Kako napisati poslovno pismo

Ali morate napisati poslovno pismo? Ne veste, kaj je najboljša postavitev za uporabo ali kaj vključiti v vaše pismo? Pomembno je, da so vsa poslovna pisma, ki jih pišete, pravilno oblikovana in profesionalna.

Ko pišete bodočim delodajalcem, sodelavcem, strokovnim in poslovnim povezavam, je postavitev vašega pisma skoraj tako pomembna kot tisto, kar pišete.

Če črka ni pravilno oblikovana, nima dovolj prostora med odstavki in uporablja netradicionalni slog ali velikost pisave, se lahko slabo odraža na vas.

Smernice za pisanje poslovnih pisem

Tu so smernice za pisanje poslovnega pisma, tako da je vsa vaša korespondenca najboljši vtis.

Robovi

Obrobe poslovnih pisem bi morale biti približno 1 "naokoli. To daje vašemu profesionalnemu pismu nepretrgan videz. Besedilo morate poravnati na levo, tako je večina dokumentov poravnana, tako da bo vaše pismo lahko berljivo.

Razmik med črkami

Če pustite prostor v vašem pismu, ustvarite jasen, nepregleden in lahko berljiv pogled, ki ga bo bralec cenil. Vaše pismo mora biti v formatu bloka: celotna črka mora biti poravnana na levo in enojni razmik, razen dvojnega presledka med odstavki.

Velikost pisave

Tradicionalna velikost pisave za poklicno pismo je 12. Pisava mora biti Times New Roman ali Arial. Če pa uporabljate pisemski papir, je lahko pisemski papir v drugačni velikosti in slogu pisave.

Slog pisave

V poklicnem pismu ni treba uporabljati različnih stilov. Uporabite enotno pisavo (pisave za tiskanje knjig, kot je Times New Roman ali Arial) in se izogibajte poudarjanju, poševnemu pisku ali krepkemu pisanju. Če pa uporabljate pisemski papir, je lahko pisemski papir v drugačnem slogu pisave.

Besedilo pisma

Besedilo poslovnega pisma mora biti čisto in berljivo. Izogibajte se pisanju pisma v en velik blok besedila. Razbijte besedilo v več kratkih odstavkov. Te odstavke je treba poravnati na levo; to omogoča lažje branje. Ko ste izpolnili pismo, prosite nekoga drugega, da vam ga prebere. Naj na kratko pogledajo pismo. Ali je na strani preveč besedila? Je enostavno videti ločene odstavke?

Kontaktni podatki

Prvi del pisma mora vsebovati tudi kontaktne podatke in kontaktne podatke osebe, ki jo pišete. Vključite tudi datum, ko pišete na vrhu svojega pisma.

Pozdrav iz pisma

Če ne poznate bralca in ga navadno naslovite s svojim imenom, morate v nasvet vključiti osebni naslov in polno ime osebe (tj. "Dragi gospod James Franklin"). Če niste prepričani o imenu bralca, vključite njegov naslov (npr. "Dragi izvršni direktor marketinga"). Če niste prepričani o spolu bralca, preprosto navedite njihovo polno ime in se izogibajte osebnemu naslovu (npr. "Dragi Jamie Smith"). Če niste prepričani o spolu, imenu in naslovu bralca, preprosto napišite: "Za koga se lahko nanaša". Po pozdravu pustite eno vrstico prazno.

Pismo odstavkov

Strokovni dopisni odstavki morajo biti razmeroma jedrnati. Prvi odstavek lahko vključuje kratko kratko prijateljsko odpiranje in kratko razlago vašega razloga za pisanje. Drugi odstavek (in vsi nadaljnji odstavki) bi se moral razširiti na vaš razlog za pisanje. V zadnjem odstavku je treba ponovno navesti razlog za pisanje in, če je primerno, navesti vaš akcijski načrt (ali zahtevati, da bralec sprejme določeno vrsto dejanja).

Zapiranje

Ko pišete poslovno pismo ali e-poštno sporočilo, je pomembno, da zaprete pismo na profesionalen način, zato ste v celoti napisani in strokovno pisni.

Podpis

Ko pošiljate papirnato pismo, ga dokončajte s svojim podpisom, napisano z roko, ki mu sledi vneseno ime. Če je to e-poštno sporočilo, preprosto vključite vneseno ime.

Končno, ne pozabite preveriti črkovanja in popraviti vaše pismo, preden ga pošljete. Še enkrat prosite člana družine, prijatelja ali sodelavca, da ga pregleda za vas. Vedno je dobro, da pogledate še en par oči, ker je težko ujeti lastne napake.

Format poslovnega pisma

Preglejte oblikovano poslovno pismo z informacijami o tem, kaj vključiti v vsak del svojega pisma.

Vzorec poslovnega pisma

Ime priimek

Vaš naslov

Vaše mesto, državna poštna številka

Vaša telefonska številka

Vaš e-poštni naslov

Datum

Kontaktno ime

Naslov

ime podjetja

Naslov

Mesto, državna poštna številka

Spoštovani gospod. Priimek:

Pišem, da vas povabim na sejo povezovanja, ki jo pripravljamo za naše podiplomske študente računalništva na Univerzi Hazelwood. Osredotočeni smo na IT podjetja in menimo, da bi bilo vaše podjetje popolno. Vedno je dobro obiskana in je odličen način, da zapolnite vsa mesta, ki ste jih odprli.

Dogodek je predviden za 30. april od 15. do 17. ure v študentskem centru Holland Hall. Če vas zanima, me obvestite in lahko rezerviram mesto za vas ali vašega upravitelja za najem. Vas prosimo, da pošljete e-pošto na [email protected] ali me pokličete na 555-555-5555, če imate kakršnakoli vprašanja ali želite več informacij.

Hvala vam.

Ročno napisani podpis (za tiskano pismo)

Vaše vneseno ime

Več primerov

Preglejte primere poslovnih pisem za različne poslovne, poklicne in zaposlitvene korespondence, vključno z vzorci pisem in e-poštnih sporočil ter predlogami.