Vloga in namen listine o projektu

Projekti obstajajo formalno v organizaciji zaradi listine projekta. To je dokument, ki dovoljuje delo in imenuje vodjo projekta. Kot vodja projekta vam daje pooblastilo za delo, opisano v njem.

Najpomembnejša vloga projektne listine je natančno določiti, kaj bo projekt dosegel. Oglejmo si, kaj je v tem bistvenem projektnem dokumentu.

Kaj se dogaja v listini projekta?

Prvi del projektne listine bo vseboval ime projekta, imena sponzorja in vodje projekta ter datum priprave dokumenta. Potem pridete v meso dokumenta.

Glavni deli projektne listine so naslednji.

• Namen projekta: To pojasnjuje, zakaj je projekt želen. Lahko se sklicujete na poslovni primer ali pogodbo, ki vodi ta projekt, ali pa preprosto pojasnite, zakaj je pomembno opraviti to delo.
• Opis projekta: V tem razdelku pojasnite, kaj bo projekt dosegel. Vključiti morate podrobnosti o predmetih, ki bodo zgrajeni, ali o storitvah, ki bodo dostavljene.
• Proračun: Na tej točki morda ne boste imeli vseh podrobnosti o projektnih nalogah, tako da ne morete skupaj zbrati celotnega in podrobnega proračuna projekta. Zabeležite vse proračunske omejitve ali začetni obseg izdatkov na visoki ravni, ki jih pričakujete.

• Tveganja: Vsi projekti imajo tveganja. Ta razdelek projektne listine oblikuje zgodnjo različico dnevnika tveganj vašega projekta. Dokumentirajte vsa tveganja, ki jih poznate na tej točki, tako da lahko vodstvena ekipa vidi, kaj bi lahko vplivalo na projekt, ki bo potekal naprej.
• Mejniki: Če poznate mejnike na visoki ravni, jih vključite v projektno listino v tem razdelku. Lahko jih prenesete na svoj Ganttov grafikon pozneje, ko boste pripravili podrobnejši načrt. Trenutno iščete samo datume z mrtvimi rokami ali karkoli, kar je določeno v pogodbah, na katere delate.

• Cilji projekta: To je zelo pomemben del, vendar ga je težko sestaviti. Poskušate odgovoriti na vprašanje: »Kako bomo vedeli, ko bomo končali?« Zapišite, kaj pričakujete od projekta in kako boste vedeli, če ste prišli. Na primer, v projektu za uvedbo sistema za beleženje časa za vse oddelke bi lahko bil cilj: „Vse ekipe bodo do konca leta uporabljale sistem časovnih listov.“ Prav tako si zapišite, kdo bo da ste se strinjali, da ste dosegli ta cilj. Izogiba se vsem težavam na koncu projekta, kjer nenadoma nihče ni pripravljen podpisati dela kot popolnega.

• Ravni organov vodij projektov: Razen če je jasno in dokumentirano nekje drugje, je vredno vključiti oddelek v listino o tem, kaj lahko storite, ne da bi dobili nadaljnje odjave od nekoga, ki je starejši. Na splošno se nanaša na to, kakšne stopnje tolerance so bile določene za proračun in časovne okvire, in bi bilo izraženo takole: „Vodja projekta ima 10-odstotno toleranco za proračun in 5-odstotno odstopanje od roka. Vsako odstopanje, ki presega te odobrene omejitve, mora podpisati sponzor projekta. «Razdelek lahko razširite tako, da določite, če ima organ, ki ga ima projektni vodja, o najemanju in odpuščanju osebja iz projektne skupine.

Odobritev listine o projektu

Zadnji del projektne listine je oddelek o odobritvah. Vodja projekta in sponzor projekta (ali oseba, ki je začela z delom, če dolgoročni sponzor še ni imenovan), bi moral podpisati in podpisati dokument. Danes bo to verjetno po e-pošti, zato shranite kopijo e-poštnega pooblastila v projektne datoteke, če se boste morali nanj vrniti.