Pogosta vprašanja in najboljši odgovori

V mnogih organizacijah so receptorji obraz podjetja. Vsak novi odjemalec, prosilec za zaposlitev, zaposleni ali tretji prodajalec bo prišel mimo ali se prijavil pri recepcionarju, tako da delodajalci želijo najti nekoga, ki bo odgovoren, prijazen in miren.

10 Tipična vprašanja, ki so bila zastavljena v intervjuju receptorjev

Tukaj boste našli pogosto zastavljena vprašanja za receptorje, vzorčne odgovore in nasvete, kaj lahko rečete med intervjujem.

1:53

Poglej zdaj: Kako odgovoriti 4 Pogosta vprašanja o intervjuju receptorjev

1. Kaj počnete, da bi se ohranjali v hitrem delovnem okolju?

Kaj želijo vedeti: Vaš anketar želi biti prepričan, da lahko sledite. Način, kako to počnete, je verjetno nepomemben, vendar bi morali imeti jasen in samozavesten odgovor pripravljen.

Najpomembnejša stvar, ki jo počnem, je, da ostanejo mirni, saj neprijazen, poudarjen odnos ni koristen in tudi ni dober pogled pred osebjem ali strankami. Poskušam triažirati naloge, tako da najprej vedno delam na najpomembnejši nalogi. Običajno je to vse, kar vključuje eno od strank podjetja. Prav tako vodim seznam vsega, kar moram storiti, da ne bi zanemaril nobene pomembne odgovornosti.

2. Kako organizirate dnevni urnik?

Kaj želijo vedeti: V bistvu ni bistveno, kako organizirati svoj dan. Bistvo je, da pokažete, da ste dobro organizirani in da boste vse svoje naloge opravljali kompetentno in pravočasno.

Začenjam vsak dan, tako da sestavim seznam vsega, kar moram doseči. Koledar preverim za morebitne sestanke ali sestanke, da se jih lahko zavedam in po potrebi dobim pokritost na recepciji. V moji službi je komunikacija ključna, zato se nenehno javljam na telefon in preverjam svoj e-poštni naslov za nove zahteve, nato pa ustrezno posodobim svoj seznam opravil.

3. Kakšno vlogo ima receptorka pri prvem vtisu stranke o organizaciji?

Kaj želijo vedeti: Vaš anketar mora biti prepričan, da razumete položaj, za katerega se prijavljate, vendar je to vprašanje lahko tudi kulturno, ki se dotika vaše filozofije dela.

Recepcionar lahko na kupce naredi velik vtis - pozitivno ali negativno -. Ker sem eden prvih ljudi, ki jih vidijo stranke, lahko frustrirajoča ali slaba interakcija resnično okvari njihovo mnenje o podjetju ali splošnih izkušnjah, ki so jih imeli. Zame je to podobno, ko vas gostitelj pozdravi v restavraciji. Če se ti zdijo divji ali neprilagojeni, se lahko kasneje počutijo tako, kot da vaša hrana ne bo okusna. Zato vedno poskrbim, da pozdravim ljudi z nasmehom na svojem obrazu in se prepričam, da se vsi kupci počutijo, kot da imajo mojo popolno pozornost.

4. Povejte mi, kdaj ste se morali ukvarjati z jezno stranko ali gostom, bodisi po telefonu ali osebno. Kako ste se spopadli s situacijo?

Kaj želijo vedeti: To je eno od številnih vprašanj, ki jih boste morda zastavili, in sicer kako ravnati s stresnimi in težavnimi pogoji. Vprašali bi vas lahko tudi, kako ste se odzvali na kriminalne ali neetične dejavnosti. Bodi pošten. Ne pretiravajte in se tudi ne prodajte.

Kot recepcionarka zdravniške ordinacije sem se pogosto pogovarjala o frustriranih bolnikih po telefonu. Nekoč je bila ženska tako besna, da je oddelkov za zaračunavanje ni poklical nazaj istega dne, da je začela kričati na meni po telefonu. Bilo je neprijetno! V teh situacijah poskušam narediti razmišljanje o tem, kako se mora oseba počutiti tako, kot se počuti. Po eni minuti njenega vpitja sem rekel: "Moraš biti res uničen. Ali mi lahko poveš več o tem, kaj se dogaja?" To je pomagalo upočasniti pogovor in zmanjšati glasnost. Pojasnila je celotno situacijo in jo prepričala, da je naša oseba, ki je plačevala, ravno na dan in da bo v stiku. Prav tako sem ji povedal, da bom na mizo za zaračunavanje napotil opombo in jo prosil, naj jo pokliče nazaj kot svojo prvo nalogo. Do konca klica je bila veliko bolj mirna in se je opravičila za svoje prejšnje ostre besede.

5. Ste pripravljeni delati nadure?

Kaj želijo vedeti: Če niste pripravljeni delati nadurno, recite tako. Če ste pripravljeni delati nadure, vendar samo v določenih mejah, to prav tako pravite. Ja, obstajajo podjetja, kjer ne dela nadurno bo stalo delo. Vendar sprejemanje zaveze, ki je ne morete obdržati ali se postavite v položaj, v katerem morate za svoje delo žrtvovati svojo blaginjo ali družino, ni sprejemljiva možnost. Potrebujete službo, ki ustreza vaši razpoložljivosti.

Nekajkrat na mesec mi je udobno delati nadurno, dokler imam predhodno obvestilo. Z imenom "heads-up" mi je lažje preurediti svoje načrte. V ščepcu lahko zelo verjetno opravljam tudi enodnevni nadur, toda zares bi raje imel enodnevno obvestilo.

6. Koliko zaposlenih je delalo v vaši zadnji pisarni?

Kaj želijo vedeti: Anketar želi vedeti, v kakšnem okolju ste delali, kako se primerja z družbo, s katero se pogovarjate, in ali ste zadovoljni pri delu na majhnih in / ali velikih delovnih mestih.

V moji zadnji pisarni je bilo pet zaposlenih. To je dovolj majhno, da smo se začeli počutiti kot družina. Veš, vsi so vedeli, da je Martha v oddelku za zaračunavanje potrebovala dve skodelici kave, preden si lahko postavil zapletena vprašanja. Pred tem pa je bila moja pisarna precej velika - 60 zaposlenih. Počutil sem se udobno v obeh okoljih, čeprav je bil prvi mesec v veliki pisarni malo zahteven, saj sem moral ugotoviti, kdo je kaj naredil in kje usmerjati klice z veliko razpoložljivimi možnostmi.

7. Opišite svoje prejšnje dolžnosti upravnega pomočnika, tajnika ali receptorke.

Kaj želijo vedeti: Anketar želi preučiti odgovornosti, ki ste jih navedli v svojem življenjepisu, in potrditi, da se ujemajo s položajem, ki je ponujen. To je tudi dobra priložnost za razširitev točk, poudarjenih v vaših delovnih izkušnjah.

Kot receptorka v podjetju ABC Financials sem bila prva oseba za stranke. Odgovoril sem na splošno telefonsko linijo in odgovarjal na telefone za pet podpredsednikov podjetja. Prav tako sem bil zadolžen za sprejemanje paketov in distribucijo pošte, pozdravljanje in spremljanje strank in prodajalcev v sejne sobe ter spremljanje splošnega elektronskega naslova podjetja. Prav tako sem imel veliko upravnih odgovornosti: vodil sem koledarje teh podpredsednikov, uredil njihovo poslovno potovanje in pomagal pri ustvarjanju in izpopolnjevanju PowerPointovih predstavitev in drugih gradiv za distribucijo na dogodkih.

8. Kako prednostno razvrstite klice, stranke, dostave in druga vprašanja, ki jih je treba takoj obravnavati?

Kaj želijo vedeti: Anketarželi vedeti, kako dobri ste pri večopravilnosti, organiziranju časa in prednostnih nalogah. To je tudi dobra priložnost, da izpostavimo, kako ste se srečali z več prednostnimi nalogami in razložite, kako ste ravnali z njimi.

Večopravilnost je nujna, kadar je pisarna zasedena. Kadarkoli ni nevljudno, poskušam opraviti nekaj nalog hkrati. Na primer, lahko preprosto odgovorim na telefonski klic, ko podpisujem paket od dostavne osebe. Ko večopravilnost ni mogoča, sem se osredotočila na stranke in stranke kot na prvo mesto. Če bo potrebno, vas bom vprašal, če mi lahko dajo minuto, da najprej opravim drugo nalogo - in če so stvari res zasedene, poskušam poklicati kolega, da mi zagotovi pokritost.

9. Kako močne so vaše računalniške sposobnosti?

Kaj želijo vedeti: Anketar želi, da potrdite, katere računalniške spretnosti imate, ali je vaša raven usposobljenosti skladna s pričakovanji podjetja, in katere programe vam najbolj ustreza. Če je mogoče, je dobro raziskati, katere programe podjetje uporablja pred razgovorom.

Imam zelo močna računalniška znanja. Poleg tega, da sem seznanjen s programom Microsoft Office, sem v svoji zadnji vlogi uporabljal tudi posodobitve spletnega mesta podjetja, zato tudi z uporabo WordPressa. Ko začnem uporabljati nov program ali aplikacijo, ponavadi ugotovim, da je na večino mojih vprašanj mogoče odgovoriti s spletnim iskanjem, čeprav cenim, da sem dobil tudi vadnico od sodelavca.

10. Povejte mi o vaših izkušnjah s storitvami za stranke.

Kaj želijo vedeti: Anketar želi pregled izkušenj z vašimi storitvami za stranke - koliko let, konkretni primeri in kakšne spretnosti uporabljate za reševanje težav.

Delala sem v službi za stranke, odkar sem bila najstnica. Moja prva zaposlitev je bila v knjigarni, kjer sem pomagala strankam pri iskanju knjig in včasih prekrivala blagajno. Med študijem sem imel tudi delo s krajšim delovnim časom, tokrat s prodajo oblačil. Potem sem seveda kot receptorka v podjetju ABC ukvarjal tudi s strankami, čeprav v tej vlogi nisem neposredno prodajal. Počutim se resnično udobno v stiku s strankami in reševanju njihovih težav, pa naj gre za iskanje knjige, ki jo iščejo, ali za spreminjanje časa srečanja z izvršnim direktorjem.

Nasveti za odgovor na vprašanja receptorjev

Najboljši receptorji so podrobno usmerjeni, organizirani in odlični komunikatorji. Zato se morajo kandidati izkazati pripravljeni odgovoriti na vprašanja odprtega intervjuja, ki bodo ocenili izkušnje, poznavanje orodij na delovnem mestu, procesov in naborov znanj - vključno z delom s storitvami za stranke, večopravilnostjo in zmožnostjo hitrih sodnih pozivov.

V tem primeru anketarji ne iščejo nujno odgovorov z da ali ne. Namesto tega pričakujejo, da bodo kandidati odgovorili s posebnimi primeri, ki opisujejo, kako so obravnavali pretekle situacije na delovnem mestu, in postavili skrbno raziskana vprašanja o prednostnih nalogah, pričakovanjih, ciljih in izzivih podjetja.

Zaradi vedno večjega tehnološkega napredka na delovnem mestu morajo imeti tudi receptorji močne tehnične sposobnosti. Imeti morate izkušnje z uporabo telefonskih sistemov in pisarniških naprav, kot so tiskalniki, kopirni stroji, optični bralniki in faksi (da, še vedno), poleg računalniških aplikacij, kot sta MS Office in programska oprema, specifična za industrijo.

7 Vprašanja za vprašalnika

Anketarji bodo pričakovali, da boste postavljali vprašanja. Tukaj je seznam vprašanj, ki jih lahko postavite med ali na koncu razgovora:

1. Ali mi lahko poveste več o vsakodnevnih odgovornostih za to delo?
2. Katere lastnosti iščete pri osebi, ki jo želite zaposliti v podjetju?
3. Kakšna so vaša pričakovanja za to delo in kako merite uspeh?
4. Zakaj je zadnja oseba, ki je imela to službo, odšla?
5. Kdo poroča o tem položaju?
6. Kakšne so možnosti za napredovanje v podjetju?
7. Ali podjetje ponuja zaposlitvene možnosti za zaposlene?

Kako narediti najboljši vtis

Položaj recepcionarjev se lahko šteje za vstopni nivo, lahko pa je tudi prvi korak v korporativni lestvici. Bodoči delodajalec bo privlačen za samozavestno, samozavestno osebo. Pogosto boste prva oseba, s katero se bodo srečali njihovi klienti ali bolniki, ko bodo prvič hodili v pisarno.

Bodite prepričani, da je vaš prvi vtis najboljši. Pripravite se na razgovor. Skupaj s standout življenjepis, vzemite čas za obleko del, ko intervju. Če boste dobili službo, boste postali vodilna oseba in pomembno je, da delodajalcu pokažete svojo profesionalno podobo.

Če niste prepričani, kaj obleči za intervju, si oglejte te nasvete, kako se oblačiti za razgovor. Če sta vaš življenjepis in vaša profesionalna obleka na točki, in ste pripravljeni odgovoriti na verjetna vprašanja, boste uspešni pri pridobivanju položaja, za katerega opravljate razgovore.