Načini, kako lahko prizadete vaše projektne deležnike

Kot vodja projekta je del vaše naloge zagotoviti, da zainteresirane strani - to je vaša projektna skupina in ključne stranke in dobavitelji - dobijo od projekta tisto, kar potrebujejo. Vaše interesne skupine bi morale biti vaši ključni prvaki. Morali bi vas podpreti, pomagati doseči cilje projekta in zagotoviti, da se vsi potegujejo v isto smer.

Ampak zlahka jih je razdražiti. In ko se to zgodi, se lahko spremenijo v ljudi, ki ne želijo več imeti ničesar z vašim projektom. To je veliko tveganje za vodjo projekta, ker potrebujete njihovo pomoč in podporo, da boste uspešni. Brez njihovega vnosa morda ne boste mogli izvesti svojega projekta. Tu so načini, kako razburiti vaše deležnike v projektu in kaj bi morali početi.

Neuspešno komuniciranje

Komunikacija mora biti približno 80% tega, kar počnete kot vodja projekta. Ko svoji ekipi, dobaviteljem ali strankam ne poveš, kaj se dogaja, se bodo hitro razburili. Še huje, nagibajo se k temu, da zapolnijo vrzeli s svojo razlago o tem, kaj se dogaja, kar verjetno ni natančno in bi lahko bilo resnično škodljivo za ugled projekta.

Namesto tega sestavite jasna poročila o projektu. Spoznajte jih posamezno in v skupinah ter jih obveščajte na vsakem koraku. Sestavite komunikacijski načrt projekta in izvedite analizo interesnih skupin, da boste lahko ugotovili, kdo mora slišati, kaj in kdaj ga morajo slišati.

Če ne vprašamo njihovega mnenja

Komunikacija je ena stvar, vendar pa gre za posodobitve statusa in sledenje projektom. Narediti morate več, kot da bi jih vključili v projekt. To lahko moti ljudi, kadar so strokovnjak za določeno področje, in ne zahtevate njihovega prispevka o nečem, kar so visoko usposobljeni za komentiranje. Vodje projektov lahko padejo v past prepričanja, da morajo storiti vse in sami sprejemati vse odločitve, vendar to sploh ni tako.

Namesto tega vprašajte njihovo mnenje o tem, kako ravnati s projektnimi vprašanji, ko se pojavijo. Upoštevajte njihova stališča. Ni vam treba storiti tistega, kar predlagajo, vendar pomaga, če gradite odnose, če jih poslušate. To lahko storite s projektnimi sestanki in bodite na voljo, da jih poslušate, ko pridejo k vam s predlogi. Če je to vaša ekipa, poskrbite, da bodo imeli ustrezno priložnost, da predstavijo svoje poglede.

Verjamete v svoje kvalifikacije vam dajejo moči

Biti PMP® ne pomeni, da ste najboljši vodja projektov na svetu (čeprav bi to lahko pomagalo malo). Imetnik certifikata PRINCE2® Practitioner ali APMP ali katero koli drugo projektno vodenje ne pomeni, da vam ni treba ničesar očitati.

Govoriti o vaših kvalifikacijah ves čas in o tem, kako knjige delajo stvari, je zanesljiv način, da razdražite svoje deležnike. Ne želijo slišati o vaših odličnih rezultatih na izpitu ali kako uporabljate metodologijo za njihov projekt. Dejansko želijo le, da gre projekt dobro. Večinoma ne marajo, kako ste prišli tja.

Ne domnevajte, da zato, ker imate kvalifikacijo in veste, kako upravljati s tveganji, na primer, da vas projektno tveganje ne ujame. To se zgodi najboljšim od nas. Zato je bolje biti ponižen in predan, da boste svoje veščine uporabili na praktičen način, ne da bi verjeli, da so vas postavili nad svoje vrstnike.

Vaše kvalifikacije bi namesto tega morale tiho dati zaupanje, da opravite svoje delo po svojih najboljših močeh, vendar boste ugotovili, da imajo številni ljudje, ki delajo kot vodje projektov, potrdila. Pravzaprav veliko ljudi, ki delajo v specializiranih panogah, imajo certifikate, za številna podjetja pa so poverilnice na vašem strokovnem področju, pa naj gre za arhitekturo, računovodstvo ali vodenje projektov, le higienski dejavnik.

Ne pričakujte, da bodo vaše zainteresirane strani navdušene in o njih ne govorite ves čas. Pokažite svoje spretnosti tako, da projekt dobro predstavite in pokažete, kako uporabite znanje, ki ste ga pridobili v učilnici.

Spreminjanje roka

Ko so se vsi prijavili za projektne mejnike in ve, kaj se dogaja, ko lahko vsi delate skladno kot ena ekipa. Ko spremenite roke in nikomur ne povejte, da se začnejo motiti.

Spreminjanje datumov ima velik vpliv na delo drugih ljudi. Morda so rezervirali počitniški čas okoli svojega kritičnega dela na projektu. Morda so morali v drugih skupinah zapolniti sredstva, ker je nekdo potreben na projektu ob določenem času. Če spremenite datume, ne da bi razumeli vse to ozadje, lahko projekt postavite v nevarnost.

Vaš sponzor projekta bo namesto tega razumel, če ne morete doseči dogovorjenih mejnikov. Stvari se spremenijo. V obseg vašega projekta so dodane nove postavke ali pa so stvari odstranjene. Vendar se ne strinjate samo glede sprememb rokov. Sodelujte s projektno skupino, da boste razumeli vpliv sprememb. Nato predlagajte rešitev za svojega sponzorja projekta in razložite razloge za spreminjanje datumov.

Prepričajte se, da so vse zainteresirane strani seznanjene s spremembo in kako lahko vplivajo na njihovo delo. Potem s soglasjem vseh spremenite in posodobite projektno dokumentacijo. Nikoli ne smete preprosto spreminjati datumov, ne da bi preostali del ekipe vedel prvi.

Zapravljamo njihov čas

Srečanja morajo biti učinkovita, dobro upravljana in zelo koristna za vsakogar. Toda to ni vedno tako. Večkrat se zainteresirane strani pritožujejo, da so zapravile čas na sestankih. Ni bilo agende ali odločitev, ki naj bi bila sprejeta, ni bila sprejeta, ker so bili v sobi napačni ljudje.

Imate tudi druge priložnosti, da zapravljate svoj čas - to niso samo sestanki. Ne prenašajte njihove mape »Prejeto« tako, da jih postavite v kopijo e-poštnih sporočil, ko jih ni treba. Namesto tega imajo zainteresirane strani na projektih še eno delo, ki ga je treba opraviti, zato morajo svoj čas pametno uporabiti. Poskrbite, da bodo vaši sestanki vključeni v dnevni red. Načrtujte jih, povabite prave ljudi in se prepričajte, da boste sledili.

E-poštna sporočila pošljite samo ustreznim osebam. Če morate nekoga pregledati, se prepričajte, da razumejo, zakaj je za njih pomembno, da se zavedajo, in se izogibajte strašnemu „odgovoru na vse“, kolikor lahko. Samo zavedajte se, da so drugi ljudje zasedeni in da vaš projekt ni vedno najpomembnejša prednostna naloga (če je v vsakem trenutku).