Zakaj je komunikacija pomembna pri upravljanju sprememb

Ne morete pretirano komunicirati, ko od svoje organizacije zahtevate spremembo. Vsak uspešen vodstveni delavec, ki je vodil uspešno upravljanje sprememb, izraža potrebo po pretiranem komuniciranju med izkušnjami pri spremembah in retrospektivo te izjave.

Ne obstaja organizacija, v kateri bi bili zaposleni popolnoma zadovoljni s komunikacijo. Komunikacija je ena od najtežjih vprašanj v organizacijah. Gre za področje, na katero se zaposleni najpogosteje pritožujejo med organizacijskimi spremembami in vsakodnevnim delovanjem. Razlog?

Učinkovita komunikacija zahteva štiri komponente, ki popolnoma delujejo, da bi ustvarile skupen pomen, najljubša definicija komunikacije.

• Posameznik, ki pošilja sporočilo, mora sporočilo jasno in podrobno predstaviti ter odsevati celovitost in pristnost.
• Oseba, ki prejme sporočilo, se mora odločiti, da bo poslušala, postavljala vprašanja zaradi jasnosti in zaupala pošiljatelju sporočila.
• Izbrani način dostave mora ustrezati okoliščinam in potrebam pošiljatelja in prejemnika.
• Vsebina sporočila mora resonirati in se povezati na nekem nivoju z že uveljavljenimi prepričanji sprejemnika. Vsebovati mora informacije, ki jih zaposleni želi slišati. Odgovoriti mora na najbolj cenjena in skrbna vprašanja zaposlenih.

Z vsem tem dogajanjem v komunikaciji je čudno, da organizacije to počnejo dobro. Na srečo so strokovnjaki za upravljanje sprememb zagotovili široko paleto predlogov o tem, kako dobro komunicirati med vsemi organizacijskimi spremembami.

Priporočila o komunikaciji za učinkovito upravljanje sprememb

Razvijte pisni komunikacijski načrt, s katerim zagotovite, da se v vašem procesu upravljanja sprememb izvede vse naslednje.

• Komunicirajte dosledno, pogosto in prek več kanalov, vključno z govorjenjem, pisanjem, videom, usposabljanjem, ciljnimi skupinami, oglasnimi deskami, intranetom in še več o spremembi.
• Komunicirajte vse, kar je znano o spremembah, takoj, ko so informacije na voljo. Pojasnite, da je vaša pristranskost usmerjena k takojšnji komunikaciji, zato se lahko nekatere podrobnosti kasneje spremenijo. Povejte ljudem, da je vaša druga izbira, da držite vso komunikacijo, dokler niste pozitivni glede odločitev, ciljev in napredka, kar je katastrofalno za učinkovito upravljanje sprememb.

• Zagotovite veliko časa, da ljudje postavijo vprašanja, zahtevajo pojasnilo in zagotovijo prispevek. Če ste kdaj bili del scenarija, v katerem je vodja predstavil spremembe v veliki skupini prek režijskih prosojnic in nato pobegnil, veste, kaj je to slaba novica za integracijo sprememb. Ljudje se morajo počutiti vključeni v spremembo. Vključenost ustvarja zavezanost - nič drugega ni tako pomembna v procesu spremembe.
• Jasno sporočite vizijo, poslanstvo in cilje upravljanja sprememb. Pomagajte ljudem razumeti, kako bodo te spremembe vplivale nanje. Če ne pomagate pri tem procesu, bodo ljudje sestavljali svoje zgodbe, ponavadi bolj negativne kot resnica.

• Prepoznajte, da je resnična komunikacija pogovor. To je dvosmerna in mora priti do prave razprave. Ne more biti samo predstavitev.
• Voditelji sprememb ali sponzorji morajo preživljati čas v pogovoru ena na ena ali v majhnih skupinah z ljudmi, od katerih se pričakuje, da bodo naredili spremembe.
• Sporočite razloge za spremembe tako, da bodo ljudje razumeli kontekst, namen in potrebo. Strokovnjaki so to imenovali „izgradnja nepozabnega, konceptualnega okvira“ in „ustvarjanje teoretičnega okvira za podporo spremembi“.

• Odgovorite na vprašanja samo, če veste odgovor. Voditelji uničijo svojo verodostojnost, ko posredujejo napačne informacije ali se zdi, da se spotaknejo ali potegnejo, ko posredujejo odgovor. Veliko bolje je reči, da ne veste in da boste poskušali izvedeti.
• Vodje morajo poslušati. Izogibajte se obrambnemu ravnanju, izgovarjanju in odgovorom, ki so podani prehitro. Delajte s premišljenostjo.
• Naredite voditelje in spremenite sponzorje vsak dan, kadar je to mogoče, da se družijo z drugimi na delovnem mestu.
• Organizirajte interaktivne delavnice in forume, na katerih lahko vsi zaposleni skupaj raziskujejo spremembe in se učijo več. Uporabite usposabljanje kot obliko interaktivne komunikacije in kot priložnost za ljudi, da varno raziskujejo nova vedenja in ideje o spremembah in upravljanju sprememb. Vse ravni organizacije morajo sodelovati na istih sejah.

• Komunikacija mora biti proaktivna. Če mlin govoric že deluje, je organizacija predolgo čakala na komunikacijo.
• Ljudem omogočite, da se med seboj povezujejo, tako formalno kot neformalno, da si izmenjujejo ideje o spremembah in upravljanju sprememb.
• Javno preglejte meritve, ki so na voljo, da prikažete napredek pri upravljanju sprememb in prizadevanjih za spremembe.
• Objavite nagrade in priznanja za pozitivne pristope in dosežke pri spremembah in upravljanju sprememb. Vsako majhno zmago proslavite javno.