Kaj je postopek pregleda pravnih dokumentov?

Pregled dokumentov je pogosto najbolj delovno intenzivna in draga faza postopka sodnega postopka, postopka e-odkrivanja in elektronskega referenčnega modela odkrivanja (EDRM). V tej fazi se vsako stran podatkov v zbirki pregleda in analizira, da se ugotovi, katere dokumente je treba zadržati od proizvodnje do nasprotnega svetovalca.

Kdo izvaja pregled dokumentov

Pregledovalci dokumentov so pogosto odvetniki, ki razumejo pravne in dejanske zadeve v sodnem postopku in lahko opravijo potrebne presoje glede privilegijev in odzivnosti. Da bi čim bolj zmanjšali stroške, se pogosto zaposlijo skupine pogodbenih odvetnikov ali pooblaščencev.

Postopek pregleda je pogosto sestavljen iz več faz. Pravna ekipa lahko opravi prvi pregled, da analizira dokumente za relevantnost in kodo ali jih označi za ustrezno zadevo. Osebje za podporo pri reševanju sporov naloži kodirane podatke v iskalno bazo podatkov, ki omogoča, da skupine za reševanje sporov enostavno najdejo ključne dokumente v vsaki fazi postopka sodnega postopka.

Razlogi, da se dokumenti lahko zadržijo

Po obdelavi podatkov pravna ekipa opravi drugi, podrobnejši pregled, da ugotovi, katere dokumente je treba zadržati pri proizvodnji. Dokumenti se lahko zavrnejo iz več razlogov, med drugim:

• Ustreznost - Ali so informacije pomembne za zadeve v zadevi? Če to ni pomembno za dejstva in vprašanja zahtevka, tožbe ali preiskave, ni treba predložiti nasprotnim strankam.
• Odzivnost - Ali se informacije odzivajo na zahteve odkrivanja nasprotnih strank ali preiskovalne zahteve regulatornih organov? Če je odgovor pritrdilen, na katero od zahtevkov za proizvodnjo se informacije odzivajo? Pregledovalci dokumentov lahko označijo tudi "vroče" dokumente - tiste, ki vsebujejo ključne informacije, in so še posebej odzivni - med fazo pregleda dokumentov.

• Privilegij - Ali so informacije podvržene privilegiju odvetnika in stranke, doktrini odvetniškega dela in / ali pravilih o zaupnosti in zakonih o zasebnosti? Če je tako, se tudi zadrži pri proizvodnji.
• Zaupnost - Če je dokument zaupen, ga je treba izključiti iz proizvodnje. Na primer, če dokument obravnava poslovno skrivnost, kot je recept za čokoladico proizvajalca sladkarij, pravna ekipa ni zavezana, da jo preda nasprotnim strankam. Pregledovalnik dokumenta bo analiziral dokument in ugotovil, ali vsebuje zaupne informacije. Če se to zgodi, bo ocenjevalec presodil, ali je treba nekatere dele tega dokumenta redigirati, da se zaščiti zaupni delovni izdelek stranke ali pa je dokument v celoti izključen iz proizvodnje.

Skupina za pregled lahko kot del postopka pregleda dokumentov identificira dokumente, ki jih je treba v celoti ali delno urediti ali označiti kot zaupne, da bi zaščitili vsebino teh dokumentov pred razkritjem. Ekipa lahko prav tako pripravi dnevnike privilegijev in / ali redakcij za sledenje takim informacijam.

Poleg pregleda za ustreznost, odzivnost, privilegij in zaupnost lahko skupina za analizo analizira tudi informacije in poveže ključne dokumente z domnevnimi dejstvi ali ključnimi pravnimi vprašanji v zadevi. Pregledovalci dokumentov lahko prav tako poskušajo povezati ključne dokumente s ključnimi akterji, ki lahko pričajo o dokumentih ali identificirajo druge subjektivne informacije.

Namen pregleda dokumenta

Na podlagi pregleda in analize dokumentov v zbirki lahko pravna ekipa začne z večjim razumevanjem dejanskih vprašanj v zadevi, oblikuje pravne teorije in opredeli ključne priče, ki jih je treba odstopiti ali poklicati na sojenju.

Z izločevanjem, iskanjem po ključnih besedah, prvim pregledom v preteklosti in drugimi tehnikami za zmanjšanje obsega podatkov, dokumenti, ki jih je pravna ekipa nazadnje pregledala, običajno predstavljajo le majhen del prvotne zbirke. Za nadaljnje zmanjšanje stroškov se vedno več tehnologij, ki avtomatizirajo postopek pregleda, pretakajo na trg.