Najboljše oblikovanje za poslovno pismo

Poslovno pismo je uradni dokument, ki se pogosto pošilja iz enega podjetja v drugega ali iz podjetja na primer svojim strankam, zaposlenim in deležnikom. Poslovna pisma se uporabljajo tudi za poklicno korespondenco med posamezniki. Čeprav je elektronska pošta prevzela najpogostejšo obliko korespondence, se natisnjena poslovna pisma še vedno uporabljajo za številne pomembne, resne vrste korespondence, vključno z referenčnimi črkami, preverjanjem zaposlitve, ponudbami za zaposlitev in še več.

Pisanje učinkovitega, poliranega poslovnega pisma je lahko enostavna naloga, če upoštevate uveljavljena pravila za postavitev in jezik. Zavedajte se, da prejemnik redno bere precejšnjo količino korespondence in daje prednost dobro izvedenim črkam, ki niso brez tipkarskih napak in slovničnih napak. Dobro pravilo palca je, da ga dvakrat revidiramo, potem pa naj ga kolega pregleda in se prepriča, da nič ne zamudi.

Oddelki poslovnega pisma

Vsak odsek v vašem pismu mora ustrezati ustrezni obliki, začenši z vašimi kontaktnimi podatki in podatki o prejemniku; pozdrav; telo pisma; zapiranje; in končno, vaš podpis.

Format poslovnega pisma

Spodaj je tradicionalna oblika poslovnega pisma z nasveti o tem, kako jo oblikovati glede na vaš odnos s bralcem in kakšen je vaš želeni rezultat.

Vaše kontaktne informacije:

Tvoje ime

Naslov vašega dela

Tvoje podjetje

Vaš naslov

Mesto, državna poštna številka

Vaša telefonska številka

Vaš email naslov

Datum

Kontaktni podatki prejemnika:

Njihovo ime

Njihov naslov

Njihovo podjetje

Naslov podjetja

Mesto, državna poštna številka

Pozdrav:

• Uporabite »Za koga se nanaša«, če niste točno prepričani, na koga naslovite.
• Uporabite formalni pozdrav “Spoštovani gospod / gospa / dr. Priimek, “če prejemnika ne poznate.
• Uporabite »Spoštovani Ime«, samo če imate neformalno razmerje s prejemnikom.

Telo

Osnove oblikovanja:

• Uporabite enojne vrstice z dodanim presledkom med posameznimi odstavki, po pozdravu in nad zapiranjem.
• Levo potrdite vaše pismo (ob levem robu).

Opusti pravi ton:

Namen pisma naj bo jasen s preprostim in ciljnim jezikom, pri čemer naj bo uvodni odstavek kratek. Začnete lahko s tem, "Pišem v zvezi z …" in od tam sporočam samo tisto, kar morate povedati.

Naslednji odstavki bi morali vključevati informacije, ki bralcu omogočajo popolno razumevanje vašega cilja (ciljev), vendar se izogibajte zastrupitvam kazni in nepotrebno dolgim ​​besedam. Še enkrat, držite ga jedrnate, da bi ohranili njihovo pozornost.

Če nameravate na nek način prepričati prejemnika, ali je treba vložiti denar, dati referenco, zaposliti vas, partnerja ali odpraviti težavo, ustvarite prepričljiv primer za svojo zadevo. Če na primer želite, da bralec sponzorira dobrodelni dogodek, ugotovite kakršno koli prekrivanje s človekoljubnimi cilji svojega podjetja. Prepričajte bralca, da vam bo pomoč obojestransko koristna in povečali boste možnosti za njihovo podporo.

Obdržite svoj zadnji odstavek na dveh stavkih. Preprosto ponovite razlog za pisanje in se zahvalite bralcu, da je preučil vašo zahtevo.

Brezplačno:

Nekaj ​​dobrih možnosti za zaključek so:

• S spoštovanjem,
• S spoštovanjem,
• Srčno,
• S spoštovanjem,

Če je vaše pismo manj formalno, razmislite o uporabi:

• Vse najboljše,
• Najboljše,
• Hvala vam,
• S spoštovanjem,

Podpis:

Napišite svoj podpis tik pod zaključkom in pustite štiri ločene presledke med zaključnim in vnesenim polnim imenom, naslovom, telefonsko številko, e-poštnim naslovom in drugimi kontaktnimi podatki, ki jih želite vključiti. Uporabite spodnjo obliko:

Vaš lastnoročni podpis

Vneseno polno ime

Naslov

Primer poslovnega pisma

Vzorec poslovnega pisma lahko uporabite kot model. Prenesite predlogo (združljivo z Google Dokumenti in Word Online) ali preberite spodnjo besedilno različico.

Prenesite predlogo za besedo

Primer poslovnega pisma (besedilna različica)

Tvoje ime

Naslov vašega dela

Tvoje podjetje

Vaš naslov

Mesto, državna poštna številka

Vaša telefonska številka

Vaš email naslov

Datum

ime prejemnika

Naslov prejemnika

Prejemniška družba

Naslov podjetja prejemnika

Mesto, državna poštna številka

Spoštovani gospod. Priimek, Vabim vas, da se udeležite našega dogodka za povezovanje v službo svobodnih umetnosti. Dogodek bo potekal popoldne 1. februarja 20XX. Našim diplomantom želimo ponuditi priložnost, da se srečajo z vodji podjetij na tem področju, ki iščejo nove zaposlene, ki imajo diplome iz svobodnih umetnosti.

Dogodek bo potekal v Coxovem študentskem centru na Severni državni univerzi in bo trajal 2 do 3 ure. Če imate interes, da se udeležite ali pošljete predstavnika podjetja, da se srečate z našimi študenti, vas prosimo, da to sporočite čim prej in lahko vam rezerviram mizo.

Hvala za vaš čas in upam, da se boste kmalu slišali.

S spoštovanjem, Vaš podpis (tiskano pismo)

Vaše vneseno ime

Naslov vašega dela

Če pošiljate e-poštno pismo, bo vaš podpis nekoliko drugačen. Namesto da vključite svoje kontaktne podatke v naslov pisma, ga navedite pod svojim podpisom. Na primer:

Pošiljanje poslovnega pisma za e-pošto

S spoštovanjem, Ime priimek

Naslov

Vaš naslov

Vaša telefonska številka

Vaš email naslov

V vrstico z vsebino e-pošte vključite temo, o kateri pišete, tako da bo bralec jasno, zakaj pošiljate sporočilo.

Nasveti za pisanje poslovnih pisem

Podrobnejše nasvete lahko najdete v teh smernicah za pisanje poslovnega pisma, vključno z izbiro pisave, izbiro robov in pravilno pisanje pisma.

Vedno je koristno pogledati primere, da dobite ideje za lastno korespondenco. Pregledajte vzorce pisem, vključno s spremnimi dopisi, intervju hvala pisma, nadaljnje pisma, pisma o sprejemu in zavrnitvi zaposlitve, pisma o odstopih, pisma o priznanju in več vzorcev pisem o poslovnih in zaposlitvenih pismih.