprašanja, ki od vas zahtevajo, da številčno ocenite nekdanjega zaposlenega v katerem koli vidiku njihovega dela ali dela.

Številske ocene niso primerljive na podlagi skupnega pomena opredelitve izraza, prav tako tudi pomen številk na številski lestvici, opredeljenih v teh obrazcih. Zato je v najboljšem primeru napačna komunikacija. V najslabšem primeru lahko poškoduje zaposlitvene možnosti vašega nekdanjega zaposlenega.

Zagotovite, da ima zaposleni podpisano pooblastilo v datoteki

Drugič, preverite, ali je podpis nekdanjega zaposlenega, ki dovoljuje referenčno preverjanje, dokumentacija, ki jo pošlje družba prosilka. Brez podpisa nekdanjega zaposlenega, ki podeljuje dovoljenje, ne posredujte nobenih informacij o zaposlenem.

Odgovorite na referenčno zahtevo za preverjanje s pozitivno referenco

Če lahko upravljavec z nekaj pridržki priporoči nekdanjega zaposlenega, po posvetovanju s kadrovskim osebjem, lahko upravitelj vrne klic iskanemu delodajalcu. Ko se odzivate na telefonski klic, se mora poskrbeti, da je podpis zaposlenega, ki dovoljuje preverjanje referenc, pred vrnitvijo klica na voljo s kadrovskimi viri.

Ko je bil nekdanji uslužbenec dober delavec in je podjetje zapustil v dobrih pogojih (morda se je zakonec preselil in razdalja ni bila izmenljiva), bi želeli nekdanjemu zaposlenemu pomagati, da najde novo delovno mesto.

Ali pa ste morda kot referenco uporabljali zaposlenega, ki vam je poročal, čeprav ne nazadnje. Če imate pozitivne pripombe glede zaposlenega, se lahko potencialnemu delodajalcu odzovete s pozitivnimi komentarji, ki jih lahko prispevate.

Referenca Preverite vprašanja, ki jih ne želite dotikati

Odgovorite le na vprašanja, na katera ste zadovoljni, če prejmete referenčni poziv ali dokument. Vodja mora govoriti le o področjih, ki jih ima zaposleno znanje in izkušnje, o katerih ima neposredno znanje. Obstaja več vprašanj, na katera upravitelj ne sme odgovoriti:

• Primer Vprašanje: Predvidite, ali bo vaš nekdanji zaposleni uspešen na položaju, za katerega se bo obravnaval. (Imaš kristalno kroglo, kdo?) Ne moreš odgovoriti na to vprašanje. Tudi če pozicija zveni podobno, ne morete napovedati sodelavcev, kulture delodajalca, njihovega odnosa s strankami ali neštetih dejavnikov, ki pomagajo zaposlenemu uspeti - ali ne.

  Dober odgovor: Ko je delavec delal zame, je bila na svojem položaju v mojem podjetju močno prispevala, čigar delo je bilo cenjeno.

• Primer Vprašanje: Kakšne so bile slabosti zaposlenih?

  Dober odgovor: Ni imela nobenih slabosti, ki bi jih lahko omenila, kar je vplivalo na njeno zmožnost, da opravlja svoje delo, ko je delala zame.

• Primer Vprašanje: Zakaj je delavec zapustil delovno mesto, v katerem vam je poročal?

  Dober odgovor: Prizadevala si je za večjo odgovornost in zaokrožila svoje znanje o našem podjetju in izdelkih.

  Dober odgovor: Zapustila je organizacijo zaradi osebnih razlogov, ki so ji bili pomembni.

To so vrste referenčnih kontrolnih vprašanj, ki jih bo potencialni delodajalec vprašal, če boste vrnili referenčni telefonski klic.

Odgovor na zahtevo za referenčno preverjanje: Ni pozitivno

Če je delavec zapustil vaše podjetje v oblaku, ne glede na to, ali je bil uslužbenec neprimeren za svoje delo, zaposleni, ki ni prispeval iz drugih razlogov, ali ga ni mogoče upravljati, se obrnite na klic ali obrazec osebju za kadrovske zadeve za standardni odgovor.

Včasih obstajajo nenavadne okoliščine, ko zaposleni zapušča vaše podjetje. Morda je delavec na svojem računalniku gledal pornografijo - da, prosil je svojega direktorja za kadrovske zadeve, da služi kot ena od njegovih referenc. Še en nekdanji zaposleni je lahko ogrozil nasilje ali storil nasilno dejanje, medtem ko je bil zaposlen v vašem podjetju.

Medtem ko bodo ti nekdanji zaposleni redko navedli vaše podjetje kot referenco, bodite pripravljeni. Te pozive je treba poslati osebju kadrovske službe za standardni odziv.

Toda tukaj je opozorilo. Pogovorite se z odvetnikom, preden se odzovete na katero koli referenčno preverjanje o potencialno nasilnem uslužbencu. Če potencialnemu delodajalcu ne razkrijete nasilnega vedenja in nekdanji zaposleni stori nasilno dejanje, medtem ko je na delovnem mestu novega delodajalca, je lahko vaše podjetje odgovorno, da teh informacij ne razkrije. Torej, se posvetujte s svojim odvetnikom v vseh nenavadnih okoliščinah, v katerih ste se delili z zaposlenim.

Ko nekdanji zaposleni zaprosi za generično referenčno pismo

Dajanje nekdanjih zaposlenih generičnemu priporočilu ni priporočljivo. Ko dokument obstaja, živi večno. Potencialni zaposleni so kadrovskim službam priskrbeli kopije pisem, ki so bila 10 in 20 let zastarela, včasih komajda berljiva iz več sej fotokopije.

Po določenem časovnem obdobju ne morete vedeti, kakšen zaposleni je postal vaš bivši zaposleni, razen če je redka izjema, ki ostane v stiku. In nikoli ne veste, kako bo zaposleni uporabil vaše pismo ali kako bodo vaše besede razlagali bodoči delodajalci. Sprejeti politiko, ki določa, da upravitelji nikoli ne dajejo pisnih, generičnih referenčnih pisem.

Obvestite nekdanjega zaposlenega, da bo vaše podjetje z veseljem posredovalo potrdilo o zaposlitvi od človeških virov določenim delodajalcem, ki se neposredno obrnejo.

Končne misli o odzivu na referenčno zahtevo za preverjanje

Le malo zaposlenih si je zastavilo cilj, da ne uspejo pri delu. Vendar pa zaposleni ne uspejo, podjetja in zaposleni pa delijo načine. Ne pozabite, ko vas prosijo za referenco, da vsak bivši zaposleni zasluži priložnost za začetek - ne glede na pogoje, pod katerimi so se ločili od vaše organizacije.

Morda je bil nekdanji zaposleni neprimeren za položaj, ki ga je imel v vašem podjetju. Kultura vašega podjetja je lahko bila popolna neusklajenost s potrebami zaposlenih. Delavec je morda imel drugačno vizijo glede zahtev svojega delovnega mesta od tistega njegovega šefa. Mogoče so se njegovo osebno življenje in poroka razpustili med njegovim mandatom z vašim podjetjem.

Nikoli ne veš vseh podrobnosti in razlogov, zakaj zaposleni ne uspe ali se premakne naprej. Z visoko uspešnim zaposlenim je preprosto obžalovanje, da ste izgubili boljšo službo, družinsko gibanje ali priložnost za sanje. Težje je z marginalnim izvajalcem.

Bodite pošteni ali zagotovite minimalne informacije. Ne delajte napovedi o uspehu iz kristalne krogle, ne podajte številčnih ocen in uvrstitev za nedoločene pogoje. Po potrebi navedite minimalne informacije, ki opisujejo uspešnost nekdanjega zaposlenega. Kadarkoli je mogoče, dajte zaposlenemu odmor in se pogovorite z bodočim delodajalcem.

Zadnje številke, ki se nanašajo na preverjanje referenc, so pokazale, da delodajalci te dni zelo resno upoštevajo preverjanje referenc. Več kot 90 odstotkov delodajalcev preverja reference. Kadarkoli je to mogoče, dajte svojim nekdanjim zaposlenim počitek - ko to lahko storite pri dobrem vestnem.