Povečajte udobje in zaupanje pri zagotavljanju povratnih informacij

Povratne informacije, ki so učinkovito zagotovljene, so eden od najmočnejših načinov za razvoj zaposlenih in izboljšanje učinkovitosti. Ne stane nič drugega kot čas. Podpira tekoča inštruiranje in razvojna prizadevanja. In najboljše od vsega, večina zaposlenih pravi, da želijo več povratnih informacij, kot jih dobijo. Vendar pa mnogi menedžerji ne želijo posredovati povratnih informacij. Tukaj je nekaj idej za lažji postopek.

Zakaj upravljavci poskušajo posredovati povratne informacije

Čeprav bo večina ljudi reči želijo povratne informacije, večina od nas se res ne odziva zelo dobro na to. To je samo človeška narava. Kaj smo resnično želijo pozitivne povratne informacije. Radi bi slišali pozitivne stvari o naši uspešnosti in čeprav vemo, da je druga vrsta povratnih informacij (konstruktivna) dragocena za naš razvoj, ne cenimo, da slišimo, kaj se sliši kot kritika.

Ko slišimo o nečem, kar je izziv za našo samopodobo o tem, kdo smo, se sproži osnovni psihološki mehanizem za preživetje "boj ali let". teči. Vendar pa je takojšnja reakcija pogosto vpletena.

Upravljavci razumejo, da so zaposleni neprijetni pri prejemanju kritik in to hrani njihovo lastno neodločnost, da ga posredujejo. V mnogih primerih je menedžer zaskrbljen, da bo tvegal, da bo škodil razmerju z zaposlenim, če bo ponudil kritiko, in bo zamudil ali se mu izognil.

Drugi razlog, zaradi katerega zaposleni menijo, da ne dobijo dovolj povratnih informacij, je, da večina menedžerjev ni bila usposobljena za posredovanje povratnih informacij in niso zelo dobri pri tem. Pridobivanje dobrega znanja zahteva usposabljanje, ki mu sledi dosledna praksa. Zagotavljanje povratnih informacij ni nujno zastrašujoče, neprijetno ali težko. S prakso in potrpežljivostjo lahko menedžerji izboljšajo svoje udobje in samozavest s tem, da mu pomagajo in zaposleni bodo cenili izboljšano razvojno podporo.

10 nasvetov za zagotavljanje učinkovitih povratnih informacij:

• Začnite s preučevanjem vaših namenov. Kaj je namen povratnih informacij? Ali je treba kaznovati zaposlenega, ga spraviti s prsi, da se boste počutili bolje, ali pa je resnično pomagalo zaposlenemu, da se izboljša, ker vam je mar za njih? Povratne informacije so osebne in vaš namen bo vplival na dostavo in sprejem vašega sporočila.
• Dajte pozitivne in kritične povratne informacije pogosta dogodka. Namesto, da bi prihranili povratne informacije za velik dogodek, kot je letni pregled uspešnosti, dajte povratne informacije reden del vaših vsakodnevnih pogovorov in srečanj.

• Zahtevajte povratne informacije. Ko upravitelj zahteva povratne informacije, pomaga vzpostaviti temelje medsebojnega spoštovanja in partnerstva. Z modeliranjem vlog, ki prejemajo povratne informacije brez obrambe, se bodo zaposleni naučili storiti enako.
• Bodite takojšnji in pravočasni. Poskrbite, da bodo povratne informacije čim bolj povezane z vedenjem, sicer bodo izgubile svoj vpliv.
• Prosite za dovoljenje. Preden pošljete povratne informacije, vprašajte: Ali misliš, če bom z vami delil nekaj povratnih informacij, ki bodo po mojem mnenju pomagale biti učinkovitejši?
• Osredotočite se na določeno vedenje, ne na osebo. Z drugimi besedami, dajte povratne informacije o tem, kaj, in ne "kdo".

• Razložite vpliv obnašanja - na vas in / ali druge. »Susan, ko si na sestanku raztrgala Jamieja, sem opazila, da je bila do konca srečanja videti razdražena. Ko osebe ne slišite in jih ne prekinete, se bodo verjetno počutile nespoštljive in ne bodo več želele prispevati. Ko se celotna ekipa ne bo počutila varno, da bo prispevala, bo naša uspešnost trpela. «
• Dovoli povratne informacije, da se potopijo. Naj oseba obdeluje povratne informacije. Poslušajte empathetically.
• Če oseba ne pozna učinkovitejšega vedenja, vprašajte, ali bi želeli nasvet. Ko je vedenje poudarjeno in razumejo učinek, je pogosto le vprašanje ustavitve vedenja. Ali pa je očitno, kaj morajo storiti drugače. Če resnično potrebujejo pomoč pri iskanju alternativnega vedenja, jim podajte posebne primere. Ponudite igro vlog, če bi to pomagalo. Treniranje, uporaba učinkovitih vprašanj je še boljši način kot svetovanje.

• Ne ustvarjajte sendviča s povratnimi informacijami. Nekateri pravijo, da je najboljši način za dajanje kritičnih povratnih informacij "sendvič" med dvema deloma pozitivnih povratnih informacij. Osebno mislim, da bo večina ljudi videla to tehniko in jo razumela kot manipulativno. Lahko se tudi spomnijo pozitivnega in pozabijo na kritično. Spet je človeška narava; vsi smo nagnjeni k temu.

Ne pozabi pozitivnih povratnih informacij!

Pozitivne povratne informacije so enako pomembne kot konstruktivni tip. Navsezadnje je namen vseh povratnih informacij bodisi okrepiti velika vedenja, ki prispevajo k visoki učinkovitosti ali odpraviti ali izboljšati vedenje, ki zmanjšuje učinkovitost.

Če boste dali pozitivne povratne informacije, vsekakor to storite in to pogosto storite. Uporabite isto tehniko - pravočasen, iskren, specifičen in pozitiven vpliv. Poskusite dati pozitivne povratne informacije od štiri do petkrat pogosteje kot kritično.

Spodnja črta:

Ne pozabite, da so povratne informacije zmogljivo orodje za izboljšanje zmogljivosti. Upoštevajte teh deset smernic in dobili boste več udobja pri podajanju povratnih informacij in vaši zaposleni bodo bolj dovzetni za njegovo prejemanje.